Notificações do Outlook sem funcionar? Resolva-as no iPhone, Android e computador

A aplicação do Outlook no telemóvel só notifica sobre correio novo na Caixa de Entrada Prioritária, a menos que diga o contrário, por isso tudo o que ela classifica como Outros chega sem som. Essa única predefinição explica a maioria das queixas de «alguns e-mails notificam, outros não». Abra o Outlook, vá a Definições, depois Notificações, e defina o Correio para Tudo em cada conta.

Se não notificar nada de todo, o bloqueio costuma estar mais abaixo, no Não Incomodar do próprio Outlook ou na permissão do telemóvel para a aplicação. As soluções abaixo estão divididas por dispositivo. Trabalho no OLL.E, uma aplicação que consegue transformar uma notificação do Outlook numa chamada telefónica, e no iPhone só consegue fazer isso com o nosso porta-chaves PinG, porque o iOS mantém as notificações de uma aplicação escondidas de todas as outras. No Android lê-as diretamente.

Um e-mail novo tem de passar por quatro filtros antes de o telemóvel fazer barulho. Primeiro, o nível de notificação da conta dentro do Outlook (Tudo, Caixa de Entrada Prioritária, Pessoas Favoritas ou Nenhum). Depois, o Não Incomodar interno do Outlook. Depois, o interruptor do próprio telemóvel para a aplicação Outlook. E no iPhone, por fim, o Foco que estiver ativo. Qualquer um deles pode eliminar o alerta, e nenhum lhe diz que o fez. Por isso verifica-os por essa ordem, e para no primeiro que estiver errado.

Porque não recebo notificações do Outlook no meu iPhone?

Comece dentro do Outlook, não nas Definições do iPhone. Na maior parte das vezes o telemóvel está a fazer o que o Outlook lhe pediu.

No Outlook, abra o menu no canto superior esquerdo, toque em Definições no fundo, depois Notificações e Sons. Em Correio, veja o nível de cada conta. Prioritária é a predefinição. Escolha Tudo se quiser que todos os e-mails notifiquem.

De volta ao menu, procure o ícone do sino. É o Não Incomodar do Outlook, e se estiver ativo, encontrou o problema.

A seguir, o próprio iPhone. Abra Definições, depois Notificações, desça até Outlook e confirme que Permitir Notificações está ativo. Se isso estiver bem e o Outlook continuar em silêncio, abra Definições, depois Foco, escolha o Foco que usa e veja se o Outlook está permitido em Apps. O Resumo Agendado também pode reter alertas; está em Definições, depois Notificações, depois Resumo Agendado.

As contas de trabalho têm uma armadilha extra. Contas de trabalho em planos empresariais do Microsoft 365 podem ter um horário de Silêncio (Certas Horas ou o Dia Todo) que silencia em conjunto as notificações móveis do Teams e do Outlook, embora os lembretes de calendário continuem a chegar. Se definiu horas de silêncio no Teams uma vez e se esqueceu, o Outlook também fica em silêncio. Encontra isto em Notificações e Sons, depois na opção de Não Incomodar dessa conta, depois Durante o Silêncio.

O som da notificação no iPhone vive no mesmo ecrã. Em Correio, toque em Som e escolha um, ou escolha Desligado. O Calendário tem a sua própria definição de Som ao lado, onde os alertas de calendário do Outlook ganham o seu tom.

Notificações do Outlook não funcionam no Android

O Android usa os mesmos menus dentro do Outlook, com um rótulo mudado. O ecrã chama-se Notificações, não Notificações e Sons. Defina o Correio para Tudo em cada conta, verifique o sino do Não Incomodar, e escolha um som em Correio, depois Som.

Depois o telemóvel. A própria ajuda da Microsoft diz que também pode ser preciso mudar a definição do Outlook nas definições de notificação do Android, e é aí que as pessoas ficam presas, porque o Android permite que uma aplicação esteja autorizada em geral enquanto uma das suas categorias está desligada. Abra as Definições, procure por Notificações, encontre o Outlook na lista de aplicações e abra-o. Todas as categorias de correio devem estar ativas.

Notificações do Outlook não aparecem no computador

Num PC há agora dois Outlooks, mais a versão web, e cada um tem o seu próprio interruptor. O Windows fica por cima de todos eles.

