Réponse automatique aux clients sur WhatsApp depuis un compte personnel : trois façons, et ce que chacune rate

À partir d'un compte WhatsApp personnel, la seule réponse automatique qu'offre WhatsApp lui-même, c'est de transférer votre numéro vers l'appli WhatsApp Business et d'activer les messages d'absence. Sur Android, vous pouvez éviter ça et utiliser une appli qui lit la notification entrante et répond à travers elle ; sur iPhone, aucune appli ne peut faire ça, alors il vous reste un raccourci que vous lancez vous-même, ou l'appli Business.

Chacune fonctionne différemment, et comment elle fonctionne détermine ce qu'elle ne peut pas faire. Nous en avons bâti une quatrième, OLL.E, qui répond seulement aux clients qui attendent après vous (sur iPhone, ça nécessite le porte-clés PinG, et les réponses sont des brouillons que vous confirmez) ; elle a droit à une section près de la fin.

Puis-je automatiser des messages dans WhatsApp ?

Officiellement, à deux endroits. L'appli gratuite WhatsApp Business a les messages d'absence, les messages d'accueil et les réponses rapides. La plateforme WhatsApp Business (ce que les gens veulent dire par « l'API ») est une connexion côté serveur que Meta vend aux entreprises : les messages passent par le nuage de Meta plutôt que par votre cellulaire, ça nécessite son propre numéro et un compte d'entreprise Meta vérifié, et c'est facturé par message. Pas pour un compte personnel.

Tout le reste est une solution de contournement bâtie sur les notifications de votre cellulaire.

Comment ajouter un message d'absence dans WhatsApp ?

Installez WhatsApp Business, inscrivez-vous avec le même numéro, et vos discussions se transfèrent. L'appli personnelle cesse de fonctionner pour ce numéro, donc c'est un changement, pas un ajout.

Sous le capot, un message d'absence est une fonction de l'appli Business elle-même : quand une discussion arrive, l'appli vérifie votre horaire et votre liste de destinataires, puis envoie le texte depuis votre cellulaire. Le cellulaire doit être allumé et en ligne, et rien n'est envoyé pendant que cette discussion est ouverte devant vous.

1. Dans WhatsApp Business, ouvrez les réglages de l'appli, trouvez Outils pour l'entreprise et touchez Message d'absence. L'emplacement des Outils pour l'entreprise diffère un peu entre Android et iPhone.
2. Activez Envoyer un message d'absence et écrivez le texte.
3. Choisissez un horaire : Toujours envoyer, Horaire personnalisé, ou En dehors des heures d'ouverture (qui utilise les heures de votre profil d'entreprise).
4. Choisissez les destinataires : Tout le monde, Tout le monde sauf les contacts du répertoire, Tout le monde sauf…, ou Envoyer seulement à…
5. Configurez les réponses rapides dans le même menu Outils pour l'entreprise : tapez / dans n'importe quelle discussion et une réponse enregistrée s'insère. Ça reste manuel, pas automatique.

Ce que ça rate : tout le monde sur la liste reçoit le même texte. Votre mère, le plombier et le client dont la facture est en retard lisent tous « Merci pour votre message, je suis absent ». « Envoyer seulement à » restreint à une liste de contacts, mais la liste définit qui ils sont, pas ce qu'ils ont écrit. Gratuit, et la seule méthode à laquelle WhatsApp ne s'opposera jamais.

Comment régler une réponse automatique dans WhatsApp sans compte Business (Android)

WhatsAuto et AutoResponder for WA le font sur un compte personnel ordinaire, et le truc est simple une fois qu'on le voit. Android laisse une appli dotée de l'accès aux notifications lire chaque notification à son arrivée, et les notifications de WhatsApp portent une action Répondre, la même que vous utilisez depuis l'écran verrouillé. L'appli répondeuse lit l'expéditeur et le texte dans la notification et insère sa réponse dans cette action, donc WhatsApp l'envoie comme si vous l'aviez tapée.

Si aucune notification n'apparaît, rien ne se passe. Une discussion en sourdine, une discussion que vous avez ouverte à l'écran, un cellulaire qui a tué l'appli pendant la nuit pour économiser la pile : pas de notification, pas de réponse. L'appli ne voit que le texte de la notification, pas le fil, donc la correspondance se fait par nom de contact et mot-clé. Et iOS n'a aucune permission équivalente, donc ces applis sont réservées à Android.

La configuration est à peu près la même dans les deux. Installez, ouvrez l'appli, laissez-la vous mener à l'écran d'accès aux notifications (ou ouvrez les Paramètres et cherchez accès aux notifications) et activez-le, puis écrivez des règles : un contact ou un groupe, un déclencheur (n'importe quel message, ou un mot-clé comme « fichiers » ou « facture »), et le texte de la réponse. Ajoutez un délai de recharge pour qu'une personne ne reçoive pas la même réponse automatique neuf fois en une heure, testez-la en vous écrivant depuis un deuxième cellulaire ou celui d'un ami, et vérifiez que la petite notification propre à l'appli reste épinglée dans la barre, parce que dès qu'Android arrête son exécution en arrière-plan, vos règles arrêtent aussi, habituellement pendant la nuit, exactement quand vous en aviez besoin. Les deux applis sont gratuites avec publicité, avec des forfaits payants pour plus de règles.

