Ofis dışı mesajı: bir insanın yazdığı gibi duyulan 15 şablon

İyi bir ofis dışı mesajı, ne zaman döneceğinizi ve o zamana kadar acil bir şeye ne olacağını söyler. Onun yerine yazılacak kişinin adını verin, ya da kimsenin bakmadığını açıkça söyleyip gerçekten bekleyemezse size ulaşmanın bir yolunu bırakın. Geri kalan her şey (nereye gittiğiniz, molaya ne kadar ihtiyacınız olduğu, aksaklık için bir özür) doldurmadır, insanların tarihi ararken kaydırıp geçtiği de tam olarak budur.

Aşağıda kopyalayabileceğiniz, neden uzakta olduğunuza göre sıralanmış 15 şablon var. Sonra Gmail ve Outlook için adım adım kurulum, ve herkese aynısını göndermeyi neden tercih etmediğim.

Bir ofis dışı mesajında ne söylemeliyim?

Genelde üç satırda üç şey.

Döneceğiniz gün, bir gün ve bir tarih olarak yazılmış. “Pazartesi 10 Kasım” işe yarar. “Önümüzdeki hafta”, onu bir cuma günü okuyan biri için hiçbir anlam ifade etmez. Sonra onun yerine kiminle iletişime geçileceği, tam e-posta adresiyle, “meslektaşım” değil. Sonra e-postaları hiç okuyup okumadığınızı söyleyin, kimse gelmeyecek bir yanıtı bekleyerek oturmasın.

Nedeni, okuyana yardımcı olmadıkça atlayın. “Bir konferansta” bir müşteriye akşam yanıt verebileceğinizi söyler. “Kişisel işler” ona hiçbir şey söylemez ve merak ettirir.

Ve döndüğünüz gün her e-postayı yanıtlayacağınızı vaat etmeyin. Yanıtlamayacaksınız, size inanan müşteri de bunu fark edecek.

Etkili bir ofis dışı mesajı örneği nedir?

İşte on beş tanesi. Köşeli parantez içindeki kısımları değiştirin. Kasıtlı olarak kısalar, çünkü kimse bir otomatik yanıtı sonuna kadar okumaz.

Tatil

Merhaba, [Pazartesi 10 Kasım]’a kadar tatildeyim ve e-posta bakmıyorum. Bekleyemeyecekse, [sam@company.com] adresinden [Sam] yardımcı olabilir. Aksi halde döndüğümde yanıtlarım. [Adınız]

E-postanız için teşekkürler. [Tarih]’e kadar seyrek sinyalle seyahat ediyorum, bu yüzden bundan önce bunu göremeyeceğim. [Proje] hakkında bir şey için lütfen [e-posta] adresinden [isim]’e yazın. Geri kalan her şey döndüğüm hafta yanıt alır.

Merhaba, [tarih]’e kadar gerçek bir mola veriyorum. Yerime bakan kimse yok, bu yüzden gerçekten acil bir şey varsa [numara]’dan bana mesaj atın, günde bir kez göreceğim. Geri kalan her şey döndüğümde bekler.

Konferans ya da iş seyahati

[Tarih]’e kadar [şehir]’de [etkinlik]’teyim, bu yüzden yanıtlar yavaş ve çoğunlukla akşam olacak. Bugün bir şeye ihtiyacınız varsa, [isim] ([e-posta]) detayları biliyor.

Bu hafta [etkinlik]’teyim. Siz de oradaysanız, bir saat yazarak yanıtlayın, bir kahve içelim. Değilseniz, [tarih]’te masamdayım.

Doğum izni

[Ay]’a kadar doğum iznindeyim. E-postaları hiç okumayacağım. Ben yokken işime ve müşterilerime [isim] bakıyor: [e-posta]. Bana kişisel olarak ihtiyacınız varsa, [ay]’dan sonra tekrar yazın, göreceğim.

Hastalık izni

Bugün hastayım, şansım yaver giderse yarın döneceğim. Acil bir şey varsa lütfen [e-posta] adresinden [isim]’e gönderin.

Hafta sonları ve mesai sonrası, serbest çalışanlar için

Mesajınız için teşekkürler. Pazartesiden Cumaya, [saat dilimi] 9’dan 6’ya kadar çalışıyorum ve pazartesi sabahı yanıtlarım. Canlı bir site ya da bir lansman bozulduysa [numara]’yı arayın.

Bana mesai saatleri dışında ulaştınız. Gelen kutumu tekrar [saat dilimi] sabah 9’da açıyorum ve önce müşterilere yanıt veriyorum. İkinci kez göndermenize gerek yok.

İhbar süresi ve ayrıldıktan sonra

[Şirket]’teki işimi [tarih]’te bitiriyorum ve işimi [isim]’e devrediyorum. Hiçbir şey kaybolmasın diye, bundan sonra yeni her şeyde lütfen [e-posta]’yı CC’ye ekleyin.

[Şirket]’ten ayrıldım. Bu gelen kutusunu kimse okumuyor ve e-postanız iletilmedi. Hesaplarımı devralan [isim]’e, [e-posta] adresinden yazın lütfen. Sizinle çalışmak güzeldi.

Müşteriler için kısa bir tane

[Tarih]’e kadar uzaktayım. [İsim] projenizle ilgileniyor ve her şeyi yanıtlayabilir: [e-posta].

Ekibiniz için, dahili bir tane

[Tarih]’e kadar OOO. Tasarım soruları [isim]’e, faturalama [isim]’e. Devam eden her şeyin notları [klasör]’de. Onaylar için beni beklemeyin; [isim] imzalayabilir.

İki komik tane

Komiklik yalnızca sizi zaten tanıyan insanlarda işe yarar. Bunların hiçbirini yeni bir müşteriye göndermeyin.