Outlook clássico: vá a Ficheiro, depois Opções, depois Correio. Em Chegada de mensagens, assinale Apresentar um Alerta no Ambiente de Trabalho. A mesma secção tem uma caixa Reproduzir um som. Para mudar o som em si, saia do Outlook, abra o Painel de Controlo e procure por Som. No separador Sons, em Eventos de Programa, selecione Notificação de Nova Mensagem e clique em Procurar. Só aceita ficheiros .wav, por isso um .mp3 não funciona.

Novo Outlook: vá a Ver, depois Definições de Visualização, depois Geral, depois Notificações, e ative o Correio e o Calendário. Escolha um som personalizado em Correio, depois Reproduzir Som.

Outlook na web: Definições, depois Geral, depois Notificações. Expanda Correio ou Calendário para escolher como os alertas aparecem e se tocam um som.

Se tudo isso estiver ativo e nada aparecer, verifique o Windows. Abra Definições, depois Sistema, depois Notificações, confirme que as notificações estão ativas e que o Outlook está permitido na lista de aplicações. Dois pormenores da Microsoft explicam os casos estranhos. Os alertas no ambiente de trabalho não aparecem enquanto uma conta está a sincronizar pela primeira vez ou durante um Enviar/Receber manual. E uma regra que move correio para fora da Caixa de Entrada pode impedir o alerta para esse correio, o que apanha quem filtra clientes para pastas.

A Caixa de Entrada Prioritária é a razão de alguns e-mails nunca notificarem

A Caixa de Entrada Prioritária esconde os e-mails que as pessoas mais precisam de ver, e a maioria dos utilizadores nunca percebe porquê. A Microsoft diz que olha para as pessoas com quem interage e filtra fontes ruidosas, como correio gerado automaticamente ou em massa. Isso parece razoável até listar o que uma pessoa a trabalhar está mesmo à espera. Uma fatura de um sistema de faturação é gerada automaticamente, e o mesmo acontece a um contrato enviado através de um serviço de assinatura. É esse o tipo de correio que o filtro costuma empurrar para Outros. Um primeiro e-mail de um cliente novo tem o mesmo problema pelo outro lado: vem de alguém a quem nunca escreveu.

No telemóvel, Outros significa nenhuma notificação por predefinição. No iOS o número do emblema também segue a Prioritária. Por isso o e-mail não se perde, fica apenas em silêncio, e só o encontra quando por acaso toca no separador Outros.

A correção mais rápida é definir as notificações de Correio para Tudo, o que deixa a ordenação como está e só muda o que notifica. Se gostar da ordenação, treine-a: abra uma mensagem que caiu em Outros, toque nos três pontos, toque em Mover para a Caixa de Entrada Prioritária, depois Mover Sempre, e o correio futuro desse remetente passa a ir para a Prioritária. Ou desligue a ordenação. No telemóvel é Definições, depois Correio, depois o interruptor da Caixa de Entrada Prioritária. No novo Outlook é Ver, depois Definições de Visualização, depois Correio, depois Lista de Mensagens, onde desmarca Ordenar mensagens em Prioritária e Outros. O Outlook clássico tem Mostrar Caixa de Entrada Prioritária no separador Ver.

Uma chamada telefónica para os e-mails do Outlook que importam

Mesmo com o Correio definido para Tudo, uma notificação do Outlook é uma faixa que desaparece debaixo das vinte seguintes. O OLL.E não se liga à sua conta Outlook; a sua única ligação de e-mail é o Gmail. O que consegue fazer é ler as notificações que a aplicação Outlook mostra no seu telemóvel, diretamente no Android e através do porta-chaves PinG no iPhone. Escreve uma vigilância como uma frase, nomeando um cliente ou o assunto que lhe interessa, como «fatura» ou «contrato», e quando uma notificação corresponder, liga-lhe ou toca um alarme e envia um resumo. Como funciona a partir das notificações, o Outlook tem de estar a notificar, antes de mais, por isso defina o Correio para Tudo antes de confiar nisto.

Não responde a e-mails do Outlook por si. As respostas automáticas por e-mail só funcionam com o Gmail.

Se o seu problema com o Outlook é uma definição, os passos acima resolvem-no sem instalar nada, e a versão para Gmail deste guia está em notificações do Gmail que não funcionam. Se o problema é que uma faixa é fácil de perder, o OLL.E transforma os e-mails do Outlook que nomear numa chamada. No Android não precisa de nada extra. No iPhone precisa do PinG, o porta-chaves, que é uma compra à parte. Há um período de teste de 7 dias do Pro (19,99 US$ por mês), e um plano gratuito depois disso.