Thông báo Outlook không hoạt động? Khắc phục trên iPhone, Android và máy tính

Ứng dụng Outlook trên điện thoại mặc định chỉ báo cho bạn về email mới trong hộp thư “Focused Inbox”, trừ khi bạn đổi cài đặt, nên bất cứ thứ gì nó xếp vào “Other” sẽ đến mà không có âm thanh. Chỉ riêng mặc định đó đã giải thích phần lớn lời phàn nàn kiểu “có email báo, có email không báo”. Mở Outlook, vào Cài đặt, rồi Thông báo, và đặt Thư thành Tất cả cho từng tài khoản.

Nếu không có thông báo nào cả, thường thì nguyên nhân nằm sâu hơn, ở chế độ Không làm phiền của chính Outlook hoặc ở quyền của điện thoại dành cho ứng dụng. Các cách khắc phục bên dưới được chia theo từng loại thiết bị. Tôi làm việc cho OLL.E, một ứng dụng có thể biến một thông báo Outlook thành một cuộc gọi điện thoại, và trên iPhone nó chỉ làm được điều đó với móc khóa PinG của chúng tôi, vì iOS luôn giữ thông báo của một ứng dụng ẩn khỏi mọi ứng dụng khác. Trên Android, nó đọc thông báo trực tiếp.

Một email mới phải vượt qua bốn lớp lọc trước khi điện thoại của bạn phát ra âm thanh. Đầu tiên là mức thông báo của tài khoản bên trong Outlook (Tất cả, “Focused Inbox”, “Favorite People” hoặc Không có). Sau đó là chế độ Không làm phiền ngay trong ứng dụng Outlook. Tiếp theo là công tắc riêng của điện thoại cho ứng dụng Outlook. Và trên iPhone, cuối cùng, là bất kỳ chế độ Tập trung nào đang chạy. Bất kỳ lớp nào trong số đó cũng có thể chặn cảnh báo, và không lớp nào cho bạn biết nó đã chặn. Vì vậy hãy kiểm tra theo đúng thứ tự đó, và dừng lại ở lớp đầu tiên bị sai.

Vì sao tôi không nhận được thông báo Outlook trên iPhone?

Hãy bắt đầu từ bên trong Outlook, không phải trong Cài đặt của iPhone. Phần lớn thời gian, điện thoại chỉ đang làm đúng điều Outlook yêu cầu nó làm.

Trong Outlook, mở menu ở góc trên bên trái, chạm Cài đặt ở dưới cùng, rồi “Notifications & Sounds”. Trong mục Thư, xem mức thông báo của từng tài khoản. “Focused” là mặc định. Chọn Tất cả nếu bạn muốn mọi email đều báo.

Quay lại menu, tìm biểu tượng hình chuông. Đó là chế độ Không làm phiền của Outlook, và nếu nó đang bật, bạn đã tìm ra vấn đề.

Tiếp theo là chính chiếc iPhone. Mở Cài đặt, rồi Thông báo, cuộn đến Outlook và đảm bảo Cho phép thông báo đang bật. Nếu điều đó đã ổn mà Outlook vẫn im lặng, mở Cài đặt, rồi Tập trung, chọn chế độ Tập trung bạn đang dùng và kiểm tra xem Outlook có được cho phép trong mục Ứng dụng hay không. “Scheduled Summary” (Tóm tắt theo lịch) cũng có thể giữ lại cảnh báo; mục này nằm ở Cài đặt, rồi Thông báo, rồi “Scheduled Summary”.

Tài khoản công ty có thêm một cái bẫy nữa. Tài khoản công ty trên các gói doanh nghiệp Microsoft 365 có thể mang theo một lịch “Quiet Time” (“Certain Hours” hoặc “All Day”) tắt tiếng cả thông báo Teams lẫn Outlook trên điện thoại cùng lúc, dù lời nhắc trên lịch vẫn đến bình thường. Nếu bạn từng đặt giờ yên tĩnh trong Teams rồi quên mất, Outlook cũng sẽ im lặng theo. Bạn tìm thấy mục này ở “Notifications & Sounds”, rồi tùy chọn Không làm phiền của tài khoản đó, rồi “During Quiet Time”.

Âm thanh thông báo trên iPhone nằm trong cùng màn hình đó. Trong mục Thư, chạm Âm thanh và chọn một âm, hoặc chọn Tắt. Lịch có cài đặt Âm thanh riêng ngay bên cạnh, đây là nơi quyết định âm báo cho các cảnh báo lịch của Outlook.

Thông báo Outlook không hoạt động trên Android

Android dùng cùng các menu bên trong Outlook, chỉ đổi một tên gọi. Màn hình này được gọi là Thông báo, chứ không phải “Notifications & Sounds”. Đặt Thư thành Tất cả cho từng tài khoản, kiểm tra biểu tượng chuông để xem chế độ Không làm phiền, và chọn một âm thanh trong mục Thư, rồi Âm thanh.

Tiếp theo là chính chiếc điện thoại. Trang trợ giúp của chính Microsoft nói rằng bạn cũng có thể cần đổi cài đặt của Outlook trong phần cài đặt thông báo của Android, và đây là chỗ nhiều người mắc kẹt, vì Android cho phép một ứng dụng được bật nói chung trong khi một trong các danh mục của nó lại đang tắt. Mở Cài đặt, tìm Thông báo, tìm Outlook trong danh sách ứng dụng và mở nó. Mọi danh mục liên quan đến thư nên được bật.

Thông báo Outlook không hiện lên trên máy tính

Trên máy tính hiện có hai phiên bản Outlook, cộng thêm phiên bản web, và mỗi phiên bản giữ công tắc riêng của nó. Windows nằm trên tất cả những thứ đó.

