Risposta automatica via email che risponde ai tuoi clienti, non a tutti

OLL.E legge ogni nuovo messaggio di Gmail per il suo significato e risponde automaticamente solo alle email che descrive il tuo monitoraggio, come «clienti che chiedono un aggiornamento sullo stato» o «chiunque chieda un preventivo». Tutti gli altri non ricevono nulla, e la risposta è un testo che hai approvato oppure una breve risposta scritta per quella singola email.

Funziona allo stesso modo su iPhone e Android, senza bisogno del portachiavi PinG, perché i monitoraggi su Gmail non dipendono dalle notifiche del telefono. Un limite prima di tutto: oggi funziona solo con Gmail. Outlook e altri provider non sono supportati.

Il risponditore automatico di Gmail risponde a chiunque scriva durante le date impostate, con un unico messaggio fisso, così il tuo cliente migliore e una proposta commerciale a freddo ricevono lo stesso «sono fuori fino a lunedì». Per chiunque venda il proprio tempo, pensiamo che sia la risposta sbagliata da mandare a un cliente. Un cliente che chiede di una scadenza vuole sapere che il lavoro sta andando avanti, non dove ti trovi.

Come configurare una risposta automatica via email in OLL.E

1. Installa OLL.E su Android, iPhone o sul web e collega Gmail con l'accesso Google, in Connettori.
2. Tocca Monitor Now e descrivi le email con parole semplici: «Rispondi automaticamente ai clienti che scrivono per chiedere un aggiornamento sullo stato.» Aggiungi chi escludere se vuoi («non le newsletter», «non il mio commercialista»).
3. Scegli l'azione Risposta automatica, poi incolla il testo che vuoi inviare oppure lascia che OLL.E scriva una breve risposta per ogni email. Aggiungi altre azioni se vuoi: inoltra, etichetta, chiamami.

Da quel momento, ogni nuova email viene confrontata con quella frase. Se corrisponde, riceve la risposta. Una newsletter che per caso menziona un aggiornamento sullo stato non dovrebbe corrispondere, e lo stesso vale per lo spam.

La risposta automatica raramente è l'unica cosa che fa un monitoraggio. Insieme a essa, OLL.E può inoltrare l'email a chiunque, metterci un'etichetta, riassumere un thread lungo e mandarti un riepilogo, creare un evento in Google Calendar (bloccando per esempio lo slot proposto da un cliente), o chiamarti se l'email è urgente.

Chi lo usa

Una consulente che va in vacanza per dieci giorni vuole comunque che i clienti ricevano una risposta, ma non le quaranta email a freddo alla settimana che arrivano con un indirizzo pubblico. Il suo monitoraggio risponde solo ai suoi clienti (li nomina nella frase), dice che torna il 14, e dice a chiunque abbia qualcosa di urgente che l'email l'ha raggiunta. Ed è vero, perché lo stesso monitoraggio la chiama se un cliente scrive la parola «urgente» o la intende.

In una piccola agenzia la casella condivisa riceve richieste di preventivo mescolate a fatture, candidature e offerte di fornitori. Le richieste di preventivo si raffreddano in fretta. Qui il monitoraggio manda una risposta provvisoria a chiunque chieda un prezzo, inoltra l'email a chi scrive i preventivi e la etichetta «Preventivo», così nulla resta non letto sotto una pila di ricevute.

Un freelance vuole che le email di aggiornamento sullo stato ricevano come risposta «Ci sto lavorando, aggiornamento entro venerdì». Tutto qui. L'aggiornamento vero lo scrive ancora lui, di venerdì; la risposta automatica serve solo a evitare che il cliente si chieda se l'email è arrivata.

Una fondatrice che sta raccogliendo capitali riceve email di investitori mescolate a domande sul prodotto e ticket di supporto. Il monitoraggio per gli investitori non fa nessuna risposta automatica: riassume il thread, le manda il riepilogo e la chiama.

Tre modelli di risposta automatica da cui partire

Per i clienti che chiedono a che punto sono le cose:

Grazie, ricevuto. Il lavoro procede come previsto e avrai un aggiornamento completo da me entro venerdì.

Per una richiesta di preventivo che arriva quando non c'è nessuno alla scrivania:

Grazie per averci contattato. Qualcuno del team ti manderà un prezzo entro la giornata lavorativa. Se hai una scadenza, rispondi con la data e organizzeremo il lavoro di conseguenza.

Per una risposta di assenza dall'ufficio che vedono solo i clienti:

Sono fuori fino al 14 e controllo la posta una volta al giorno. Il tuo messaggio mi è arrivato, e se non può aspettare, rispondi con «urgente» nell'oggetto.

Limitati a due fatti: che l'hai vista, e quando avranno altre notizie.

Come configurare la risposta automatica in Gmail senza OLL.E

Se un unico messaggio per tutti ti va bene, usa il risponditore automatico di Gmail. Da computer: Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni, la scheda Generali, attiva Risponditore automatico, poi l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio, e Salva modifiche. Nell'app Android è Menu, Impostazioni, il tuo account, Risponditore automatico. Su iPhone è Menu, Impostazioni, poi Risponditore automatico sotto Scrivi e rispondi.

Google dice che di solito la risposta arriva a una persona solo la prima volta che scrive, poi di nuovo se scrive un'altra email quattro giorni dopo e il risponditore è ancora attivo, o dopo che modifichi il messaggio. C'è una casella per inviarla solo ai tuoi contatti. La posta che finisce nello spam, o che arriva tramite una mailing list a cui sei iscritto, non riceve risposta.

Per una risposta automatica di Gmail a un mittente specifico, la soluzione gratuita è un modello più un filtro. Attiva i modelli in Impostazioni, Avanzate, salva la tua risposta come modello, poi crea un filtro (metti l'indirizzo in Da) e spunta «Invia modello». Funziona senza date impostate. Corrisponde però solo alle parole e agli indirizzi che scrivi, e Google dice che i modelli si possono configurare e usare solo da Gmail su computer.

Quando conviene scegliere Gmail? Quando vuoi davvero dire la stessa cosa a tutti, e una vacanza di due settimane senza clienti in attesa è il caso più ovvio. Il risponditore automatico non costa nulla e richiede un minuto. Per una manciata di indirizzi conosciuti e un'unica risposta fissa, va bene anche il filtro con il modello.

Cosa non può fare

Monitora solo Gmail. Se la tua email di lavoro è su Outlook o un altro provider, oggi OLL.E non può rispondere.

Risponde a ciò che descrive il monitoraggio, quindi una frase vaga dà risultati vaghi. «Email importanti» è un'ipotesi; «clienti che chiedono quando sono pronti i file del logo» è una regola che OLL.E può seguire. Con il piano gratuito hai anche 10 azioni al mese, e ogni risposta automatica ne usa una, quindi una casella molto attiva richiede Pro. E se preferisci che non venga inviato nulla senza il tuo controllo, tieni la risposta come bozza da leggere prima.