Resposta automática a clientes no WhatsApp a partir de uma conta pessoal: três vias, e o que cada uma falha

A partir de uma conta pessoal do WhatsApp, a única resposta automática que o próprio WhatsApp oferece é mudar o seu número para a aplicação WhatsApp Business e ativar as Mensagens de ausência. No Android pode saltar isso e usar uma aplicação que lê a notificação a chegar e responde através dela; no iPhone nenhuma aplicação consegue fazer isso, por isso fica com um Atalho que dispara você mesmo, ou com a aplicação Business.

Cada uma funciona de forma diferente, e como funciona decide o que não consegue fazer. Construímos uma quarta via, o OLL.E, que responde só aos clientes que estão à sua espera (no iPhone precisa do porta-chaves PinG, e as respostas são rascunhos que confirma); tem uma secção quase no final.

Posso automatizar mensagens no WhatsApp?

Oficialmente, em dois sítios. A aplicação gratuita WhatsApp Business tem Mensagens de ausência, Mensagens de saudação e Respostas rápidas. A WhatsApp Business Platform (a que as pessoas chamam «a API») é uma ligação do lado do servidor que a Meta vende a empresas: as mensagens passam pela nuvem da Meta em vez de pelo seu telemóvel, precisa do seu próprio número e de uma conta de empresa verificada pela Meta, e é paga por mensagem. Não serve para uma conta pessoal.

Tudo o resto é um atalho construído sobre as notificações do seu telemóvel.

Como ponho uma mensagem de ausência no WhatsApp?

Instale o WhatsApp Business, registe-se com o mesmo número, e as suas conversas passam para lá. A aplicação pessoal deixa de funcionar com esse número, por isso isto é uma troca, não um extra.

Por dentro, uma Mensagem de ausência é uma funcionalidade da própria aplicação Business: quando chega uma conversa, a aplicação verifica o seu horário e a lista de destinatários e envia o texto a partir do seu telemóvel. O telemóvel tem de estar ligado e online, e nada é enviado enquanto tiver essa conversa aberta.

1. No WhatsApp Business, abra as definições da aplicação, encontre Ferramentas Comerciais e toque em Mensagem de ausência. Onde fica Ferramentas Comerciais varia um pouco entre Android e iPhone.
2. Ative Enviar mensagem de ausência e escreva o texto.
3. Escolha um horário: Enviar sempre, Horário personalizado, ou Fora do horário de expediente (que usa o horário do seu perfil comercial).
4. Escolha os destinatários: Todos, Todos os que não estão nos contactos, Todos exceto…, ou Enviar só a…
5. Configure as Respostas rápidas no mesmo menu de Ferramentas Comerciais: escreva / em qualquer conversa e uma resposta guardada aparece. Essas são manuais, não automáticas.

O que isto falha: todos na lista recebem o mesmo texto. A sua mãe, o encanador e o cliente cuja fatura está em atraso leem todos «Obrigado pela sua mensagem, estou ausente». «Enviar só a» restringe a uma lista de contactos, mas a lista é quem eles são, não o que escreveram. Grátis, e o único método a que o WhatsApp nunca vai opor-se.

Como configuro resposta automática no WhatsApp sem conta Business (Android)

O WhatsAuto e o AutoResponder for WA fazem isso numa conta pessoal normal, e o truque é simples depois de o ver. O Android deixa uma aplicação com acesso a Notificações ler cada notificação à medida que chega, e as notificações do WhatsApp trazem uma ação de Responder, a mesma que usa a partir do ecrã de bloqueio. A aplicação de resposta lê o remetente e o texto da notificação e envia a sua resposta para essa ação, por isso o WhatsApp envia-a como se a tivesse escrito.

Se não aparecer nenhuma notificação, nada acontece. Uma conversa silenciada, uma conversa que tem aberta no ecrã, um telemóvel que matou a aplicação durante a noite para poupar bateria: sem notificação, sem resposta. A aplicação só vê o texto da notificação, não a conversa inteira, por isso a correspondência é por nome de contacto e palavra-chave. E o iOS não tem nenhuma permissão equivalente, por isso estas aplicações são só para Android.

