Tự động trả lời khách hàng trên WhatsApp từ tài khoản cá nhân: ba cách, và điều mỗi cách còn thiếu

Từ một tài khoản WhatsApp cá nhân, cách trả lời tự động duy nhất mà WhatsApp tự cung cấp là chuyển số của bạn sang ứng dụng WhatsApp Business và bật Tin nhắn vắng mặt. Trên Android bạn có thể bỏ qua điều đó và dùng một ứng dụng đọc thông báo đến rồi trả lời qua đó; trên iPhone không ứng dụng nào làm được việc này, nên bạn chỉ còn lại một Shortcut tự tay kích hoạt, hoặc ứng dụng Business.

Mỗi cách hoạt động khác nhau, và cách nó hoạt động quyết định điều nó không làm được. Chúng tôi xây một cách thứ tư, OLL.E, chỉ trả lời những khách hàng đang chờ bạn (trên iPhone nó cần móc khóa PinG, và các thư trả lời là bản nháp bạn xác nhận); cách này có một phần riêng gần cuối bài.

Tôi có thể tự động hóa tin nhắn trong WhatsApp không?

Chính thức thì có, ở hai nơi. Ứng dụng WhatsApp Business miễn phí có Tin nhắn vắng mặt, Tin nhắn chào và Trả lời nhanh. WhatsApp Business Platform (thứ mọi người gọi là "API") là một kết nối phía máy chủ mà Meta bán cho các công ty: tin nhắn đi qua máy chủ của Meta chứ không qua điện thoại của bạn, nó cần một số riêng và một tài khoản doanh nghiệp Meta đã xác minh, và tính phí theo từng tin nhắn. Không dành cho tài khoản cá nhân.

Mọi cách khác đều là một giải pháp tạm dựa trên thông báo của điện thoại bạn.

Làm sao để thêm một tin nhắn báo vắng mặt trong WhatsApp?

Cài WhatsApp Business, đăng ký với cùng số điện thoại, và các đoạn chat của bạn sẽ chuyển qua. Ứng dụng cá nhân sẽ ngừng hoạt động với số đó, vậy đây là một sự chuyển đổi, không phải một bổ sung.

Bên trong, Tin nhắn vắng mặt là một tính năng của chính ứng dụng Business: khi có một đoạn chat đến, ứng dụng kiểm tra lịch trình và danh sách người nhận của bạn rồi gửi nội dung từ điện thoại của bạn. Điện thoại phải đang mở và có mạng, và không gì được gửi trong lúc bạn đang mở đúng đoạn chat đó.

1. Trong WhatsApp Business, mở cài đặt ứng dụng, tìm Công cụ doanh nghiệp và chạm vào Tin nhắn vắng mặt. Vị trí của Công cụ doanh nghiệp hơi khác nhau giữa Android và iPhone.
2. Bật Gửi tin nhắn vắng mặt và viết nội dung.
3. Chọn lịch trình: Luôn gửi, Lịch tùy chỉnh, hoặc Ngoài giờ làm việc (dùng giờ trên hồ sơ doanh nghiệp của bạn).
4. Chọn người nhận: Mọi người, Mọi người không có trong danh bạ, Mọi người trừ…, hoặc Chỉ gửi cho…
5. Thiết lập Trả lời nhanh trong cùng menu Công cụ doanh nghiệp: gõ / trong bất kỳ đoạn chat nào và một câu trả lời đã lưu sẽ hiện ra. Những câu đó là thủ công, không tự động.

Điều nó thiếu: mọi người trong danh sách đều nhận cùng một nội dung. Mẹ bạn, người thợ sửa ống nước và khách hàng đang chậm trả hóa đơn đều đọc "Cảm ơn tin nhắn của bạn, tôi đang vắng mặt". "Chỉ gửi cho" thu hẹp lại thành một danh sách liên hệ, nhưng danh sách đó là họ là ai, không phải họ viết gì. Miễn phí, và là cách duy nhất WhatsApp sẽ không bao giờ phản đối.

Làm sao để đặt trả lời tự động trong WhatsApp không cần tài khoản Business (Android)

WhatsAuto và AutoResponder for WA làm được điều này trên một tài khoản cá nhân thông thường, và cách chúng làm rất đơn giản khi bạn hiểu ra. Android cho một ứng dụng có quyền truy cập thông báo đọc mọi thông báo ngay khi nó đến, và thông báo của WhatsApp mang theo một nút Trả lời, cùng nút bạn dùng từ màn hình khóa. Ứng dụng trả lời đọc người gửi và nội dung từ thông báo rồi điền câu trả lời vào đúng nút đó, nên WhatsApp gửi đi như thể chính bạn đã gõ.

Nếu không có thông báo nào xuất hiện, sẽ không có gì xảy ra. Một đoạn chat bị tắt tiếng, một đoạn chat bạn đang mở trên màn hình, một điện thoại đã tắt ứng dụng qua đêm để tiết kiệm pin: không thông báo, không trả lời. Ứng dụng chỉ nhìn thấy nội dung thông báo, không phải cả cuộc trò chuyện, nên việc khớp dựa vào tên người liên hệ và từ khóa. Và iOS không có quyền tương đương, nên các ứng dụng này chỉ có trên Android.

