Mensagem de ausência: 15 modelos que parecem escritos por uma pessoa

Uma boa mensagem de ausência diz quando você volta e o que acontece com algo urgente até lá. Nomeie a pessoa a quem escrever em vez de você, ou diga claramente que ninguém está cobrindo e dê um jeito de te encontrar se for mesmo impossível esperar. Todo o resto (para onde você foi, o quanto você precisava da pausa, um pedido de desculpas pelo transtorno) é enchimento, e enchimento é o que as pessoas rolam para passar enquanto procuram a data.

Abaixo estão 15 modelos para você copiar, organizados pelo motivo da sua ausência. Depois, os passos exatos para Gmail e Outlook, e por que eu nunca mandaria o mesmo para todo mundo.

O que devo dizer em uma mensagem de ausência?

Três coisas, geralmente em três linhas.

O dia em que você volta, escrito como um dia da semana e uma data. “Segunda-feira, 10 de novembro” funciona. “Semana que vem” não quer dizer nada para quem lê na sexta-feira. Depois, quem procurar no seu lugar, com o endereço de e-mail completo, não “minha colega”. Depois, diga se você está lendo e-mail de alguma forma, para que ninguém fique esperando uma resposta que não vai chegar.

Pule o motivo a menos que ele ajude quem está lendo. “Em uma conferência” diz a um cliente que você talvez responda à noite. “Assuntos pessoais” não diz nada e só faz a pessoa ficar se perguntando.

E não prometa responder todo e-mail no dia em que voltar. Você não vai conseguir, e o cliente que acreditou em você vai notar.

Qual é um exemplo de uma boa mensagem de ausência?

Aqui vão quinze. Troque o que está entre colchetes. Elas são curtas de propósito, porque ninguém lê uma resposta automática até o fim.

Férias

Oi, estou de férias até [segunda-feira, 10 de novembro] e não estou lendo e-mail. Se não puder esperar, [Sam] em [sam@empresa.com] pode ajudar. Fora isso, respondo quando voltar. [Seu nome]

Obrigado pelo seu e-mail. Estou viajando com sinal instável até [data], então não vou ver isso antes disso. Para qualquer coisa sobre [projeto], escreva para [nome] em [e-mail]. Todo o resto recebe resposta na semana em que eu voltar.

Oi, estou tirando uma pausa de verdade até [data]. Ninguém está me cobrindo, então se algo for realmente urgente, me mande uma mensagem em [número] e eu vejo uma vez por dia. Todo o resto espera até eu voltar.

Conferência ou viagem de trabalho

Estou no [evento] em [cidade] até [data], então as respostas vão ser lentas e, na maioria das vezes, à noite. Se precisar de algo hoje, [nome] ([e-mail]) tem os detalhes.

Estou no [evento] esta semana. Se você também estiver, responda com um horário e vamos tomar um café. Se não estiver, volto para a mesa em [data].

Licença parental

Estou em licença parental até [mês]. Não vou ler e-mail de jeito nenhum. [Nome] está cuidando do meu trabalho e dos meus clientes enquanto estou fora: [e-mail]. Se precisar falar comigo pessoalmente, escreva de novo depois de [mês] e eu vou ver.

Dia de doença

De folga hoje por causa de um mal-estar, volto amanhã se tudo der certo. Qualquer coisa urgente, mande para [nome] em [e-mail].

Fins de semana e fora do horário, para freelancers

Obrigado pela sua mensagem. Trabalho de segunda a sexta, das 9h às 18h [fuso horário], e respondo na segunda de manhã. Se um site no ar ou um lançamento quebrar, ligue para [número].

Você me pegou fora do horário. Abro a caixa de entrada de novo às 9h [fuso horário] e respondo aos clientes primeiro. Não precisa mandar de novo.

Aviso prévio, e depois que você sair

Estou encerrando na [empresa] em [data] e passando meu trabalho para [nome]. Para não perder nada, copie [e-mail] em qualquer coisa nova a partir de agora.

Saí da [empresa]. Ninguém lê esta caixa de entrada e seu e-mail não foi encaminhado. Escreva para [nome] em [e-mail], que assumiu minhas contas. Foi bom trabalhar com você.

Uma curta para clientes

Ausente até [data]. [Nome] está com o seu projeto e pode responder qualquer coisa: [e-mail].

Uma interna, para a sua equipe

Ausente até [data]. Dúvidas de design para [nome], financeiro para [nome]. As anotações de tudo em andamento estão em [pasta]. Não esperem por mim para aprovações; [nome] pode assinar.

Duas engraçadas

Humor só funciona com quem já te conhece. Não mande nenhuma destas duas para um cliente novo.