A configuração é mais ou menos igual em todas. Instale, abra a aplicação, deixe-a levá-lo ao ecrã de Acesso a notificações (ou abra as Definições e procure por Acesso a notificações) e ative-o, depois escreva regras: um contacto ou grupo, um gatilho (qualquer mensagem, ou uma palavra-chave como «ficheiros» ou «fatura»), e o texto da resposta. Acrescente um tempo de espera para que a mesma pessoa não receba a mesma resposta automática nove vezes numa hora, teste-a enviando-se uma mensagem de um segundo telemóvel ou do de um amigo, e confirme que a pequena notificação da própria aplicação fica fixada na barra, porque no momento em que o Android para de a deixar correr em segundo plano, as suas regras também param, normalmente durante a noite, que é exatamente quando as queria. As duas aplicações são gratuitas com anúncios, com níveis pagos para mais regras.

É possível responder automaticamente no WhatsApp no iPhone?

Nenhuma aplicação consegue.

O iOS não deixa uma aplicação ler as notificações de outra em segundo plano, e não há nenhuma ação de Responder que uma aplicação possa premir em seu nome. Uma ficha na App Store que prometa isso é um tutorial da aplicação Business disfarçado, ou um atalho.

A via dos Atalhos é real mas manual. Pode construir um atalho que abra o WhatsApp com uma mensagem pré-escrita para um contacto escolhido e colocá-lo num Foco ou no Ecrã Principal, mas os Atalhos não conseguem ver as notificações do WhatsApp, por isso corre-o você mesmo. Teste se envia por conta própria ou espera pelo seu toque antes de confiar nisso.

Que método de resposta automática do WhatsApp deve usar?

Qual é a melhor mensagem de resposta automática para o WhatsApp?

Uma que pareça sua e que diga quando vai mesmo responder. Ninguém ficou nunca tranquilo com «Valorizamos a sua mensagem e responderemos o mais brevemente possível». Cinco que pode colar e editar; mantenha-as com menos de três linhas, a outra pessoa está a ler num ecrã de bloqueio.

• Recebi. Estou em reuniões até às 16h e respondo com atenção depois disso. Se não puder esperar, ligue-me.
• Vi a sua mensagem, obrigado. Estou de folga hoje e volto amanhã às 9h. É a primeira pessoa na lista.
• A tratar disso. Os ficheiros são para si na quinta-feira ao meio-dia, como acordado, e escrevo-lhe no minuto em que estiverem prontos.
• Já passa das 22h aqui, por isso trato disso a primeira coisa de manhã. Se algo estiver mesmo avariado agora, ligue-me.
• Ausente até segunda-feira. Não a ignorar, só não estou perto do computador. Resposta na segunda de manhã.

Uma mensagem curta com uma hora lê-se como ocupado, não como automatizado.

Responder automaticamente a todos é pior do que não responder a ninguém. Um amigo recebe ruído. Um estranho descobre que o seu número está ativo. O cliente que fez uma pergunta específica e recebeu «estou ausente» percebe, e magoa. A versão útil responde só às pessoas que estão à sua espera, e diz algo que corresponde ao que perguntaram.

Uma quarta via: responder só aos clientes que estão à sua espera

No Android, o OLL.E usa o mesmo acesso a notificações das aplicações de resposta, mas faz a correspondência pelo significado, não por uma palavra-chave. Escreve a vigilância da forma como a diria em voz alta: «um cliente a perguntar quando os ficheiros estão prontos», «um cliente VIP», «alguém do projeto Henderson a cobrar uma fatura». Quando uma notificação do WhatsApp corresponde, pode enviar uma resposta que aprovou antecipadamente ou uma curta que se ajusta à conversa, e para as que importam pode tocar um alarme ou fazer uma chamada telefónica real. Tudo o resto vai para uma Pré-seleção silenciosa que nunca vibra.

No iPhone aplica-se a nós a mesma regra do iOS que a todos os outros. O PinG é um porta-chaves Bluetooth que retransmite as notificações do seu telemóvel para o OLL.E e toca no seu próprio altifalante. Com o PinG tem a vigilância e o alarme; as respostas voltam como rascunhos, um toque para enviar. As vigilâncias de Gmail, Upwork e Calendar não precisam de porta-chaves no iPhone.

Se preferir não montar a via do Android você mesmo, o OLL.E (a nossa aplicação) é a quarta via. Vigia as suas notificações do WhatsApp, identifica os clientes que estão à sua espera, responde com o texto que aprovou ou uma resposta curta que se ajusta, e pode ligar-lhe ou tocar um alarme para as que importam. Não responde a todos, e nunca responde a menos que associe uma ação de resposta. Não custa nada experimentar: quatro vigilâncias no plano gratuito, sem cartão; o Pro custa 19,99 US$ por mês com um período experimental de 7 dias. No iPhone, vigiar o WhatsApp precisa do porta-chaves PinG, um extra que compra uma só vez, e as respostas são rascunhos que confirma.