부재중 메시지: 사람이 직접 쓴 것처럼 들리는 템플릿 15가지

좋은 부재중 메시지는 언제 돌아오는지, 그리고 그때까지 급한 일은 어떻게 되는지를 말해줍니다. 대신 연락할 사람의 이름을 적거나, 아무도 대신 처리하지 않는다는 사실을 솔직히 말하고 정말 급하면 연락할 방법을 알려주세요. 그 외 모든 것(어디로 떠났는지, 얼마나 쉬고 싶었는지, 불편을 끼쳐서 죄송하다는 말)은 군더더기이고, 사람들은 그런 군더더기를 건너뛰고 날짜만 찾아 읽습니다.

아래는 부재 이유별로 정리한, 바로 복사해 쓸 수 있는 15가지 템플릿입니다. 그다음에는 Gmail과 Outlook의 정확한 설정 방법, 그리고 왜 모두에게 똑같은 메시지를 보내면 안 되는지를 다룹니다.

부재중 메시지에는 무엇을 적어야 하나요?

세 가지입니다. 보통 세 줄이면 됩니다.

돌아오는 요일을 날짜와 함께 적으세요. "11월 10일 월요일"은 통하지만, 금요일에 읽는 사람에게 "다음 주"는 아무 의미가 없습니다. 그다음 대신 연락할 사람을, "제 동료"가 아니라 전체 이메일 주소로 적으세요. 그다음 이메일을 아예 확인하지 않는지도 밝혀, 오지 않을 답을 기다리며 앉아 있는 사람이 없게 하세요.

독자에게 도움이 되지 않는다면 이유는 생략하세요. "컨퍼런스 참석 중"은 저녁에는 답할 수도 있다는 걸 알려주지만, "개인 사정"은 아무것도 알려주지 않고 괜한 궁금증만 남깁니다.

그리고 복귀하는 날 모든 메일에 답하겠다고 약속하지 마세요. 그렇게 하지 못할 것이고, 그 말을 믿었던 클라이언트는 알아차립니다.

효과적인 부재중 메시지의 예시는 무엇인가요?

열다섯 개를 준비했습니다. 대괄호 안의 부분만 바꾸세요. 자동응답 메시지를 끝까지 읽는 사람은 없으므로 일부러 짧게 썼습니다.

휴가

안녕하세요, [11월 10일 월요일]까지 휴가 중이라 이메일을 확인하지 않습니다. 급한 일이라면 [sam@company.com]의 [Sam]에게 연락해 주세요. 그 외에는 복귀 후 답장드리겠습니다. [이름]

이메일 감사합니다. [날짜]까지 신호가 불안정한 곳을 여행 중이라 그전에는 확인하지 못할 것 같습니다. [프로젝트] 관련해서는 [이메일]의 [이름]에게 연락해 주세요. 그 외에는 복귀하는 주에 답장드립니다.

안녕하세요, [날짜]까지 제대로 쉬려고 합니다. 아무도 대신 맡아주지 않으니, 정말 급한 일이라면 [번호]로 문자를 주시면 하루에 한 번은 확인하겠습니다. 그 외는 모두 복귀할 때까지 기다려주세요.

컨퍼런스나 출장

[날짜]까지 [도시]에서 열리는 [행사]에 참석 중이라 답장이 느리고 대부분 저녁 시간에 드릴 수 있습니다. 오늘 당장 필요한 일이 있다면 [이름]([이메일])이 자세히 안내해 드립니다.

이번 주 [행사]에 참석 중입니다. 거기 계신다면 시간을 적어 답장 주시면 커피 한잔하시죠. 아니라면 [날짜]에 자리로 돌아옵니다.

육아 휴직

[월]까지 육아 휴직 중입니다. 이메일은 전혀 확인하지 않을 예정입니다. 제가 없는 동안 [이름]이 제 업무와 클라이언트를 맡고 있습니다: [이메일]. 저에게 개인적으로 연락이 필요하면 [월] 이후 다시 보내주시면 확인하겠습니다.