Estou fora até [data] sem notebook, uma decisão que vou me arrepender até terça. Se for urgente, [nome] em [e-mail] vai ajudar. Se for uma reunião que podia ter sido um e-mail, boa notícia: agora é.

Seu e-mail entrou em uma fila de várias centenas, organizada com carinho por quantas vezes cada um diz “pergunta rápida”. Volto em [data]. [Nome] em [e-mail] está menos queimado de sol do que eu e pode ajudar mais rápido.

Como configuro uma ausência temporária no Gmail?

O Gmail chama isso de respondedor automático de férias. No computador:

1. Abra o Gmail, clique em Configurações no canto superior direito e depois em Ver todas as configurações.
2. Na aba Geral, role até a seção Respondedor automático de férias e selecione Respondedor automático de férias ativado.
3. Preencha o período de datas, o assunto e a mensagem.
4. Se quiser que só os seus contatos recebam, marque a caixa abaixo da mensagem.
5. Clique em Salvar alterações no final da página.

Ele começa à 0h do dia inicial e para às 23h59 do dia final, a menos que você encerre antes. Enquanto está ativo, um aviso fica no topo da caixa de entrada com um link Encerrar agora.

Algumas coisas pegam as pessoas de surpresa. Na maioria dos casos o Gmail manda a resposta só na primeira vez que alguém escreve para você, e de novo se essa pessoa escrever depois de quatro dias com o recurso ainda ativo, ou depois que você mudar a mensagem. E-mail que cai no spam, ou que vem de uma lista de e-mails que você assina, não recebe resposta nenhuma. O app do Gmail no Android e no iPhone tem sua própria versão desse ajuste, e o Google lista os passos na mesma página de ajuda.

Como ativo respostas automáticas no Outlook?

No novo Outlook para Windows, vá em Exibir, depois Configurações de exibição, depois Contas, depois Respostas automáticas. No Outlook na web é Configurações, depois Conta, depois Respostas automáticas. Ative o botão, marque Enviar respostas somente durante um período e preencha um horário de início e fim. Se deixar o período em branco, as respostas continuam até você desligar manualmente, e é assim que as pessoas acabam com uma resposta automática ainda ligada em março.

Existe uma opção Enviar respostas somente para contatos para remetentes externos, e em uma conta corporativa ou de estudante você escolhe se pessoas de fora da sua organização recebem alguma resposta. O Outlook manda uma resposta por pessoa a cada ausência, não importa quantas vezes ela escreva.

Todo mundo deveria receber a mesma resposta de ausência?

Uma ausência que responde a todo mundo do mesmo jeito é uma pequena mentira para os seus melhores clientes.

Pense em quem de fato aciona isso. O cliente esperando o arquivo que você prometeu para quinta-feira. Uma newsletter. Um recibo de uma ferramenta que você paga. Uma abordagem fria de alguém que nunca ouviu falar de você. Os quatro recebem o mesmo parágrafo educado, o que diz ao seu cliente, com a sua própria voz, que ele está no mesmo nível do recibo. Também diz a cada abordagem fria que a caixa está viva e ninguém está de olho nela. A pessoa que mais merecia uma resposta de verdade recebe a menos útil, porque a mensagem precisava ser vaga o suficiente para mandar a estranhos.

A opção só para contatos no Gmail e no Outlook ajuda um pouco. Mas a sua lista de contatos não é a sua lista de clientes. Ela tem o seu dentista, a loja que te vendeu um sofá, e um cliente de três anos atrás que nunca pagou. E nenhuma das duas ferramentas consegue diferenciar um e-mail urgente de um rotineiro, então o cliente com o site fora do ar recebe “de volta no dia 10” e nada acontece até você voltar.

Como faço para responder automaticamente só aos clientes enquanto estou fora?

Você precisa de algo que leia o e-mail, não só o endereço. Veja como as três opções se comparam.

Construímos o OLL.E para isso. Ele funciona só com Gmail por enquanto, não com Outlook. Você descreve os clientes na vigilância (uma lista de nomes, ou qualquer um escrevendo sobre um projeto ativo) e ele lê o que cada e-mail diz: clientes recebem uma resposta automática com a sua data de volta, todo o resto não recebe nada, e um e-mail que diz ser urgente toca o seu celular. As respostas automáticas de e-mail funcionam igual no iPhone e no Android, e nenhum conteúdo de e-mail é armazenado. Mais em resposta automática de e-mail só para clientes e ligações para e-mails específicos. O plano Grátis tem 4 vigilâncias e 10 ações por mês, sem cartão; o Pro custa 19,99 US$ por mês com 7 dias de teste grátis.