Автоответ на почту, который отвечает вашим клиентам, а не всем подряд

OLL.E читает каждое новое письмо в Gmail по смыслу и отвечает автоматически только на те письма, которые описывает ваше отслеживание, например «клиенты, спрашивающие о статусе» или «кто угодно, кто просит смету». Все остальные не получают ничего, а ответ — это либо утверждённый вами текст, либо короткий ответ, написанный под конкретное письмо.

Это работает одинаково на iPhone и Android, без брелока PinG, потому что отслеживание Gmail не зависит от уведомлений телефона. Сразу об ограничении: сегодня это работает только с Gmail. Outlook и другие почтовые сервисы не поддерживаются.

Автоответчик отпуска в Gmail отвечает всем, кто пишет в указанный период, одним и тем же сообщением, так что ваш лучший клиент и холодное рекламное письмо получают одно и то же «меня нет до понедельника». Для всех, кто продаёт своё время, мы считаем это неправильным ответом клиенту. Клиент, который спрашивает про срок, хочет услышать, что работа движется, а не где вы находитесь.

Как настроить автоответ на почту в OLL.E

1. Установите OLL.E на Android, iPhone или в браузере и подключите Gmail через вход Google, в разделе «Коннекторы».
2. Нажмите Monitor Now и опишите письма простыми словами: «Отвечай клиентам, которые пишут с вопросом о статусе». При желании добавьте, кого исключить («не рассылки», «не мой бухгалтер»).
3. Выберите действие «Автоответ», затем вставьте текст, который хотите отправлять, либо разрешите OLL.E самому писать короткий ответ на каждое письмо. При желании добавьте и другие действия: переслать, поставить метку, позвонить мне.

С этого момента каждое новое письмо сверяется с этой фразой. Если оно подходит — приходит ответ. Рассылка, в которой случайно упомянут статус проекта, подходить не должна, и то же касается спама.

Автоответ редко бывает единственным действием отслеживания. Вместе с ним OLL.E может переслать письмо кому угодно, поставить на него метку, пересказать длинную переписку и прислать вам брифинг, создать событие в Google Calendar (например, зарезервировать время, предложенное клиентом) или позвонить вам, если письмо срочное.

Кто этим пользуется

Консультант уезжает в отпуск на десять дней, но всё равно хочет, чтобы клиентам отвечали — а не те сорок холодных писем в неделю, которые приходят на публичный адрес. Её отслеживание отвечает только клиентам (она перечисляет их в фразе), сообщает, что она вернётся 14-го числа, и говорит всем, у кого что-то срочное, что письмо до неё дошло. Так и есть, потому что то же отслеживание звонит ей, если клиент пишет слово «срочно» или имеет это в виду.

В небольшом агентстве в общий почтовый ящик вперемешку приходят запросы на смету, счета, отклики на вакансии и предложения поставщиков. Запросы на смету быстро остывают. Здесь отслеживание отправляет короткий ответ всем, кто спрашивает цену, пересылает письмо тому, кто готовит сметы, и ставит метку «Смета», чтобы ничего не осталось непрочитанным под грудой чеков.

Фрилансер хочет, чтобы на письма о статусе отвечали так: «В работе, обновление к пятнице». Больше ничего. Настоящий отчёт он всё равно пишет сам, в пятницу; автоответ лишь избавляет клиента от вопроса, дошло ли письмо.

Основательница, которая привлекает инвестиции, получает письма от инвесторов вперемешку с вопросами о продукте и тикетами поддержки. Отслеживание для инвесторов вообще не отвечает автоматически: оно пересказывает переписку, присылает ей брифинг и звонит.

Три шаблона автоответа для начала

Для клиентов, которые спрашивают, как идут дела:

Спасибо, получил. Работа идёт по плану, полный отчёт пришлю к пятнице.

Для запроса на смету, который пришёл, когда никого нет на месте:

Спасибо, что обратились к нам. Кто-то из команды пришлёт вам цену в течение рабочего дня. Если у вас есть срок, напишите дату в ответ, и мы будем планировать с учётом неё.

Для ответа «вне офиса», который видят только клиенты:

Меня не будет до 14-го числа, почту проверяю раз в день. Ваше сообщение до меня дошло, а если оно не может ждать — напишите «срочно» в теме письма.

Ограничьтесь двумя фактами: вы это увидели и когда будет больше новостей.

Как настроить автоответ в Gmail без OLL.E

Если подойдёт одно сообщение для всех, используйте автоответчик отпуска в Gmail. На компьютере: «Настройки» → «Все настройки» → вкладка «Общие» → включить автоответчик отпуска, затем указать даты, тему и текст письма и нажать «Сохранить изменения». В приложении на Android это «Меню» → «Настройки» → ваш аккаунт → «Автоответчик отпуска». На iPhone — «Меню» → «Настройки», затем «Автоответчик отпуска» в разделе «Написание и ответ».

По данным Google, ответ обычно уходит человеку только при первом письме, затем повторно — если он напишет снова через четыре дня, пока автоответчик ещё включён, или после того, как вы измените сообщение. Есть галочка «отправлять только контактам». Письма, попавшие в спам, а также письма из рассылок, на которые вы подписаны, ответа не получают.

Чтобы в Gmail автоответ уходил конкретному отправителю, есть бесплатный обходной путь — шаблон плюс фильтр. Включите шаблоны в «Настройки» → «Все настройки» → «Дополнительно», сохраните ответ как шаблон, затем создайте фильтр (укажите адрес в поле «От») и отметьте «Отправить шаблон». Это работает без указания дат. Но срабатывает только на те слова и адреса, которые вы укажете, а Google говорит, что шаблоны можно настраивать и использовать только в Gmail на компьютере.

Когда Gmail — лучший выбор? Когда вам действительно нужно сказать одно и то же всем: двухнедельный отпуск без ожидающих клиентов — самый очевидный случай. Автоответчик отпуска бесплатный и настраивается за минуту. Для нескольких известных адресов и одного фиксированного ответа фильтр с шаблоном тоже подойдёт.

Чего это не умеет

Отслеживается только Gmail. Если ваша рабочая почта на Outlook или другом сервисе, сегодня OLL.E не сможет на неё отвечать.

Ответ зависит от того, что описано в отслеживании, так что расплывчатая фраза даёт расплывчатый результат. «Важные письма» — это догадка; «клиенты, спрашивающие, готовы ли файлы логотипа» — правило, которому OLL.E может следовать. На бесплатном тарифе ещё и 10 действий в месяц, и каждый автоответ расходует одно из них, так что для загруженного ящика нужен Pro. А если вы предпочитаете, чтобы ничего не отправлялось без вас, оставьте ответ черновиком, который вы читаете первым.