Ứng viên vừa trả lời bạn một giờ trước đã nói chuyện với người khác: ba lệnh theo dõi cho điện thoại của nhà tuyển dụng

Một ứng viên trong danh sách rút gọn trả lời email phỏng vấn của bạn mà chẳng nghe thấy gì cho đến tận ngày mai thì đã đọc sự im lặng đó như một câu trả lời “có thể”, và một “có thể” sẽ thua trước bất kỳ ai đã bắt máy. Ba lệnh theo dõi trên điện thoại của bạn khép lại phần lớn khoảng trống đó. Trên iPhone, các lệnh theo dõi Gmail và lịch hoạt động đầy đủ, nhưng lệnh theo dõi LinkedIn và WhatsApp cần đến OLL.E PinG, một móc khóa Bluetooth, vì iOS không cho một ứng dụng đọc thông báo của ứng dụng khác. Android làm được điều này ngay từ đầu, không cần gì thêm.

Vì sao ứng viên bỗng im lặng?

Thường là vì ai đó đã đến trước. Những ứng viên giỏi thường nói chuyện với ba nhà tuyển dụng cùng lúc, và người nào tạo cảm giác như một cuộc trò chuyện đang diễn ra sẽ thắng. Trả lời trễ bốn giờ nghe như đang bận. Trả lời vào sáng hôm sau nghe như không chắc chắn, và họ sẽ nhận cuộc gọi khác.

Lý do thứ hai là kênh liên lạc. Bạn gửi email nhưng họ trả lời trên LinkedIn, hoặc bạn nhắn trên LinkedIn nhưng họ gửi một tin WhatsApp lúc 9 giờ tối vì lúc đó điện thoại của họ đang ở đó. Bạn thấy tin đó vào chiều hôm sau, chôn vùi dưới một đống lời mời kết nối từ những người bán danh sách khách hàng tiềm năng.

Họ đã trả lời. Chính bạn mới là người im lặng, suốt một ngày.

Nhà tuyển dụng mất ứng viên vì tốc độ nhiều hơn hẳn so với vì lương. Lương là lý do người ta đưa ra sau đó vì nó nghe gọn gàng, nhưng khoảnh khắc thật sự đã đến sớm hơn, lúc ứng viên đang chờ bạn và ai đó khác gọi đến trước. ATS của bạn đã có sẵn một tab trả lời chưa đọc, và nó chưa bao giờ đổ chuông lấy một lần. Nếu một ứng viên tốt từng rút lui ngay sau một câu trả lời nồng nhiệt, hãy nhìn vào khoảng cách giữa tin nhắn của họ và tin nhắn của bạn trước tiên.

Nhà tuyển dụng nên trả lời ứng viên nhanh đến mức nào?

Trong vòng một giờ nếu họ trả lời email phỏng vấn hoặc đề nghị việc làm, và trong cùng ngày cho mọi thứ khác. Tôi sẽ không trích dẫn một con số thống kê nào cho bạn; mọi con số tôi từng thấy về thời gian phản hồi của nhà tuyển dụng đều đến từ một nhà cung cấp đang có thứ gì đó để bán, và tôi cũng vậy. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một giờ chính là ngưỡng quan trọng. Sau đó, câu trả lời của bạn trở thành một việc cần làm trong danh sách của họ thay vì một cuộc trò chuyện họ đang ở giữa chừng.

Kiểm tra email thường xuyên hơn không giúp bạn đạt được mốc một giờ đó, và có lẽ bạn đã kiểm tra khá nhiều rồi. Điều thật sự hiệu quả là khiến hai hoặc ba loại tin nhắn quan trọng nghe khác hẳn phần còn lại, và để phần còn lại cho sau. Nhân viên sales cũng gặp vấn đề tương tự với khách tiềm năng, và cách khắc phục cũng giống vậy.

Những email tuyển dụng nào nên làm phiền tôi?

Một loại duy nhất: một ứng viên trong danh sách rút gọn trả lời email phỏng vấn hoặc đề nghị việc làm. Gõ câu lệnh như “Gọi cho tôi khi một trong những ứng viên này trả lời email phỏng vấn hoặc đề nghị việc làm”, rồi dán tên từ danh sách rút gọn của bạn vào. Khi đã kết nối Gmail qua đăng nhập Google, OLL.E đọc từng email mới theo ý nghĩa thay vì theo từ khóa, nên “Thứ Năm được đó, nhưng mình đổi sang 3 giờ thay vì 2 giờ được không” sẽ làm điện thoại bạn đổ chuông, còn một bản tổng hợp từ trang tuyển dụng có chữ “interview” trong tiêu đề thì không. Trong lúc chuông đổ, OLL.E soạn sẵn thư trả lời theo giọng văn của bạn và giữ một khung giờ trên lịch cho thời gian họ đề xuất, để thư trả lời đã sẵn sàng chờ bạn gật đầu ngay khi bạn nhấc máy. Mọi thứ khác từ ứng viên sẽ vào Danh sách rút gọn, nơi luôn im lặng, để bạn đọc gộp vào giờ ăn trưa.

