Messaggio di assenza: 15 modelli che sembrano scritti da una persona

Un buon messaggio di assenza dice quando torni e cosa succede a tutto ciò che è urgente fino ad allora. Nomina la persona a cui scrivere al posto tuo, oppure di' chiaramente che nessuno copre la tua posta e dai un modo per raggiungerti se proprio non può aspettare. Tutto il resto (dove sei andato, quanto avevi bisogno della pausa, le scuse per il disagio) è riempitivo, e il riempitivo è ciò che la gente scorre cercando la data.

Qui sotto trovi 15 modelli da copiare, ordinati per il motivo della tua assenza. Poi i passaggi esatti per Gmail e Outlook, e perché non manderei mai lo stesso messaggio a tutti.

Cosa dovrei scrivere in un messaggio di assenza?

Tre cose, di solito in tre righe.

Il giorno in cui torni, scritto come giorno e data. «Lunedì 10 novembre» funziona. «La settimana prossima» non significa nulla per chi lo legge di venerdì. Poi chi contattare al posto tuo, con l'indirizzo email completo, non «un mio collega». Poi di' se leggi l'email o no, così nessuno resta ad aspettare una risposta che non arriverà.

Salta il motivo a meno che non aiuti chi legge. «A una conferenza» dice a un cliente che forse risponderai la sera. «Motivi personali» non dice nulla e lo lascia a chiedersi.

E non promettere di rispondere a ogni email il giorno in cui torni. Non lo farai, e il cliente che ti ha creduto se ne accorgerà.

Qual è un esempio di messaggio di assenza efficace?

Eccone quindici. Cambia le parti tra parentesi quadre. Sono brevi apposta, perché nessuno legge un risponditore automatico fino in fondo.

Ferie

Ciao, sono in ferie fino a [lunedì 10 novembre] e non controllo la posta. Se non può aspettare, [Sam] a [sam@company.com] può aiutarti. Altrimenti ti rispondo al mio ritorno. [Il tuo nome]

Grazie per la tua email. Sto viaggiando con un segnale incostante fino al [data], quindi non la vedrò prima di allora. Per qualsiasi cosa riguardi [progetto], scrivi a [nome] a [email]. Tutto il resto riceve una risposta la settimana del mio rientro.

Ciao, mi sto prendendo una pausa vera fino al [data]. Nessuno copre la mia posta, quindi se qualcosa è davvero urgente scrivimi al [numero] e lo vedrò una volta al giorno. Tutto il resto aspetta il mio ritorno.

Conferenza o viaggio di lavoro

Sono a [evento] a [città] fino al [data], quindi le risposte saranno lente e per lo più serali. Se ti serve qualcosa oggi, [nome] ([email]) ha i dettagli.

Questa settimana sono a [evento]. Se ci sei anche tu, rispondi con un orario e prendiamoci un caffè. Se non ci sei, sono di nuovo alla scrivania il [data].

Congedo parentale

Sono in congedo parentale fino a [mese]. Non leggerò affatto la posta. [Nome] segue il mio lavoro e i miei clienti mentre sono via: [email]. Se hai bisogno di me personalmente, scrivi di nuovo dopo [mese] e lo vedrò.

Malattia

Oggi sono assente per malattia, con un po' di fortuna torno domani. Qualsiasi urgenza, scrivi a [nome] a [email].

Weekend e fuori orario, per i freelance

Grazie per il tuo messaggio. Lavoro dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18 [fuso orario], e ti rispondo lunedì mattina. Se un sito in produzione o un lancio si è rotto, chiama [numero].

Mi hai scritto fuori orario. Riapro la posta alle 9 [fuso orario] e rispondo prima ai clienti. Non serve mandarlo due volte.

Periodo di preavviso, e dopo che te ne sei andato

Finisco in [azienda] il [data] e passo il mio lavoro a [nome]. Per non perdere nulla, metti in copia [email] su qualsiasi cosa nuova da adesso in poi.

Ho lasciato [azienda]. Nessuno legge più questa casella e la tua email non è stata inoltrata. Scrivi a [nome] a [email], che ha preso in carico i miei clienti. È stato un piacere lavorare con te.

Uno breve per i clienti

Assente fino al [data]. [Nome] segue il tuo progetto e può risponderti su tutto: [email].

Uno interno, per il tuo team

Assente fino al [data]. Domande di design a [nome], fatturazione a [nome]. Le note su tutto ciò che è in corso sono in [cartella]. Non aspettatemi per le approvazioni; [nome] può firmare al posto mio.

Due divertenti

Lo spiritoso funziona solo con chi ti conosce già. Non mandare nessuno dei due a un cliente nuovo.

