Resposta automática de e-mail que responde aos seus clientes, não a todo mundo

O OLL.E lê cada novo e-mail do Gmail pelo que ele significa e responde automaticamente só aos e-mails que sua vigilância descreve, como “clientes perguntando sobre uma atualização” ou “qualquer um pedindo um orçamento”. Todo o resto não recebe nada, e a resposta é um texto que você aprovou ou uma resposta curta escrita para aquele e-mail específico.

Funciona igual no iPhone e no Android, sem precisar do chaveiro PinG, porque as vigilâncias de Gmail não dependem das notificações do celular. Um limite primeiro: hoje ele funciona só com o Gmail. Outlook e outros provedores não são compatíveis.

O respondedor automático de férias do Gmail responde qualquer um que escrever durante o período configurado, com uma única mensagem fixa, então seu melhor cliente e uma oferta de venda fria recebem o mesmo “estou fora até segunda-feira”. Para quem vende o próprio tempo, achamos essa a resposta errada para mandar a um cliente. Um cliente perguntando sobre um prazo quer ouvir que o trabalho está andando, não onde você está.

Como configurar uma resposta automática de e-mail no OLL.E

1. Instale o OLL.E no Android, no iPhone ou na web e conecte o Gmail com o login do Google, em Conectores.
2. Toque em Monitor Now e descreva os e-mails com suas próprias palavras: “Responda automaticamente aos clientes que mandarem e-mail perguntando sobre uma atualização.” Acrescente quem deixar de fora, se quiser (“não newsletters”, “não meu contador”).
3. Escolha a ação Resposta automática, depois cole o texto que quer enviar ou deixe o OLL.E escrever uma resposta curta para cada e-mail. Acrescente mais ações se quiser: encaminhar, marcar com etiqueta, me ligar.

Dali em diante, cada novo e-mail é comparado com essa frase. Um e-mail que combina recebe a resposta. Uma newsletter que por acaso menciona uma atualização não deveria combinar, e o mesmo vale para spam.

A resposta automática raramente é a única coisa que uma vigilância faz. Junto com ela, o OLL.E pode encaminhar o e-mail para qualquer pessoa, colocar uma etiqueta nele, resumir uma conversa longa e te enviar um resumo, criar um evento no Google Calendar (reservando a vaga que um cliente propôs, por exemplo), ou ligar para você se o e-mail for urgente.

Quem usa

Uma consultora que vai tirar dez dias de férias ainda quer que os clientes sejam respondidos, mas não os quarenta e-mails frios por semana que vêm com um endereço público. A vigilância dela responde só aos clientes (ela os nomeia na frase), diz que ela volta no dia 14, e avisa a quem tiver algo urgente que o e-mail chegou até ela. E chega mesmo, porque a mesma vigilância liga para ela se um cliente escrever a palavra “urgente” ou quiser dizer isso.

Em uma agência pequena, a caixa de entrada compartilhada recebe pedidos de orçamento misturados com faturas, candidaturas a vagas e propostas de fornecedores. Pedidos de orçamento esfriam rápido. Aqui a vigilância envia uma resposta provisória a quem pergunta o preço, encaminha o e-mail para quem escreve os orçamentos e marca com a etiqueta “Orçamento”, para que nada fique sem ler embaixo de uma pilha de recibos.

Um freelancer quer que os e-mails pedindo atualização sejam respondidos com “Já estou cuidando, atualização até sexta.” Só isso. Ele mesmo ainda escreve a atualização de verdade, na sexta; a resposta automática só evita que o cliente fique se perguntando se o e-mail chegou.

Uma fundadora captando investimento recebe e-mails de investidores misturados com perguntas sobre o produto e chamados de suporte. A vigilância para investidores não faz nenhuma resposta automática: ela resume a conversa, manda o resumo para ela e liga.

Três modelos de resposta automática para começar

Para clientes perguntando como as coisas estão:

Obrigado, recebi. O trabalho está no prazo e você vai ter uma atualização completa minha até sexta.

Para um pedido de orçamento que chega quando ninguém está na mesa:

Obrigado por perguntar para a gente. Alguém da equipe vai te mandar um preço ainda dentro do horário comercial. Se você tiver um prazo, responda com a data e vamos planejar em torno dela.

Para uma resposta de ausência que só os clientes veem:

Estou fora até o dia 14 e conferindo e-mail uma vez por dia. Sua mensagem chegou até mim, e se não puder esperar, responda com “urgente” no assunto.

Mantenha em dois fatos: você viu, e quando vão saber mais.

Como configurar a resposta automática no Gmail sem o OLL.E

Se uma única mensagem para todo mundo for suficiente, use o respondedor automático de férias do Gmail. No computador: Configurações, Ver todas as configurações, a aba Geral, ative o Respondedor automático de férias, depois o período de datas, o assunto e a mensagem, e Salvar alterações. No aplicativo Android é Menu, Configurações, sua conta, Respondedor automático de férias. No iPhone é Menu, Configurações, depois Respondedor automático de férias em Escrever e responder.

O Google diz que a resposta geralmente vai para uma pessoa só na primeira vez que ela escreve, depois de novo se ela mandar e-mail quatro dias depois e o respondedor ainda estiver ativo, ou depois que você editar a mensagem. Existe uma opção para enviar só para os seus contatos. Mensagens que caem no spam, ou que vêm por uma lista de e-mails que você assina, não recebem resposta.

Para uma resposta automática do Gmail para um remetente específico, a alternativa gratuita é um modelo mais um filtro. Ative os modelos em Configurações, Avançado, salve sua resposta como um modelo, depois crie um filtro (coloque o endereço em De) e marque “Enviar modelo”. Funciona sem precisar de datas. Só que ele combina apenas com as palavras e os endereços que você digitar, e o Google diz que os modelos só podem ser configurados e usados pelo Gmail no computador.

Quando o Gmail é a melhor escolha? Quando você realmente quer que todo mundo receba a mesma mensagem, sendo um caso óbvio duas semanas de férias sem clientes esperando por você. O respondedor de férias não custa nada e leva um minuto. Para um punhado de endereços conhecidos e uma resposta fixa, o filtro com modelo também serve bem.

O que ele não consegue fazer

Ele vigia só o Gmail. Se o seu e-mail de trabalho é no Outlook ou em outro provedor, o OLL.E não consegue responder a ele hoje.

Ele responde ao que a vigilância descreve, então uma frase vaga traz resultados vagos. “E-mails importantes” é um chute; “clientes perguntando quando os arquivos do logotipo ficam prontos” é uma regra que o OLL.E consegue seguir. No plano Grátis você também tem 10 ações por mês, e cada resposta automática usa uma, então uma caixa de entrada movimentada precisa do Pro. E se você preferir que nada seja enviado sem você, deixe a resposta como um rascunho que você lê antes.