Làm sao để theo kịp các câu trả lời trên email, LinkedIn và WhatsApp?

Bạn theo dõi thông báo của điện thoại thay vì từng ứng dụng riêng lẻ. “Báo thức cho tôi khi một ứng viên trong danh sách rút gọn nhắn tin trên LinkedIn hoặc WhatsApp” cho bạn một báo thức thay vì một cuộc gọi, khá phù hợp với một tin nhắn bạn nên trả lời trong mười phút tới. Những gì OLL.E thấy chính là thông báo mà mỗi ứng dụng đưa lên điện thoại của bạn, cùng đoạn văn bản hiện trên màn hình khóa; nó không đăng nhập vào LinkedIn hay WhatsApp và không bao giờ thấy phần còn lại của cuộc trò chuyện. Nêu tên các ứng viên và nó sẽ chỉ đổ chuông cho họ chứ không ai khác, kể cả các câu trả lời cho những InMail bạn đã gửi. Hành động là một thư trả lời đầu tiên được soạn sẵn theo kiểu “Đã nhận được, mình sẽ trả lời kỹ hơn trong vài phút nữa”. Trên Android, nó có thể gửi thư đó qua ô trả lời của thông báo sau khi bạn đã duyệt nội dung; trên iPhone, thư trả lời vẫn chỉ là bản nháp để bạn chạm vào gửi, và lệnh theo dõi này cần móc khóa PinG, thứ chuyển tiếp thông báo và tự phát báo thức qua loa riêng của nó.

Điện thoại của tôi có thể nhắc tôi trước một buổi phỏng vấn không?

Có, to hơn cả lịch làm được. Lệnh theo dõi thứ ba là “Gọi cho tôi 10 phút trước bất kỳ buổi phỏng vấn nào trên lịch của tôi và tóm tắt luồng trao đổi”, đọc Google Calendar cùng Gmail đã kết nối. Mười phút trước giờ hẹn, điện thoại của bạn đổ chuông, và OLL.E gửi một bản tóm tắt ngắn: ứng viên đó là ai, lời mời họp nói gì, và vài email gần nhất của bạn đã nói về điều gì, để bạn bước vào buổi phỏng vấn mà vẫn nhớ họ đã hỏi về làm việc từ xa và bạn đã nói sẽ kiểm tra lại. Nó cũng báo cho bạn khi ứng viên dời giờ hoặc hủy cuộc hẹn.

Giờ đến phần giới hạn.

OLL.E không đọc ATS của bạn. Nếu một ứng viên trả lời bên trong Greenhouse, Lever, Workable hay bất kỳ hệ thống nào bạn đang dùng, OLL.E chỉ biết được nếu hệ thống đó gửi email cho bạn. LinkedIn chỉ đến được với nó dưới dạng thông báo điện thoại, nên nếu tắt thông báo LinkedIn thì nó chẳng thấy gì cả, và WhatsApp cũng vậy. Nếu bạn dùng LinkedIn Recruiter, hãy đảm bảo tin nhắn của nó cũng báo lên điện thoại của bạn. 10 cảnh báo mỗi tháng của gói Miễn phí cũng sẽ hết nhanh nếu cả ba lệnh theo dõi cùng đổ chuông trong một tuần tuyển dụng bận rộn.

Cả ba lệnh theo dõi đều chạy trong OLL.E, ứng dụng chúng tôi làm ra. Bạn gõ điều cần làm phiền mình bằng lời thường ngày, và nó gọi điện hoặc bật báo thức cho bạn khi có một câu trả lời, tin nhắn hoặc buổi phỏng vấn của ứng viên khớp, kèm theo một thư trả lời đã soạn sẵn hoặc một bản tóm tắt luồng trao đổi. Nó không thay thế ATS của bạn hay đăng nhập vào LinkedIn. Gói miễn phí chứa được cả ba lệnh theo dõi này, dù chỉ có 10 cảnh báo mỗi tháng; một đợt tuyển dụng gấp rút sẽ cần đến Pro, 19,99 US$ một tháng kèm bản dùng thử 7 ngày. Trên iPhone, các lệnh theo dõi Gmail và Calendar hoạt động đầy đủ; lệnh theo dõi LinkedIn và WhatsApp cần PinG, mua riêng.