不在時メッセージの例文15選：人が書いたように聞こえるテンプレート

良い不在時メッセージは、いつ戻るか、そしてそれまでの間、急ぎの用件がどうなるかを伝えます。代わりに連絡すべき相手の名前を挙げるか、誰も対応していないとはっきり伝えた上で、本当に待てない場合の連絡先を示しましょう。それ以外のこと（どこに行ったか、どれだけ休みが必要だったか、迷惑をかけたことへの謝罪）はすべて余計な言葉で、読む人は日付を探してそこを読み飛ばします。

以下は、休む理由ごとに分けた、そのままコピーできる15のテンプレートです。そのあとにGmailとOutlookでの具体的な設定手順、そして私が全員に同じ文面を送らない理由を説明します。

不在時メッセージには何を書けばいいですか？

基本は3つ、たいてい3行で済みます。

戻る日は、曜日と日付の両方で書きます。「11月10日（月）」なら伝わります。金曜日に読む人にとって「来週」は何も意味しません。次に、代わりに連絡すべき相手をフルのメールアドレスで、「同僚」ではなく。そして、メールをまったく見ていないのかどうかも伝えましょう。来ない返事を待つ人が出ないように。

読む人の役に立たない限り、理由は省きます。「カンファレンスに出ています」ならクライアントは夜に返信が来るかもしれないと分かります。「私用のため」は何も伝えず、相手を不安にさせるだけです。

そして、戻った日にすべてのメールに返信すると約束しないこと。できませんし、それを信じたクライアントは気づきます。

効果的な不在時メッセージの例は？

以下は15個です。角括弧の部分を入れ替えてください。自動返信を最後まで読む人はいないので、どれも短めにしてあります。

休暇

こんにちは、[11月10日（月）]まで休暇中で、メールは見ていません。急ぎの場合は[佐藤]（[sato@company.com]）が対応します。それ以外は戻り次第お返事します。[名前]

ご連絡ありがとうございます。[日付]まで移動中で電波が不安定なため、それまでこのメールを見ることができません。[プロジェクト]については[名前]（[メールアドレス]）宛にご連絡ください。それ以外は戻った週にお返事します。

こんにちは、[日付]までしっかり休みを取っています。誰も代わりに対応していないので、本当に急ぎの場合は[電話番号]にメッセージをください。1日1回確認します。それ以外は戻ってからの対応になります。

カンファレンス・出張

[日付]まで[都市]の[イベント名]に参加しているため、返信が遅くなり、夜になることが多いです。今日中に必要な場合は[名前]（[メールアドレス]）が詳細を把握しています。

今週は[イベント名]に参加しています。同じ会場にいらっしゃる方は、都合のいい時間を返信してください、コーヒーでも。そうでない方には、[日付]にデスクに戻ります。

育児休業

[月]まで育児休業を取っています。メールはまったく確認しません。休業中は[名前]が私の業務とクライアントを引き継いでいます：[メールアドレス]。個人的な用件でしたら、[月]以降に改めてご連絡ください、確認します。

体調不良

本日は体調不良のためお休みをいただいています、明日には戻れる見込みです。急ぎの件は[名前]（[メールアドレス]）宛にお願いします。

週末・時間外対応（フリーランス向け）

ご連絡ありがとうございます。稼働は月曜から金曜、[タイムゾーン]の9時から18時で、月曜の朝にお返事します。公開中のサイトやローンチにトラブルがあれば、[電話番号]にお電話ください。

時間外にいただいたようですね。[タイムゾーン]の朝9時に受信箱を開き、クライアントから先に返信します。二重に送っていただく必要はありません。

退職予告期間・退職後

私は[日付]をもって[会社名]を退職し、業務は[名前]に引き継ぎます。情報が漏れないよう、今後の新しい連絡は[メールアドレス]にもCCをお願いします。

[会社名]を退職しました。この受信箱は誰も確認しておらず、メールの転送も設定していません。私の担当を引き継いだ[名前]（[メールアドレス]）宛にご連絡ください。ご一緒できて良かったです。

クライアント向けの短いもの

[日付]まで不在です。[名前]がプロジェクトを把握しており、何でもお答えできます：[メールアドレス]。

社内向け

[日付]までOOO（オフィス不在）です。デザインの質問は[名前]へ、請求については[名前]へ。進行中の案件のメモはすべて[フォルダ]にあります。承認待ちで私を当てにしないでください、[名前]が代わりに承認できます。

