Herkese değil, yalnızca müşterilerinize yanıt veren e-posta otomatik yanıtı

OLL.E, her yeni Gmail mesajını ne anlama geldiğine göre okur ve yalnızca izlemenizin tarif ettiği e-postalara otomatik yanıt verir, örneğin “durum güncellemesi isteyen müşteriler” ya da “teklif isteyen herkes”. Diğer herkes hiçbir şey almaz, yanıt ise ya onayladığınız bir metindir ya da o tek e-posta için yazılmış kısa bir cevaptır.

iPhone’da ve Android’de aynı şekilde çalışır, PinG anahtarlığı gerekmez; çünkü Gmail izlemeleri telefon bildirimlerine bağlı değildir. Önce bir sınır: bugün yalnızca Gmail ile çalışır. Outlook ve diğer sağlayıcılar desteklenmez.

Gmail’in tatil yanıtlayıcısı, belirlediğiniz tarihler arasında yazan herkese tek ve sabit bir mesajla cevap verir; bu yüzden en iyi müşteriniz ile soğuk bir satış e-postası aynı “Pazartesiye kadar uzaktayım” yanıtını alır. Zamanını satan biri için bunun bir müşteriye gönderilecek yanlış yanıt olduğunu düşünüyoruz. Bir son tarihi soran müşteri, nerede olduğunuzu değil, işin ilerlediğini duymak ister.

OLL.E’de bir e-posta otomatik yanıtı nasıl kurulur

1. OLL.E’yi Android, iPhone ya da web’de kurun ve Bağlayıcılar altında Google ile oturum açarak Gmail’i bağlayın.
2. Monitor Now’a dokunun ve e-postaları sade kelimelerle tarif edin: “Durum güncellemesi isteyerek e-posta atan müşterilere otomatik yanıt ver.” İsterseniz kimin hariç tutulacağını da ekleyin (“bültenler hariç”, “muhasebecim hariç”).
3. Otomatik yanıt ver eylemini seçin, ardından ya göndermek istediğiniz metni yapıştırın ya da OLL.E’nin her e-posta için kısa bir yanıt yazmasına izin verin. İsterseniz daha fazla eylem ekleyin: ilet, etiketle, beni ara.

O andan itibaren, her yeni e-posta o cümleye göre kontrol edilir. Uyan bir e-posta yanıtı alır. Durum güncellemesinden bahseden bir bülten uymamalıdır, spam için de aynısı geçerlidir.

Otomatik yanıt, bir izlemenin yaptığı tek şey olmaz çoğu zaman. Bunun yanında OLL.E, e-postayı birine iletebilir, üzerine bir etiket koyabilir, uzun bir yazışmayı özetleyip size bir özet gönderebilir, bir Google Calendar etkinliği oluşturabilir (örneğin bir müşterinin önerdiği yeri tutarak) ya da e-posta acilse sizi arayabilir.

Kimler kullanıyor

On günlüğüne tatile çıkan bir danışman, yine de müşterilerinin yanıtlanmasını ister, ama herkese açık adresiyle gelen haftada kırk soğuk e-postanın değil. İzlemesi yalnızca müşterilerine yanıt verir (onları cümlede adlandırır), 14’ünde döneceğini söyler ve acil bir şeyi olan herkese e-postanın kendisine ulaştığını bildirir. Gerçekten de ulaşır, çünkü bir müşteri “acil” yazarsa ya da bunu kastederse aynı izleme onu arar.

Küçük bir ajansta ortak gelen kutusu, faturalar, iş başvuruları ve tedarikçi teklifleriyle karışmış teklif istekleri alır. Teklif istekleri hızla soğur. Burada izleme, fiyat soran herkese bir oyalama yanıtı gönderir, e-postayı teklifleri yazan kişiye iletir ve “Teklif” diye etiketler; böylece hiçbir şey bir yığın makbuzun altında okunmadan kalmaz.

Serbest çalışan biri, durum güncellemesi isteyen e-postaların “İlgileniyorum, Cuma’ya güncelleme” diye yanıtlanmasını ister. Hepsi bu. Gerçek güncellemeyi yine de Cuma günü kendisi yazar; otomatik yanıt yalnızca müşterinin e-postanın ulaşıp ulaşmadığını merak etmesini engeller.