Sono via fino al [data] senza portatile, una decisione di cui mi pentirò entro martedì. Se è urgente, [nome] a [email] ti aiuterà. Se è una riunione che poteva essere un'email, buona notizia: ora lo è.

La tua email si è messa in coda con altre centinaia, ordinate con affetto in base a quante volte ognuna dice «una domanda veloce». Torno il [data]. [Nome] a [email] è meno scottato di me dal sole e può aiutarti prima.

Come imposto un'assenza in Gmail?

Gmail lo chiama risponditore automatico. Da computer:

1. Apri Gmail, clicca su Impostazioni in alto a destra, poi Visualizza tutte le impostazioni.
2. Nella scheda Generali, scorri fino alla sezione Risponditore automatico e seleziona Risponditore automatico attivo.
3. Compila l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio.
4. Se vuoi che lo ricevano solo i tuoi contatti, spunta la casella sotto il messaggio.
5. Clicca su Salva modifiche in fondo alla pagina.

Parte alle 00:00 del giorno di inizio e si ferma alle 23:59 del giorno di fine, a meno che tu non lo fermi prima. Mentre è attivo, un banner con un link Termina ora resta in alto nella tua casella.

Alcune cose colgono la gente di sorpresa. Nella maggior parte dei casi Gmail manda la risposta solo la prima volta che qualcuno ti scrive, e di nuovo se quella persona scrive dopo quattro giorni mentre è ancora attivo, o dopo che hai cambiato il messaggio. La posta che finisce nello spam, o che arriva da una mailing list a cui sei iscritto, non riceve nessuna risposta. L'app Gmail su Android e iPhone ha la sua versione dell'impostazione, e Google elenca quei passaggi nella stessa pagina di assistenza.

Come attivo le risposte automatiche in Outlook?

Nel nuovo Outlook per Windows, vai sulla scheda Visualizza, poi Impostazioni visualizzazione, poi Account, poi Risposte automatiche. In Outlook sul web è Impostazioni, poi Account, poi Risposte automatiche. Attiva l'interruttore, spunta Invia risposte solo durante un periodo di tempo e inserisci un orario di inizio e fine. Lascia il periodo di tempo vuoto e le risposte continuano finché non le spegni tu stesso, ed è così che la gente finisce con un risponditore automatico ancora attivo a marzo.

C'è un'opzione Invia risposte solo ai contatti per i mittenti esterni, e su un account aziendale o scolastico scegli se chi è fuori dalla tua organizzazione riceve comunque una risposta. Outlook manda a ogni persona una sola risposta per assenza, non importa quante volte scriva.

Tutti dovrebbero ricevere la stessa risposta di assenza?

Un'assenza che risponde a tutti nello stesso modo è una piccola bugia ai tuoi migliori clienti.

Pensa a chi la fa scattare davvero. Il cliente che aspetta il file che avevi promesso per giovedì. Una newsletter. Una ricevuta di uno strumento che paghi. Un approccio a freddo di qualcuno che non ha mai sentito parlare di te. Tutti e quattro ricevono lo stesso paragrafo cortese, che dice al tuo cliente, con la tua voce, che è allo stesso livello della ricevuta. Dice anche a ogni approccio a freddo che la casella è attiva e nessuno la sta sorvegliando. La persona che meritava di più una risposta vera riceve quella meno utile, perché il messaggio doveva restare abbastanza vago da poter essere inviato a degli sconosciuti.

La casella solo-contatti di Gmail e Outlook aiuta un po'. Ma la tua lista contatti non è la tua lista clienti. Ha il tuo dentista, il negozio che ti ha venduto un divano, e un cliente di tre anni fa che non ha mai pagato. E nessuno dei due strumenti sa distinguere un'email urgente da una di routine, così il cliente con il sito offline riceve «torno il 10» e non succede nulla finché non torni tu.

Come rispondo automaticamente solo ai clienti mentre sono via?

Ti serve qualcosa che legga l'email, non solo l'indirizzo. Ecco come si confrontano le tre opzioni.

Abbiamo costruito OLL.E per questo. Funziona solo con Gmail per ora, non con Outlook. Descrivi i clienti nel monitoraggio (una lista di nomi, o chiunque scriva di un progetto attivo) e lui legge cosa dice ogni email: i clienti ricevono una risposta automatica con la tua data di rientro, tutti gli altri non ricevono nulla, e un'email che dice che è urgente fa squillare il telefono. Le risposte automatiche via email funzionano allo stesso modo su iPhone e Android, e nessun contenuto delle email viene conservato. Altro su risposta automatica via email solo per i clienti e telefonate per email specifiche. Il piano Gratis ha 4 monitoraggi e 10 azioni al mese, senza carta; Pro è 19,99 US$ al mese con una prova gratuita di 7 giorni.