모두가 아니라 클라이언트에게만 답하는 이메일 자동 답장

OLL.E는 새로 들어오는 Gmail 메시지의 의미를 읽어, 감시에서 설명한 이메일에만 자동으로 답장합니다. “진행 상황을 묻는 클라이언트”나 “견적을 요청하는 사람” 같은 식입니다. 나머지는 아무것도 받지 않으며, 답장은 승인한 텍스트이거나 그 이메일 하나에 맞춰 쓴 짧은 답변입니다.

Gmail 감시는 휴대폰 알림에 의존하지 않으므로 PinG 키링 없이 iPhone과 Android에서 동일하게 작동합니다. 먼저 한 가지 한계를 말씀드리면, 현재는 Gmail만 지원합니다. Outlook이나 다른 제공업체는 지원하지 않습니다.

Gmail의 휴가 응답기는 설정한 기간에 메일을 보낸 모든 사람에게 고정된 메시지 하나로 답합니다. 그래서 가장 중요한 클라이언트도, 차가운 영업 메일도 똑같이 “월요일까지 자리를 비웁니다”를 받습니다. 시간을 파는 사람이라면, 저희는 그게 클라이언트에게 보낼 답으로는 틀렸다고 생각합니다. 마감을 묻는 클라이언트는 당신이 어디 있는지가 아니라 일이 진행되고 있다는 말을 듣고 싶어 합니다.

OLL.E에서 이메일 자동 답장 설정하는 법

1. Android, iPhone, 웹 중 아무 곳에나 OLL.E를 설치하고, 커넥터에서 Google 로그인으로 Gmail을 연결하세요.
2. Monitor Now를 탭해 평소 말투로 이메일을 설명하세요. “진행 상황을 묻는 클라이언트 이메일에 자동으로 답장해 줘” 같은 식으로요. 원한다면 제외할 대상도 더하세요(“뉴스레터 제외”, “제 회계사 제외”).
3. 액션으로 자동 답장을 선택하고, 보낼 텍스트를 붙여넣거나 OLL.E가 이메일마다 짧은 답장을 쓰게 하세요. 원한다면 전달, 라벨 지정, 전화 걸기 같은 다른 액션도 추가하세요.

그 이후로는 새 이메일이 올 때마다 그 문장과 비교합니다. 일치하면 답장이 갑니다. 진행 상황을 우연히 언급한 뉴스레터는 일치하지 않아야 하고, 스팸도 마찬가지입니다.

자동 답장이 감시가 하는 유일한 일인 경우는 드뭅니다. 그와 함께 OLL.E는 이메일을 누구에게나 전달하고, 라벨을 붙이고, 긴 스레드를 요약해 요점을 보내고, Google Calendar에 일정을 만들거나(클라이언트가 제안한 시간을 잡아두는 식으로), 이메일이 급하면 전화를 걸 수도 있습니다.

누가 사용하나요

열흘간 휴가를 떠나는 한 컨설턴트는 클라이언트에게는 답하고 싶어 하지만, 공개된 주소로 매주 들어오는 콜드 메일 40통에는 답하고 싶지 않습니다. 그녀의 감시는 문장에서 이름을 지정한 클라이언트에게만 답하고, 14일에 복귀한다고 알리며, 급한 일이 있는 사람에게는 메일이 도착했다고 알립니다. 실제로 그렇게 되는데, 같은 감시가 클라이언트가 “급해요”라고 쓰거나 그런 의미를 담으면 그녀에게 전화를 걸기 때문입니다.

한 소규모 에이전시의 공용 받은편지함에는 견적 요청이 청구서, 입사 지원서, 공급업체 제안과 뒤섞여 들어옵니다. 견적 요청은 금방 식어버립니다. 여기서는 감시가 가격을 묻는 모든 사람에게 확인 답장을 보내고, 견적을 작성하는 담당자에게 이메일을 전달하며 “견적”이라고 라벨을 붙여, 영수증 더미 밑에 안 읽힌 채 묻히는 일이 없게 합니다.

한 프리랜서는 진행 상황을 묻는 이메일에 “처리 중입니다, 금요일까지 업데이트드릴게요”라고만 답하길 원합니다. 그게 전부입니다. 실제 업데이트는 금요일에 본인이 직접 씁니다. 자동 답장은 그저 클라이언트가 메일이 도착했는지 궁금해하지 않게 막아줄 뿐입니다.

