クライアントにだけ答えるメールの自動返信、全員にではなく

OLL.Eは新しいGmailのメッセージを意味で読み取り、見張りで指定したメール、たとえば「進捗を尋ねるクライアント」や「見積もりを求める相手」にだけ自動返信します。それ以外の相手には何も送られず、返信は承認済みの文面か、そのメール専用に書かれた短い返答のどちらかです。

Gmailの見張りはスマホの通知に頼らないため、PinGキーホルダーなしでiPhoneとAndroidの両方で同じように動作します。まず一つ制限があります。現時点ではGmailのみに対応しており、Outlookなどほかのプロバイダには対応していません。

Gmailの自動応答機能（不在通知）は、設定した期間中にメールを送ってきた全員に、同じ一通の固定メッセージで答えます。つまり最も大事なクライアントも、見知らぬ営業メールも、同じ「月曜日まで不在です」を受け取ります。自分の時間を売って生計を立てている人にとって、それはクライアントに送るべき返信ではないと私たちは考えます。締め切りについて尋ねるクライアントが聞きたいのは、あなたの居場所ではなく、作業が進んでいることです。

OLL.Eでメールの自動返信を設定する方法

1. Android、iPhone、またはWebにOLL.Eをインストールし、「連携先」からGoogleサインインでGmailを連携します。
2. 「Monitor Now」をタップし、普段の言葉でメールの内容を説明します。「進捗を尋ねてくるクライアントに自動返信して」のようにです。除外したい相手があれば加えましょう。「ニュースレターは除く」「会計士は除く」のようにです。
3. アクションで「自動返信」を選び、送りたい文面を貼り付けるか、OLL.Eにメールごとの短い返信を書かせます。「転送する」「ラベルを付ける」「電話する」など、ほかのアクションも追加できます。

それ以降、新しいメールが届くたびにその一文と照らし合わせます。条件に合えば返信が送られます。たまたま進捗という言葉が出てくるだけのニュースレターは条件に合わないはずで、スパムについても同じです。

自動返信だけで完結する見張りはほとんどありません。それと同時にOLL.Eは、メールを誰かに転送したり、ラベルを付けたり、長いスレッドを要約して概要を送ったり、Googleカレンダーに予定を作成したり（クライアントが提案した枠を確保するなど）、メールが緊急なら電話をかけたりできます。

どんな人が使っているか

10日間休暇を取るあるコンサルタントは、クライアントへの返信はしたいものの、公開しているアドレスに毎週40件届く営業メールには返信したくありません。彼女の見張りは、クライアントにだけ返信し（一文の中で名前を指定しています）、14日に戻ることを伝え、緊急の用件がある相手にはメールが届いたことを知らせます。これは、クライアントが「至急」という言葉を使った、またはそれに近い意味で書いてきた場合、同じ見張りが彼女に電話をかけるからです。

ある小さな代理店では、共有の受信箱に見積もり依頼が請求書や応募、取引先からのオファーと一緒に混ざって届きます。見積もり依頼はすぐに冷めてしまいます。ここでの見張りは、価格を尋ねる相手につなぎの返信を送り、見積もりを書く担当者にメールを転送し、「見積もり」というラベルを付けるので、領収書の山に埋もれて未読のままになることがありません。

あるフリーランサーは、進捗確認のメールに「対応中です、金曜日に更新します」とだけ返信してほしいと考えています。それだけです。本当の更新は金曜日に自分で書きますが、自動返信はクライアントが「メールは届いているだろうか」と不安になるのを防ぐだけです。

資金調達中のある創業者には、プロダクトについての質問やサポートチケットの合間に投資家からのメールが届きます。投資家向けの見張りには自動返信は一切なく、スレッドを要約し、概要を送り、電話をかけるだけです。

すぐ使える3つの自動返信テンプレート

進捗を尋ねるクライアント向け：

ありがとうございます、確認しました。作業は順調に進んでおり、金曜日までに詳しい状況をお伝えします。

誰もデスクにいないときに届いた見積もり依頼向け：

お問い合わせありがとうございます。営業日中にチームの者から価格をお送りします。締め切りがございましたら、日付をご返信いただければそれに合わせて進めます。

クライアントにだけ表示される不在通知向け：

14日まで不在にしており、メールは1日に一度確認しています。メッセージは届いておりますので、お急ぎの場合は件名に「至急」と入れてご返信ください。

伝えることは二つだけにしましょう。確認したことと、次にいつ連絡が来るかです。

OLL.Eを使わずにGmailで自動返信を設定する方法

全員に同じメッセージで構わないなら、Gmailの自動応答機能を使いましょう。パソコンでは、設定、すべての設定を表示、全般タブ、自動返信をオンにしたあと、期間、件名、本文を入力して変更を保存します。Androidアプリではメニュー、設定、アカウント、自動返信の順です。iPhoneではメニュー、設定、作成と返信の下にある自動返信です。

Googleによると、通常この返信は相手が最初にメールを送ってきたときだけ届き、4日後にまだ自動応答がオンのまま再びメールが来た場合や、メッセージを編集した場合に再び届きます。連絡先だけに送るチェックボックスもあります。迷惑メールに振り分けられたメールや、登録しているメーリングリスト経由のメールには返信が送られません。

特定の送信者だけにGmailで自動返信したい場合、無料の回避策はテンプレートとフィルタの組み合わせです。設定、ラベルの下にある「詳細設定」でテンプレートをオンにし、返信をテンプレートとして保存したうえで、フィルタを作成し（Fromにアドレスを入力）、「テンプレートを送信」にチェックを入れます。日付の設定は不要です。ただし、入力した言葉やアドレスにしか一致せず、Googleによるとテンプレートの設定と利用はパソコン版のGmailからしかできません。

Gmailのほうが適しているのはどんなときでしょうか。本当に全員に同じことを伝えたい場合です。クライアントの対応を待たれていない2週間の休暇が分かりやすい例です。自動応答機能は無料で、設定も1分で済みます。既知のアドレスがいくつかあり、固定の返信で十分な場合も、フィルタとテンプレートで問題ありません。

できないこと

見張れるのはGmailだけです。仕事用のメールがOutlookやほかのプロバイダにある場合、OLL.Eは現時点ではそこに返信できません。

返信するのは見張りで指定した内容に対してなので、あいまいな一文からはあいまいな結果しか得られません。「大事なメール」では推測になってしまいますが、「ロゴのファイルがいつできるか尋ねるクライアント」ならOLL.Eが従える基準になります。無料プランには月10件のアクションも含まれており、自動返信1件につき1件を使うため、受信が多い場合はProが必要になります。また、何も自分を介さずに送られるのが嫌な場合は、返信を下書きのままにして先に目を通すこともできます。