[Tarih]’e kadar dizüstü bilgisayarım olmadan uzaktayım, salıya kadar pişman olacağım bir karar. Bu acilse, [e-posta] adresinden [isim] yardımcı olur. Bu, e-posta olabilecek bir toplantıysa, iyi haber: artık öyle.

E-postanız, her birinin kaç kez “kısa bir sorum var” dediğine göre özenle sıralanmış birkaç yüz kişilik bir kuyruğa katıldı. [Tarih]’te dönüyorum. [E-posta] adresinden [isim] benden daha az güneş yanığı ve daha erken yardımcı olabilir.

Gmail’de ofis dışı nasıl kurulur?

Gmail buna tatil yanıtlayıcısı diyor. Bir bilgisayarda:

1. Gmail’i açın, sağ üstte Ayarlar’a, sonra Tüm ayarları gör’e tıklayın.
2. Genel sekmesinde Tatil yanıtlayıcısı bölümüne kaydırın ve Tatil yanıtlayıcısı açık’ı seçin.
3. Tarih aralığını, konuyu ve mesajı doldurun.
4. Yalnızca kişilerinizin alması isteniyorsa, mesajın altındaki kutuyu işaretleyin.
5. Sayfanın altındaki Değişiklikleri kaydet’e tıklayın.

Başlangıç tarihinde saat 00:00’da başlar ve siz daha erken bitirmezseniz bitiş tarihinde 23:59’da durur. Açıkken gelen kutunuzun üstünde Şimdi bitir bağlantısı olan bir şerit durur.

Birkaç şey insanları yakalıyor. Çoğu durumda Gmail yanıtı yalnızca biri size ilk kez yazdığında gönderir, bir de o kişi açıkken dört gün sonra ya da siz mesajı değiştirdikten sonra tekrar yazarsa. Spam’e düşen ya da üye olduğunuz bir e-posta listesinden gelen posta hiç yanıt almaz. Android ve iPhone’daki Gmail uygulamasının bu ayarın kendi sürümü var, Google o adımları da aynı yardım sayfasında listeliyor.

Outlook’ta otomatik yanıtları nasıl açarım?

Windows için yeni Outlook’ta Görünüm sekmesine, sonra Görünüm ayarlarına, sonra Hesaplar’a, sonra Otomatik Yanıtlar’a gidin. Web’deki Outlook’ta bu Ayarlar, sonra Hesap, sonra Otomatik yanıtlar’dır. Anahtarı açın, Yanıtları yalnızca belirli bir süre için gönder’i işaretleyin ve bir başlangıç ile bitiş saati girin. Süreyi boş bırakırsanız yanıtlar siz kendiniz kapatana kadar devam eder, bir çoğu insanın martta hâlâ çalışan bir otomatik yanıtlayıcıyla sonuçlanmasının nedeni budur.

Dış göndericiler için bir Yanıtları yalnızca kişilere gönder seçeneği var, bir iş ya da okul hesabında ise kuruluşunuz dışındaki kişilerin hiç yanıt alıp almayacağını seçersiniz. Outlook kaç kez yazarlarsa yazsınlar her kişiye bir yokluk için bir yanıt gönderir.

Herkes aynı ofis dışı yanıtını mı almalı?

Herkese aynı şekilde cevap veren bir ofis dışı mesajı, en iyi müşterilerinize söylenen küçük bir yalandır.

Gerçekte onu kimin tetiklediğini düşünün. Perşembe için söz verdiğiniz dosyayı bekleyen müşteri. Bir bülten. Ödediğiniz bir araçtan gelen bir makbuz. Sizi hiç duymamış birinden soğuk bir teklif. Dördü de aynı kibar paragrafı alır; bu da müşterinize, kendi sesinizle, makbuzla aynı sırada olduğunu söyler. Ayrıca her soğuk teklife gelen kutusunun canlı olduğunu ve kimsenin izlemediğini söyler. En çok gerçek bir yanıtı hak eden kişi en az işe yarayanı alır, çünkü mesajın yabancılara da gönderilebilecek kadar belirsiz olması gerekiyordu.

Gmail ve Outlook’taki yalnızca kişiler kutusu biraz yardımcı olur. Ama kişiler listeniz müşteri listeniz değildir. Dişçinizi, size bir kanepe satan dükkânı ve hiç ödeme yapmamış üç yıl önceki bir müşteriyi içerir. Ve hiçbir araç bir acil e-postayı rutin bir e-postadan ayırt edemez, bu yüzden sitesi çöken müşteri “10’unda dönüyorum” mesajı alır ve siz dönene kadar hiçbir şey olmaz.

Uzaktayken yalnızca müşterilere nasıl otomatik yanıt veririm?

Yalnızca adresi değil, e-postayı okuyan bir şeye ihtiyacınız var. Üç seçenek şöyle karşılaştırılıyor.

OLL.E’yi bunun için kurduk. Şimdilik yalnızca Gmail ile çalışıyor, Outlook ile değil. Müşterileri izlemede tarif edersiniz (bir isim listesi, ya da canlı bir proje hakkında yazan herkes) ve her e-postanın ne dediğini okur: müşteriler dönüş tarihinizle bir otomatik yanıt alır, geri kalan herkes hiçbir şey almaz, acil olduğunu söyleyen bir e-posta ise telefonunuzu çalar. E-posta yanıtları iPhone’da ve Android’de aynı şekilde çalışır ve hiçbir e-posta içeriği saklanmaz. Daha fazlası için yalnızca müşteriler için e-posta otomatik yanıtı ve belirli e-postalar için telefon aramaları. Ücretsiz plan ayda 4 izleme ve 10 eylem verir, kart gerekmez; Pro 7 günlük denemeyle ayda 19,99 $’dır.