Сообщение «нет на месте»: 15 шаблонов, которые звучат как от живого человека

Хорошее сообщение «нет на месте» говорит, когда вы вернётесь и что будет со срочным до этого момента. Назовите человека, к которому писать вместо вас, или прямо скажите, что вас никто не подменяет, и дайте способ связаться с вами, если дело правда не может ждать. Всё остальное (куда вы уехали, как сильно вам был нужен отдых, извинения за неудобства) — это лишнее, и именно его пролистывают в поисках даты.

Ниже 15 шаблонов, которые можно скопировать, по причине отсутствия. Дальше — точные шаги для Gmail и Outlook, и почему я бы никогда не отправил один и тот же текст всем подряд.

Что писать в сообщении «нет на месте»?

Обычно три вещи, в три строки.

День, когда вы вернётесь, как день недели и дата. «Понедельник, 10 ноября» работает. «На следующей неделе» ничего не говорит тому, кто читает это в пятницу. Затем — к кому обращаться вместо вас, с полным адресом почты, а не «мой коллега». Затем скажите, читаете ли вы почту вообще, чтобы никто не сидел в ожидании ответа, которого не будет.

Пропустите причину, если она не помогает читателю. «На конференции» говорит клиенту, что вы можете ответить вечером. «Личные обстоятельства» не говорит ничего и заставляет гадать.

И не обещайте ответить на все письма в день возвращения. Вы не успеете, и клиент, который вам поверил, это заметит.

Как выглядит удачный пример сообщения «нет на месте»?

Вот пятнадцать штук. Меняйте то, что в квадратных скобках. Они короткие намеренно, потому что автоответчик никто не дочитывает до конца.

Отпуск

Здравствуйте, я в отпуске до [понедельника, 10 ноября], и почту не проверяю. Если дело срочное, [Саша] по адресу [sasha@company.com] поможет. Иначе отвечу, когда вернусь. [Ваше имя]

Спасибо за письмо. Я в поездке, связь нестабильная, до [даты], так что раньше этого срока не увижу ваше сообщение. По вопросам о [проекте] пишите [имени] на [почту]. На остальное отвечу на неделе после возвращения.

Здравствуйте, я ухожу в настоящий отдых до [даты]. Меня никто не подменяет, так что если что-то действительно срочное, напишите мне на [номер], я буду смотреть раз в день. Остальное подождёт до моего возвращения.

Конференция или рабочая поездка

Я на [мероприятии] в [городе] до [даты], поэтому отвечаю медленно и в основном по вечерам. Если нужно что-то сегодня, у [имени] ([почта]) есть все детали.

На этой неделе я на [мероприятии]. Если вы тоже там, напишите время, и встретимся за кофе. Если нет, я снова за столом [дата].

Декретный или родительский отпуск

Я в родительском отпуске до [месяца]. Почту не читаю вовсе. [Имя] ведёт мою работу и моих клиентов, пока меня нет: [почта]. Если нужен лично я, напишите снова после [месяца], и я это увижу.

Больничный

Сегодня на больничном, завтра, если повезёт, вернусь. Всё срочное — [имени] на [почту].

Выходные и нерабочее время, для фрилансеров

Спасибо за сообщение. Я работаю с понедельника по пятницу, с 9 до 18 [часовой пояс], и отвечу в понедельник утром. Если сайт лёг или что-то сломалось перед запуском, звоните [номер].

Вы застали меня вне рабочего времени. Я снова открываю почту в 9 утра [часовой пояс] и сначала отвечаю клиентам. Присылать повторно не нужно.

Период отработки и после увольнения

Я заканчиваю работу в [компании] [дата] и передаю дела [имени]. Чтобы ничего не потерялось, ставьте с этого момента [почту] в копию всего нового.

Я ушёл(ушла) из [компании]. Этот ящик никто не читает, и ваше письмо не пересылается. Пишите [имени] на [почту] — этот человек принял мои дела. Было приятно работать с вами.

Короткое, для клиентов

Меня не будет до [даты]. [Имя] ведёт ваш проект и ответит на всё: [почта].

Для своей команды

Не на месте до [даты]. Вопросы по дизайну — [имени], по счетам — [имени]. Заметки по всему текущему — в [папке]. Не ждите меня для согласований, [имя] может подписать вместо меня.

Два с юмором

Шутка работает только с теми, кто вас уже знает. Ни один из этих двух не отправляйте новому клиенту.