Yatırım toplayan bir kurucu, ürün soruları ve destek talepleri arasında yatırımcı e-postaları alır. Yatırımcılar için olan izleme hiç otomatik yanıt vermez: yazışmayı özetler, ona özeti gönderir ve onu arar.

Başlamak için üç otomatik yanıt şablonu

İşlerin nerede olduğunu soran müşteriler için:

Teşekkürler, aldım. İşler yolunda gidiyor, Cuma’ya kadar benden tam bir güncelleme alacaksınız.

Kimse masasında değilken gelen bir teklif isteği için:

Bizi sorduğunuz için teşekkürler. Ekipten biri size mesai saatleri içinde bir fiyat gönderecek. Bir son tarihiniz varsa, tarihi yazarak yanıtlayın, ona göre planlayalım.

Yalnızca müşterilerin gördüğü bir ofis dışı yanıtı için:

14’üne kadar uzaktayım ve e-postaları günde bir kez kontrol ediyorum. Mesajınız bana ulaştı, bekleyemeyecekse konu satırına “acil” yazarak yanıtlayın.

İki şeyle sınırlı tutun: gördüğünüzü ve ne zaman daha fazla haber alacaklarını.

OLL.E olmadan Gmail’de otomatik yanıt nasıl kurulur

Herkese tek bir mesaj yeterliyse, Gmail’in tatil yanıtlayıcısını kullanın. Bilgisayarda: Ayarlar, Tüm ayarları gör, Genel sekmesi, Tatil yanıtlayıcısı açık, ardından tarih aralığı, konu ve mesaj, sonra Değişiklikleri Kaydet. Android uygulamasında Menü, Ayarlar, hesabınız, Tatil yanıtlayıcısı yolundadır. iPhone’da ise Menü, Ayarlar, ardından Yazma ve Yanıtlama altında Tatil yanıtlayıcısı bulunur.

Google, yanıtın genellikle bir kişiye yalnızca ilk yazdığında gittiğini, dört gün sonra yanıtlayıcı hâlâ açıksa ya da mesajı düzenledikten sonra tekrar gittiğini söylüyor. Yalnızca kişilerinize göndermek için bir kutu bulunur. Spam’e düşen ya da abone olduğunuz bir posta listesi üzerinden gelen postalar yanıt almaz.

Belirli bir göndericiye Gmail otomatik yanıtı için ücretsiz çözüm, bir şablon ve bir filtredir. Ayarlar, Gelişmiş’ten şablonları açın, yanıtınızı bir şablon olarak kaydedin, sonra bir filtre oluşturun (adresi Kimden alanına yazın) ve “Şablon gönder” kutusunu işaretleyin. Tarih olmadan çalışır. Ancak yalnızca yazdığınız kelimeler ve adreslerle eşleşir, Google da şablonların yalnızca bilgisayarda Gmail üzerinden kurulup kullanılabildiğini söylüyor.

Gmail ne zaman daha iyi seçim? Gerçekten herkese aynı şeyin söylenmesini istediğinizde; sizi bekleyen müşteri olmadan iki haftalık bir tatil bunun en açık örneği. Tatil yanıtlayıcısı hiçbir şeye mal olmaz ve bir dakika sürer. Bilinen birkaç adres ve tek bir sabit yanıt için filtre ve şablon da gayet iyidir.

Neler yapamaz

Yalnızca Gmail’i izler. İş e-postanız Outlook’ta ya da başka bir sağlayıcıdaysa, OLL.E bugün ona yanıt veremez.

İzlemenin tarif ettiğine yanıt verir, bu yüzden belirsiz bir cümle belirsiz sonuçlar doğurur. “Önemli e-postalar” bir tahmindir; “logo dosyalarının ne zaman hazır olacağını soran müşteriler” ise OLL.E’nin izleyebileceği bir kuraldır. Ücretsiz planda ayrıca ayda 10 eylem hakkınız vardır ve her otomatik yanıt bunlardan birini kullanır, bu yüzden yoğun bir gelen kutusu Pro gerektirir. Siz olmadan hiçbir şeyin gönderilmesini istemiyorsanız, yanıtı önce kendinizin okuyacağı bir taslak olarak tutun.