투자를 유치 중인 한 창업자는 제품 문의와 지원 티켓 사이사이에 투자자 이메일을 받습니다. 투자자용 감시는 자동 답장을 전혀 하지 않습니다. 대신 스레드를 요약하고, 요점을 보내고, 전화를 겁니다.

시작하기 좋은 자동 답장 템플릿 세 가지

진행 상황을 묻는 클라이언트에게:

감사합니다, 확인했습니다. 작업은 순조롭게 진행 중이며 금요일까지 전체 업데이트를 보내드리겠습니다.

아무도 자리에 없을 때 들어온 견적 요청에는:

문의해 주셔서 감사합니다. 영업일 안에 저희 팀원이 가격을 보내드리겠습니다. 마감일이 있으시면 날짜를 답장으로 알려주시면 그에 맞춰 준비하겠습니다.

클라이언트에게만 보이는 부재중 답장에는:

14일까지 자리를 비우며 하루에 한 번 메일을 확인합니다. 메시지는 잘 받았으며, 급하시면 제목에 “urgent”라고 적어 다시 보내주세요.

사실 두 가지만 담으세요. 확인했다는 것과, 언제 더 들을 수 있는지입니다.

OLL.E 없이 Gmail에서 자동 답장 설정하는 법

모두에게 같은 메시지 하나면 충분하다면 Gmail의 휴가 응답기를 쓰세요. 컴퓨터에서는 설정, 모든 설정 보기, 일반 탭에서 휴가 응답기 켜기를 선택한 뒤 기간, 제목, 메시지를 입력하고 변경사항 저장을 누르면 됩니다. Android 앱에서는 메뉴, 설정, 계정, 휴가 응답기 순서입니다. iPhone에서는 메뉴, 설정, 그리고 작성 및 답장 아래의 휴가 응답기입니다.

Google에 따르면 답장은 보통 한 사람에게 처음 메일을 보낼 때만 가고, 그 뒤로는 응답기가 계속 켜져 있는 상태로 4일 뒤에 다시 메일을 보내거나 메시지를 수정한 뒤에만 다시 갑니다. 연락처에만 보내는 체크박스도 있습니다. 스팸으로 분류된 메일이나 구독 중인 메일링 리스트를 통해 온 메일에는 답장이 가지 않습니다.

특정 발신자에게만 Gmail 자동 답장을 보내려면, 템플릿과 필터를 함께 쓰는 무료 방법이 있습니다. 설정의 고급 탭에서 템플릿을 켜고 답장을 템플릿으로 저장한 뒤, 필터를 만들어(보낸사람에 주소를 넣고) “템플릿 보내기”를 체크하세요. 날짜 없이도 작동합니다. 다만 직접 입력한 단어와 주소만 매칭하며, Google에 따르면 템플릿은 컴퓨터의 Gmail에서만 설정하고 쓸 수 있습니다.

Gmail이 더 나은 선택일 때는 언제일까요? 정말 모두에게 같은 말을 전하고 싶을 때, 예를 들어 기다리는 클라이언트가 없는 2주짜리 휴가가 그 대표적인 경우입니다. 휴가 응답기는 비용이 들지 않고 설정도 1분이면 됩니다. 알고 있는 주소 몇 개와 고정된 답장 하나라면 필터와 템플릿도 괜찮습니다.

할 수 없는 것

Gmail만 감시합니다. 업무 메일이 Outlook이나 다른 제공업체에 있다면, OLL.E는 현재 그곳에 답장할 수 없습니다.

감시에서 설명한 대로 답장하므로, 막연한 문장은 막연한 결과를 낳습니다. “중요한 이메일”은 추측에 불과하지만, “로고 파일이 언제 준비되는지 묻는 클라이언트”는 OLL.E가 따를 수 있는 규칙입니다. 무료 플랜에서는 월 액션 10개가 제공되고 자동 답장마다 하나씩 쓰므로, 받은편지함이 바쁘다면 Pro가 필요합니다. 그리고 당신 없이는 아무것도 보내고 싶지 않다면, 답장을 먼저 읽어보는 초안으로 남겨두세요.