Réponse automatique par courriel qui répond à vos clients, pas à tout le monde

OLL.E lit chaque nouveau message Gmail pour en comprendre le sens et répond automatiquement seulement aux courriels que votre surveillance décrit, comme « des clients qui demandent une mise à jour » ou « n'importe qui qui demande un devis ». Tous les autres n'obtiennent rien, et la réponse est soit un texte que vous avez approuvé, soit une courte réponse rédigée pour ce courriel précis.

Ça fonctionne pareil sur iPhone et Android, sans porte-clés PinG, parce que les surveillances Gmail ne dépendent pas des notifications du cellulaire. Une limite d'abord : ça fonctionne seulement avec Gmail pour l'instant. Outlook et les autres fournisseurs ne sont pas pris en charge.

Le répondeur automatique d'absence de Gmail répond à quiconque écrit pendant vos dates, avec un seul message fixe, donc votre meilleur client et une offre de vente à froid reçoivent le même « je suis absent jusqu'à lundi ». Pour quiconque vend son temps, nous pensons que c'est la mauvaise réponse à envoyer à un client. Un client qui demande où en est le dossier veut entendre que le travail avance, pas où vous êtes.

Comment configurer une réponse automatique par courriel dans OLL.E

1. Installez OLL.E sur Android, iPhone ou le web et connectez Gmail avec la connexion Google, sous Connecteurs.
2. Touchez Monitor Now et décrivez les courriels en mots simples : « Réponds automatiquement aux clients qui écrivent pour demander une mise à jour. » Ajoutez qui exclure si vous voulez (« pas les infolettres », « pas mon comptable »).
3. Choisissez l'action Réponse automatique, puis collez le texte que vous voulez envoyer ou laissez OLL.E rédiger une courte réponse pour chaque courriel. Ajoutez d'autres actions si vous voulez : transférer, étiqueter, m'appeler.

À partir de là, chaque nouveau courriel est vérifié par rapport à cette phrase. Une correspondance obtient la réponse. Une infolettre qui mentionne par hasard une mise à jour ne devrait pas correspondre, et c'est pareil pour le pourriel.

La réponse automatique est rarement la seule chose que fait une surveillance. En plus, OLL.E peut transférer le courriel à quelqu'un, y mettre une étiquette, résumer un long fil et vous envoyer un résumé, créer un événement Google Calendar (en réservant la plage qu'un client a proposée, par exemple), ou vous appeler si le courriel est urgent.

Qui l'utilise

Une consultante qui part en vacances dix jours veut quand même que ses clients reçoivent une réponse, mais pas les quarante courriels de sollicitation par semaine qui viennent avec une adresse publique. Sa surveillance répond seulement à ses clients (elle les nomme dans la phrase), dit qu'elle est de retour le 14, et dit à quiconque a quelque chose d'urgent que le courriel s'est bien rendu. Et c'est vrai, parce que la même surveillance l'appelle si un client écrit le mot « urgent » ou le sous-entend.

Dans une petite agence, la boîte de réception partagée reçoit des demandes de devis mélangées à des factures, des candidatures et des offres de fournisseurs. Les demandes de devis refroidissent vite. Ici, la surveillance envoie une réponse d'attente à quiconque demande un prix, transfère le courriel à la personne qui rédige les devis et l'étiquette « Devis », pour que rien ne reste non lu sous une pile de reçus.

Un pigiste veut que les courriels de mise à jour de statut reçoivent « Je m'en occupe, mise à jour vendredi. » C'est tout. Il écrit quand même la vraie mise à jour lui-même, le vendredi; la réponse automatique sert seulement à éviter que le client se demande si le courriel s'est rendu.

Une fondatrice en campagne de financement reçoit des courriels d'investisseurs mêlés à des questions de produit et des billets de soutien. La surveillance pour les investisseurs ne fait aucune réponse automatique : elle résume le fil, lui envoie le résumé et l'appelle.

Trois modèles de réponse automatique pour commencer

Pour les clients qui demandent où en est le dossier :

Merci, bien reçu. Le travail avance comme prévu et vous aurez une mise à jour complète de ma part vendredi.

Pour une demande de devis qui arrive quand personne n'est au bureau :

Merci de nous avoir écrit. Quelqu'un de l'équipe vous enverra un prix dans la journée ouvrable. Si vous avez une échéance, répondez avec la date et on s'organisera en conséquence.

Pour une réponse d'absence du bureau que seuls les clients voient :

Je suis absent jusqu'au 14 et je vérifie mes courriels une fois par jour. Votre message m'est bien parvenu, et s'il ne peut pas attendre, répondez avec « urgent » dans l'objet.

Gardez seulement deux faits : vous l'avez vu, et quand ils en entendront plus.

Comment configurer une réponse automatique dans Gmail sans OLL.E

Si un seul message pour tout le monde vous convient, utilisez le répondeur automatique d'absence de Gmail. Sur un ordinateur : Paramètres, Afficher tous les paramètres, l'onglet Général, activer le répondeur automatique d'absence, puis la plage de dates, l'objet et le message, et Enregistrer les modifications. Dans l'appli Android, c'est sous Menu, Paramètres, votre compte, Répondeur automatique d'absence. Sur iPhone, c'est sous Menu, Paramètres, puis Répondeur automatique d'absence sous Rédaction et réponse.

Google dit que la réponse part habituellement à une personne seulement la première fois qu'elle écrit, puis de nouveau si elle envoie un courriel quatre jours plus tard et que le répondeur est encore actif, ou après que vous ayez modifié le message. Il y a une case pour l'envoyer seulement à vos contacts. Le courrier qui atterrit dans le pourriel, ou qui passe par une liste de diffusion à laquelle vous êtes abonné, n'obtient aucune réponse.

Pour une réponse automatique Gmail à un expéditeur précis, la solution gratuite est un modèle plus un filtre. Activez les modèles dans Paramètres, Avancé, enregistrez votre réponse comme modèle, puis créez un filtre (mettez l'adresse dans De) et cochez « Envoyer le modèle ». Ça fonctionne sans dates. Ça ne correspond qu'aux mots et aux adresses que vous tapez, par contre, et Google dit que les modèles ne peuvent être configurés et utilisés que depuis Gmail sur un ordinateur.

Quand Gmail est-il le meilleur choix ? Quand vous voulez vraiment que tout le monde reçoive le même message, des vacances de deux semaines sans client en attente étant le cas le plus évident. Le répondeur d'absence ne coûte rien et prend une minute. Pour une poignée d'adresses connues et une seule réponse fixe, le filtre et le modèle conviennent aussi.

Ce que ça ne peut pas faire

Ça surveille Gmail seulement. Si votre courriel de travail est sur Outlook ou un autre fournisseur, OLL.E ne peut pas y répondre aujourd'hui.

Ça répond selon ce que la surveillance décrit, donc une phrase vague donne des résultats vagues. « Les courriels importants » est une devinette; « des clients qui demandent quand les fichiers du logo seront prêts » est une règle qu'OLL.E peut suivre. Sur le plan gratuit, vous avez aussi 10 actions par mois, et chaque réponse automatique en utilise une, donc une boîte de réception occupée a besoin de Pro. Et si vous préférez que rien ne soit envoyé sans vous, gardez la réponse comme un brouillon que vous lisez d'abord.