병가

오늘 병가 중이고 운이 좋으면 내일 복귀합니다. 급한 일은 [이메일]의 [이름]에게 보내주세요.

프리랜서의 주말과 업무 외 시간

메시지 감사합니다. 저는 월요일부터 금요일, [시간대] 9시부터 6시까지 근무하며 월요일 아침에 답장드립니다. 운영 중인 사이트나 출시가 문제를 일으켰다면 [번호]로 전화해 주세요.

업무 시간 이후에 연락 주셨네요. [시간대] 오전 9시에 다시 받은편지함을 열고 클라이언트부터 답합니다. 두 번 보내실 필요는 없습니다.

퇴사 예고와 퇴사 후

[날짜]에 [회사]에서의 업무를 마치고 [이름]에게 인수인계합니다. 누락되는 일이 없도록, 지금부터 새로운 건은 모두 [이메일]을 참조에 넣어주세요.

[회사]를 퇴사했습니다. 이 받은편지함은 아무도 읽지 않고 회원님의 이메일도 전달되지 않습니다. 제 업무를 이어받은 [이름]의 [이메일]로 보내주세요. 함께 일할 수 있어 좋았습니다.

클라이언트를 위한 짧은 버전

[날짜]까지 자리를 비웁니다. 프로젝트는 [이름]이 맡고 있으며 무엇이든 [이메일]로 문의하시면 답해드립니다.

팀 내부용

[날짜]까지 부재중입니다. 디자인 관련 문의는 [이름]에게, 청구 관련 문의는 [이름]에게 해주세요. 진행 중인 모든 건의 메모는 [폴더]에 있습니다. 승인은 저를 기다리지 말고 [이름]에게 받아주세요.

유머러스한 두 가지

유머는 이미 당신을 아는 사람에게만 통합니다. 새 클라이언트에게는 이 두 가지 중 어느 것도 보내지 마세요.

노트북 없이 [날짜]까지 자리를 비웁니다. 화요일쯤엔 후회할 결정이죠. 급한 일이라면 [이메일]의 [이름]이 도와드립니다. 이메일로 끝났을 법한 회의였다면, 좋은 소식이 있습니다. 지금 실제로 그렇게 됐습니다.

회원님의 이메일은 "빠른 질문"이라는 말이 몇 번 등장하는지에 따라 정성스레 정렬된 수백 통의 대기줄에 합류했습니다. [날짜]에 복귀합니다. [이메일]의 [이름]은 저보다 덜 탔으니 더 빨리 도와드릴 수 있을 겁니다.

Gmail에서 부재중 자동응답은 어떻게 설정하나요?

Gmail은 이를 휴가 응답기라고 부릅니다. 컴퓨터에서는 다음과 같이 합니다.

1. Gmail을 열고 오른쪽 위의 설정을 클릭한 뒤 모든 설정 보기를 클릭하세요.
2. 일반 탭에서 휴가 응답기 섹션까지 스크롤해 휴가 응답기 사용을 선택하세요.
3. 기간, 제목, 메시지를 채우세요.
4. 내 연락처에 있는 사람에게만 보내고 싶다면 메시지 아래의 체크박스를 선택하세요.
5. 페이지 하단의 변경사항 저장을 클릭하세요.

시작일 자정부터 종료일 밤 11시 59분까지 작동하며, 직접 더 일찍 끝내지 않는 한 그렇습니다. 켜져 있는 동안에는 받은편지함 위에 "지금 종료" 링크가 있는 배너가 떠 있습니다.

몇 가지 함정이 있습니다. 대부분의 경우 Gmail은 누군가 처음 메일을 보냈을 때만 답장을 보내고, 그 사람이 4일이 지난 뒤 다시 보내거나 메시지를 바꾼 뒤에만 다시 답장을 보냅니다. 스팸함에 들어간 메일이나 가입한 메일링 리스트에서 온 메일은 아예 답장을 받지 못합니다. Android와 iPhone의 Gmail 앱에도 자체 설정 버전이 있으며, Google은 같은 도움말 페이지에 그 단계를 함께 안내합니다.