Outlook cổ điển: vào Tệp, rồi Tùy chọn, rồi Thư. Trong mục “Message arrival”, chọn Hiển thị cảnh báo trên màn hình nền. Cùng mục đó có ô Phát âm thanh. Để đổi chính âm thanh, thoát Outlook, mở Bảng điều khiển và tìm Âm thanh. Ở tab Âm thanh, trong mục “Program Events”, chọn “New Mail Notification” rồi nhấp Duyệt. Nó chỉ nhận tệp .wav, nên tệp .mp3 sẽ không hoạt động.

Outlook mới: vào Xem, rồi Cài đặt xem, rồi Chung, rồi Thông báo, và bật Thư và Lịch. Chọn một âm thanh tùy chỉnh trong mục Thư, rồi Phát âm thanh.

Outlook trên web: Cài đặt, rồi Chung, rồi Thông báo. Mở rộng Thư hoặc Lịch để chọn cách cảnh báo hiển thị và có phát âm thanh hay không.

Nếu tất cả những điều đó đã bật mà vẫn không có gì hiện lên, hãy kiểm tra Windows. Mở Cài đặt, rồi Hệ thống, rồi Thông báo, đảm bảo thông báo đang bật và Outlook được cho phép trong danh sách ứng dụng. Hai chi tiết từ Microsoft giải thích các trường hợp lạ. Cảnh báo trên màn hình không hiện trong khi một tài khoản đang đồng bộ lần đầu hoặc trong lúc thực hiện “Send/Receive” thủ công. Và một quy tắc di chuyển thư ra khỏi Hộp thư đến có thể chặn cảnh báo cho thư đó, điều này thường gặp ở những người lọc khách hàng vào các thư mục riêng.

“Focused Inbox” là lý do một số email không bao giờ báo

“Focused Inbox” lại ẩn đi chính những email mà người dùng cần thấy nhất, và phần lớn người dùng không bao giờ để ý vì sao. Microsoft nói rằng nó nhìn vào những người bạn tương tác và lọc bỏ các nguồn gây nhiễu như email tự động tạo hoặc gửi hàng loạt. Nghe có vẻ hợp lý cho đến khi bạn liệt kê những gì một người đang làm việc thật sự chờ đợi. Một hóa đơn từ hệ thống thanh toán là email tự động tạo, và một hợp đồng gửi qua dịch vụ ký số cũng vậy. Đó chính là loại thư mà bộ lọc có xu hướng đẩy vào “Other”. Email đầu tiên từ một khách hàng mới cũng gặp vấn đề tương tự nhưng từ phía ngược lại: nó đến từ người bạn chưa từng viết thư cho.

Trên điện thoại, “Other” mặc định nghĩa là không có thông báo. Trên iOS, số đếm trên huy hiệu cũng chỉ tính theo “Focused”. Vì vậy email không bị mất, nó chỉ im lặng thôi, và bạn chỉ tìm thấy khi tình cờ chạm vào tab “Other”.

Cách khắc phục nhanh nhất là đặt thông báo Thư thành Tất cả, giữ nguyên cách phân loại và chỉ đổi phần nào được báo. Nếu bạn thích cách phân loại đó, hãy “dạy” nó: mở một tin nhắn rơi vào “Other”, chạm vào ba dấu chấm, chạm “Move to Focused Inbox”, rồi “Always Move”, và thư sau này từ người gửi đó sẽ vào “Focused”. Hoặc tắt hẳn việc phân loại. Trên điện thoại, mục đó ở Cài đặt, rồi Thư, rồi công tắc “Focused Inbox”. Trong Outlook mới là Xem, rồi Cài đặt xem, rồi Thư, rồi “Message List”, nơi bạn bỏ chọn “Sort messages into Focused and Other”. Outlook cổ điển có mục “Show Focused Inbox” trên tab Xem.

Một cuộc gọi điện thoại cho những email Outlook thật sự quan trọng

Ngay cả khi Thư đã đặt thành Tất cả, một thông báo Outlook vẫn chỉ là một biểu ngữ sẽ biến mất dưới hai mươi biểu ngữ tiếp theo. OLL.E không kết nối với tài khoản Outlook của bạn; kết nối email duy nhất của nó là Gmail. Điều nó có thể làm là đọc các thông báo mà ứng dụng Outlook hiển thị trên điện thoại của bạn, trực tiếp trên Android và qua móc khóa PinG trên iPhone. Bạn gõ một lệnh theo dõi thành một câu, nêu tên một khách hàng hoặc chủ đề bạn quan tâm, như “hóa đơn” hay “hợp đồng”, và khi một thông báo khớp, nó gọi điện hoặc bật báo thức cho bạn và gửi một bản tóm tắt. Vì nó hoạt động dựa trên thông báo, Outlook phải báo trước đã, nên hãy đặt Thư thành Tất cả trước khi bạn dựa vào nó.

Nó sẽ không trả lời email Outlook thay bạn. Trả lời tự động qua email chỉ hoạt động với Gmail.

Nếu vấn đề Outlook của bạn chỉ là một cài đặt, các bước trên sẽ khắc phục nó mà không cần cài thêm gì, và phiên bản hướng dẫn này cho Gmail nằm tại Thông báo Gmail không hoạt động. Nếu vấn đề là một biểu ngữ quá dễ bị bỏ lỡ, OLL.E biến những email Outlook bạn nêu tên thành một cuộc gọi. Trên Android không cần thêm gì. Trên iPhone cần PinG, chiếc móc khóa, được bán riêng. Có bản dùng thử Pro 7 ngày (19,99 US$ một tháng), và một gói miễn phí sau đó.