Cách thiết lập đại khái giống nhau ở cả hai ứng dụng. Cài đặt, mở ứng dụng, để nó đưa bạn đến màn hình quyền truy cập thông báo (hoặc mở Cài đặt và tìm quyền truy cập thông báo) rồi bật lên, sau đó viết các quy tắc: một người liên hệ hoặc nhóm, một điều kiện kích hoạt (bất kỳ tin nhắn nào, hoặc một từ khóa như "tài liệu" hay "hóa đơn"), và nội dung trả lời. Thêm một khoảng nghỉ để một người không nhận cùng một câu trả lời tự động chín lần trong một giờ, kiểm thử bằng cách tự nhắn tin cho mình từ một điện thoại khác hoặc của một người bạn, và kiểm tra thông báo nhỏ riêng của ứng dụng vẫn ghim trên thanh thông báo, vì ngay khi Android ngừng cho nó chạy nền, các quy tắc của bạn cũng ngừng theo, thường là qua một đêm, đúng lúc bạn cần chúng nhất. Cả hai ứng dụng đều miễn phí kèm quảng cáo, có gói trả phí cho nhiều quy tắc hơn.

Có thể tự động trả lời WhatsApp trên iPhone không?

Không ứng dụng nào làm được.

iOS không cho một ứng dụng đọc thông báo của ứng dụng khác khi chạy nền, và không có nút Trả lời nào mà một ứng dụng có thể tự nhấn thay bạn. Một mục trên App Store hứa hẹn điều đó thực chất là hướng dẫn dùng ứng dụng Business được ngụy trang, hoặc một shortcut.

Hướng đi qua Shortcuts là thật nhưng thủ công. Bạn có thể xây một shortcut mở WhatsApp kèm một tin nhắn viết sẵn đến một người liên hệ đã chọn và đặt nó trong một chế độ Tập trung hoặc trên màn hình chính, nhưng Shortcuts không thể nhìn thấy thông báo của WhatsApp, nên bạn phải tự chạy nó. Hãy kiểm tra xem nó tự gửi hay chờ bạn chạm trước khi bạn tin tưởng vào nó.

Nên dùng cách trả lời tự động WhatsApp nào?

Tin nhắn trả lời tự động nào là tốt nhất cho WhatsApp?

Một tin nhắn nghe như chính bạn và nói rõ khi nào bạn thực sự trả lời. Chưa ai từng cảm thấy yên tâm với "Chúng tôi trân trọng tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất". Năm câu bạn có thể dán vào và chỉnh sửa; giữ dưới ba dòng, người đọc đang xem trên màn hình khóa.

• Nhận được rồi. Tôi đang họp đến 4 giờ và sẽ trả lời đầy đủ sau đó. Nếu không chờ được, gọi cho tôi.
• Thấy tin nhắn của bạn rồi, cảm ơn. Tôi nghỉ hôm nay và quay lại sáng mai. Bạn là người đầu tiên trong danh sách.
• Đang làm. Tệp sẽ gửi cho bạn trước trưa thứ Năm, như đã hẹn, và tôi sẽ nhắn ngay khi xong.
• Giờ này đã quá 10 giờ tối ở đây nên tôi sẽ xem ngay đầu giờ sáng. Nếu có việc thật sự đang gấp, gọi cho tôi.
• Vắng mặt đến thứ Hai. Không phải đang lờ bạn, chỉ là không ở gần laptop. Trả lời sẽ có vào sáng thứ Hai.

Một tin nhắn ngắn kèm một mốc thời gian đọc giống như "đang bận", không giống "máy tự trả lời".

Trả lời tự động cho tất cả còn tệ hơn không trả lời ai. Một người bạn nhận được tiếng ồn. Một người lạ biết số của bạn còn hoạt động. Khách hàng hỏi một câu cụ thể và nhận "tôi đang vắng mặt" sẽ nhận ra, và điều đó khiến họ phật ý. Phiên bản có ích chỉ trả lời những người đang chờ bạn, và nói điều phù hợp với điều họ hỏi.

Một cách thứ tư: chỉ trả lời những khách hàng đang chờ bạn

Trên Android, OLL.E dùng cùng quyền truy cập thông báo như các ứng dụng trả lời khác, nhưng khớp theo ý nghĩa, không theo từ khóa. Bạn viết lệnh theo dõi theo cách bạn sẽ nói ra miệng: "một khách hàng hỏi khi nào tệp sẽ xong", "một khách VIP", "bất kỳ ai từ dự án Henderson đang hỏi về hóa đơn". Khi một thông báo WhatsApp khớp, nó có thể gửi một thư trả lời bạn đã duyệt trước hoặc một câu ngắn phù hợp với cuộc trò chuyện, và với những tin quan trọng nó có thể bật báo thức hoặc thực hiện một cuộc gọi thật. Mọi thứ khác vào một Danh sách rút gọn im lặng, không bao giờ rung chuông.

Trên iPhone, cùng quy tắc của iOS áp dụng cho chúng tôi như với mọi người khác. PinG là một móc khóa Bluetooth chuyển tiếp thông báo của điện thoại bạn đến OLL.E và tự đổ chuông qua loa riêng của nó. Với PinG bạn có lệnh theo dõi và báo thức; thư trả lời quay lại dưới dạng bản nháp, chạm một lần để gửi. Các lệnh theo dõi Gmail, Upwork và Calendar không cần móc khóa trên iPhone.

Nếu bạn không muốn tự ghép cách làm trên Android lại với nhau, OLL.E (ứng dụng của chúng tôi) là cách thứ tư. Nó theo dõi thông báo WhatsApp của bạn, chọn ra những khách hàng đang chờ bạn, trả lời bằng nội dung bạn đã duyệt hoặc một câu trả lời ngắn phù hợp, và có thể gọi điện hoặc báo thức cho bạn với những tin quan trọng. Nó không trả lời tất cả mọi người, và không bao giờ trả lời trừ khi bạn gắn một hành động trả lời. Dùng thử không mất gì: bốn lệnh theo dõi trên gói miễn phí, không cần thẻ; Pro là 19,99 US$ một tháng kèm bản dùng thử 7 ngày. Trên iPhone, theo dõi WhatsApp cần móc khóa PinG, một phụ kiện bạn mua một lần, và thư trả lời là bản nháp bạn xác nhận.