Outlook에서 자동 회신을 켜려면 어떻게 하나요?

새 Windows용 Outlook에서는 보기 탭, 보기 설정, 계정, 자동 회신 순으로 들어가세요. 웹용 Outlook에서는 설정, 계정, 자동 회신입니다. 토글을 켜고 특정 기간에만 회신 보내기를 체크한 뒤 시작과 종료 시간을 입력하세요. 기간을 비워두면 직접 끌 때까지 계속 회신이 나가는데, 이렇게 3월까지 자동응답이 켜져 있었다는 사람들이 생기는 이유입니다.

외부 발신자에게는 연락처에 있는 사람에게만 회신 보내기 옵션이 있고, 회사나 학교 계정에서는 조직 외부 사람에게 아예 회신할지 말지를 선택할 수 있습니다. Outlook은 부재 기간 동안 한 사람에게 몇 번을 보내든 회신은 한 번만 보냅니다.

모두에게 같은 부재중 답장을 보내야 할까요?

모두에게 똑같이 답하는 부재중 메시지는 가장 중요한 클라이언트에게 하는 작은 거짓말입니다.

실제로 누가 이 답장을 받는지 생각해보세요. 목요일까지 보내기로 한 파일을 기다리는 클라이언트. 뉴스레터 하나. 구독 중인 도구의 영수증. 당신을 들어본 적도 없는 사람의 콜드 메일. 이 네 명 모두 같은 정중한 문단을 받는데, 이는 당신의 목소리로 그 클라이언트에게 영수증과 같은 취급을 받고 있다고 말하는 셈입니다. 동시에 모든 콜드 메일에게는 받은편지함이 살아 있고 아무도 지켜보지 않는다고 알려주는 것이기도 합니다. 가장 제대로 된 답을 받아야 할 사람이 가장 쓸모없는 답을 받는데, 메시지가 낯선 사람에게도 보낼 수 있을 만큼 모호해야 했기 때문입니다.

Gmail과 Outlook의 연락처 전용 체크박스가 어느 정도 도움이 되긴 합니다. 하지만 연락처 목록이 클라이언트 목록은 아닙니다. 그 안에는 치과의사도, 소파를 판 가게도, 3년 전 대금을 안 치른 클라이언트도 있습니다. 그리고 두 도구 모두 급한 이메일과 일반적인 이메일을 구분하지 못해서, 사이트가 다운된 클라이언트도 "10일에 복귀합니다"만 받고 당신이 돌아올 때까지 아무 일도 일어나지 않습니다.

자리를 비운 동안 클라이언트에게만 자동으로 답장하려면 어떻게 하나요?

주소가 아니라 내용을 읽는 도구가 필요합니다. 세 가지 옵션을 비교하면 다음과 같습니다.

저희는 이를 위해 OLL.E를 만들었습니다. 지금은 Gmail만 지원하고 Outlook은 아직 지원하지 않습니다. 감시에서 클라이언트를 설명하면(이름 목록, 또는 진행 중인 프로젝트에 대해 쓰는 누구든) 각 이메일의 내용을 읽어, 클라이언트에게는 복귀 날짜와 함께 자동 답장을 보내고 나머지는 아무것도 받지 않으며, 급하다고 적힌 이메일은 휴대폰에 전화를 겁니다. 이메일 답장은 iPhone과 Android에서 똑같이 작동하고 이메일 내용은 저장되지 않습니다. 더 자세한 내용은 클라이언트 전용 이메일 자동 답장과 특정 이메일에 대한 전화에서 볼 수 있습니다. 무료 요금제는 카드 없이 감시 4개와 월 10회 액션을 제공하며, Pro는 월 19.99달러에 7일 무료 체험이 있습니다.