Я в отъезде до [даты], без ноутбука — решение, о котором я пожалею уже во вторник. Если это срочно, [имя] на [почту] поможет. А если это встреча, которая могла бы быть письмом, хорошая новость: теперь так и есть.

Ваше письмо встало в очередь из нескольких сотен, любовно отсортированную по тому, сколько раз в каждом встречается «один быстрый вопрос». Вернусь [дата]. [Имя] на [почту] обгорел(а) на солнце меньше меня и сможет помочь быстрее.

Как настроить «нет на месте» в Gmail?

В Gmail это называется автоответчиком отпуска. На компьютере:

1. Откройте Gmail, нажмите «Настройки» в правом верхнем углу, затем «Все настройки».
2. На вкладке «Общие» прокрутите до раздела «Автоответчик отпуска» и выберите «Автоответчик отпуска включён».
3. Заполните диапазон дат, тему и текст сообщения.
4. Если хотите, чтобы его получали только ваши контакты, отметьте галочку под сообщением.
5. Нажмите «Сохранить изменения» внизу страницы.

Он начинает действовать в 00:00 в день начала и останавливается в 23:59 в день окончания, если вы не выключите его раньше. Пока он включён, вверху почтового ящика висит баннер со ссылкой «Завершить сейчас».

Пара вещей удивляет людей. В большинстве случаев Gmail отправляет ответ только при первом письме от человека, а затем снова — если тот же человек напишет через четыре дня, пока автоответчик всё ещё включён, или после того, как вы изменили текст. Письма, попавшие в спам, или пришедшие из рассылки, на которую вы подписаны, ответа не получают вообще. У приложения Gmail на Android и iPhone есть своя версия этой настройки, и Google описывает те же шаги на той же справочной странице.

Как включить автоматические ответы в Outlook?

В новом Outlook для Windows перейдите на вкладку «Вид», затем «Параметры представления», затем «Учётные записи», затем «Автоответы». В Outlook в браузере это «Настройки», затем «Учётная запись», затем «Автоматические ответы». Включите переключатель, отметьте «Отправлять ответы только в течение периода» и укажите время начала и окончания. Не указывайте период — и ответы будут идти, пока вы сами их не выключите, именно так и получается автоответчик, всё ещё работающий в марте.

Есть опция «Отправлять ответы только контактам» для внешних отправителей, а на рабочем или учебном аккаунте вы сами решаете, получают ли ответ люди вне вашей организации вообще. Outlook отправляет каждому человеку один ответ за всё отсутствие, сколько бы раз он ни написал.

Должны ли все получать одно и то же сообщение «нет на месте»?

Сообщение «нет на месте», которое отвечает всем одинаково, — это маленькая ложь вашим лучшим клиентам.

Подумайте, кто на самом деле его запускает. Клиент, ждущий файл, который вы обещали прислать в четверг. Рассылка. Чек от сервиса, за который вы платите. Холодное предложение от того, кто о вас впервые слышит. Все четверо получают один и тот же вежливый абзац, который говорит вашему клиенту, вашим же голосом, что он в одном ряду с чеком. А ещё он говорит каждому холодному предложению, что ящик живой и за ним никто не следит. Человек, который больше всех заслуживал настоящего ответа, получает самый бесполезный, потому что сообщение пришлось сделать достаточно расплывчатым, чтобы отправить незнакомцам.

Галочка «только контактам» в Gmail и Outlook немного помогает. Но список контактов — это не список клиентов. В нём ваш стоматолог, магазин, где вы купили диван, и клиент трёхлетней давности, который так и не заплатил. И ни один из инструментов не отличит срочное письмо от обычного, так что клиент, у которого лёг сайт, получит «вернусь 10-го», и ничего не произойдёт, пока не вернётесь вы.

Как отвечать автоматически только клиентам, пока меня нет?

Нужно что-то, что читает письмо, а не только адрес. Вот как сравниваются три варианта.

Мы построили OLL.E именно для этого. Пока он работает только с Gmail, не с Outlook. Вы описываете клиентов в отслеживании (список имён или кто угодно, кто пишет про текущий проект), и он читает, что говорится в каждом письме: клиенты получают автоответ с датой вашего возвращения, остальные — ничего, а письмо, где сказано, что это срочно, звонит вам на телефон. Автоответы на почту работают одинаково на iPhone и Android, и содержимое писем не сохраняется. Подробнее — в автоответе на почту только для клиентов и звонках для конкретных писем. Бесплатный тариф даёт 4 отслеживания и 10 действий в месяц без карты; Pro стоит 19,99 $ в месяц с 7-дневным пробным периодом.