ユーモアのある2つの例

ユーモアが通じるのは、すでにあなたを知っている相手だけです。新しいクライアントにはどちらも送らないでください。

[日付]までノートパソコンなしで不在にしています。火曜日には後悔しているはずの決断です。急ぎならば[名前]（[メールアドレス]）が力になります。もしこれがメールで済んだはずの会議なら、朗報です、今まさにそうなりました。

あなたのメールは、件名に「お手すきの際に」が何回入っているかで丁寧に並べられた、数百件の列に加わりました。[日付]に戻ります。[名前]（[メールアドレス]）は私より日焼けしていないので、もっと早く力になれるはずです。

Gmailで不在時メッセージを設定するには？

Gmailではこれを「自動返信（不在通知）」と呼びます。パソコンでの手順は次のとおりです。

1. Gmailを開き、右上の設定アイコンをクリックして「すべての設定を表示」を選びます。
2. 「全般」タブで下にスクロールし、「自動返信（不在通知）」セクションで「自動返信を ON にする」を選びます。
3. 期間、件名、本文を入力します。
4. 連絡先に登録している相手にだけ送りたい場合は、本文の下にあるチェックボックスをオンにします。
5. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

開始日の午前0時に始まり、終了日の午後11時59分に止まります。早めに終わらせない限りは。オンになっている間は、受信トレイの上部に「今すぐ終了」のリンク付きバナーが表示されます。

いくつか見落としがちな点があります。ほとんどの場合、Gmailは同じ相手からの最初のメールにだけ自動返信を送り、その相手がオンになっている間に4日後以降に再度書いてきた場合や、本文を変更した後であれば、もう一度送ります。迷惑メールに振り分けられたメールや、参加しているメーリングリストからのメールには、まったく返信されません。AndroidとiPhoneのGmailアプリにも同様の設定があり、Googleの同じヘルプページに手順が載っています。

Outlookで自動応答をオンにするには？

新しいOutlook for Windowsでは、「表示」タブから「表示設定」、「アカウント」、「自動応答」の順に進みます。Outlook on the webでは「設定」、「アカウント」、「自動応答」です。トグルをオンにし、「指定した期間のみ返信を送信する」にチェックを入れて開始時刻と終了時刻を入力します。期間を設定しないと、自分でオフにするまで返信が続き、3月になってもまだ自動応答が動いているという事態になりかねません。

社外の送信者向けには「連絡先にのみ返信する」というオプションがあり、会社や学校のアカウントでは組織外の相手にそもそも返信するかどうかを選べます。Outlookは、何回メールを受け取っても、不在期間中は1人につき1回だけ返信します。

不在時の返信は全員同じでいいのでしょうか？

全員に同じ返信をする不在時メッセージは、一番のクライアントへの小さな嘘になります。

実際に誰がそれを受け取るかを考えてみてください。木曜日に約束したファイルを待っているクライアント。ニュースレター。契約しているツールの領収書。あなたのことを知らない相手からの売り込みメール。この4者全員が同じ丁寧な一文を受け取ります。それはあなたの声で、クライアントに「あなたは領収書と同列です」と伝えているのと同じです。同時に、どの売り込みメールにも「受信箱は生きていて誰も見ていません」と教えてしまいます。一番ちゃんとした返事をもらうべき相手が、一番役に立たない返事を受け取るのです。見知らぬ人にも送れるくらい曖昧にしなければならなかったからです。

GmailやOutlookの「連絡先のみ」のチェックボックスは、多少は助けになります。しかし連絡先リストはクライアントリストではありません。歯医者も、ソファを売った店も、3年前に未払いのまま終わったクライアントも入っています。しかもどちらのツールも、急ぎのメールと普段のメールを見分けられません。サイトが落ちているクライアントにも「10日に戻ります」としか届かず、あなたが戻るまで何も起きません。

不在中、クライアントにだけ自動返信するには？

アドレスだけでなく、メールの中身を読み取る仕組みが必要です。3つの選択肢を比べてみます。

私たちはこのためにOLL.Eを作りました。今のところGmailのみに対応していて、Outlookはまだです。見張りの中でクライアントを指定すると（名前のリストでも、「進行中のプロジェクトについて書いてくる人」でもかまいません）、各メールの内容を読み取ります。クライアントには戻る日を添えた自動返信が届き、それ以外には何も届かず、「急ぎです」と書かれたメールはあなたの電話を鳴らします。メールの返信はiPhoneでもAndroidでも同じように動き、メールの内容は保存されません。詳しくはクライアント限定のメール自動返信と特定のメールが届いたときに電話で知らせる方法をご覧ください。無料プランは見張り4件とアクション10件/月、カード登録不要。Proは月額19.99ドルで7日間の無料トライアルがあります。