Peut-on répondre automatiquement sur WhatsApp sur iPhone ?

Aucune appli ne le peut.

iOS ne laisse pas une appli lire les notifications d'une autre appli en arrière-plan, et il n'y a aucune action Répondre qu'une appli pourrait appuyer à votre place. Une fiche de l'App Store qui le promet est en réalité un tutoriel de l'appli Business déguisé, ou un raccourci.

La voie des Raccourcis est réelle mais manuelle. Vous pouvez bâtir un raccourci qui ouvre WhatsApp avec un message prérédigé vers un contact choisi et le placer dans une Concentration ou sur l'écran d'accueil, mais les Raccourcis ne peuvent pas voir les notifications de WhatsApp, donc vous devez le lancer vous-même. Vérifiez s'il envoie tout seul ou attend votre toucher avant d'y compter.

Quelle méthode de réponse automatique sur WhatsApp devriez-vous utiliser ?

Quel est le meilleur message de réponse automatique pour WhatsApp ?

Un qui vous ressemble et qui dit quand vous allez vraiment répondre. Personne n'a jamais été rassuré par « Nous accordons de l'importance à votre message et y répondrons dans les plus brefs délais ». Cinq que vous pouvez coller et modifier ; gardez-les sous trois lignes, l'autre personne lit ça sur un écran verrouillé.

• Reçu. Je suis en réunion jusqu'à 16 h et je répondrai comme il faut ensuite. Si ça ne peut pas attendre, appelez-moi.
• J'ai vu votre message, merci. Je suis absent aujourd'hui et de retour demain à 9 h. Vous êtes en tête de liste.
• Je m'en occupe. Les fichiers vous sont dus jeudi midi, comme convenu, et je vous écris dès qu'ils sont prêts.
• Il est passé 22 h ici, donc je vais m'en occuper dès le matin. Si quelque chose est vraiment brisé en ce moment, appelez-moi.
• Absent jusqu'à lundi. Je ne vous ignore pas, je ne suis simplement pas près du portable. Réponse lundi matin.

Un court message avec une heure se lit comme occupé, pas automatisé.

Répondre à tout le monde automatiquement est pire que de ne répondre à personne. Un ami reçoit du bruit. Un étranger apprend que votre numéro est actif. Le client qui a posé une question précise et a reçu « Je suis absent » peut le sentir, et ça pique. La version utile ne répond qu'aux personnes qui attendent après vous, et dit quelque chose qui convient à ce qu'elles ont demandé.

Une quatrième voie : répondre seulement aux clients qui attendent après vous

Sur Android, OLL.E utilise le même accès aux notifications que les applis répondeuses, mais fait correspondre selon le sens, pas un mot-clé. Vous écrivez la surveillance comme vous le diriez à voix haute : « un client qui demande quand les fichiers seront prêts », « un client VIP », « n'importe qui du projet Henderson qui relance pour une facture ». Quand une notification de WhatsApp correspond, elle peut envoyer une réponse que vous avez approuvée à l'avance ou une courte réponse qui convient au fil, et pour celles qui comptent, elle peut déclencher une alarme ou passer un vrai appel téléphonique. Tout le reste va dans une Présélection silencieuse qui ne vibre jamais.

Sur iPhone, la même règle d'iOS s'applique à nous comme à tout le monde. PinG est un porte-clés Bluetooth qui relaie les notifications de votre cellulaire à OLL.E et sonne sur son propre haut-parleur. Avec PinG, vous avez la surveillance et l'alarme ; les réponses reviennent sous forme de brouillons, un toucher pour envoyer. Les surveillances Gmail, Upwork et Calendar n'ont besoin d'aucun porte-clés sur iPhone.

Si vous préférez ne pas bricoler vous-même la voie Android, OLL.E (notre appli) est la quatrième voie. Elle surveille vos notifications de WhatsApp, repère les clients qui attendent après vous, répond avec un texte que vous avez approuvé ou une courte réponse qui convient, et peut vous appeler ou vous alarmer pour ceux qui comptent. Elle ne répond pas à tout le monde, et ne répond jamais à moins que vous n'ayez attaché une action de réponse. Ça ne coûte rien pour essayer : quatre surveillances au forfait gratuit, sans carte ; Pro coûte 19,99 $ par mois avec un essai de 7 jours. Sur iPhone, surveiller WhatsApp nécessite le porte-clés PinG, un accessoire que vous achetez une fois, et les réponses sont des brouillons que vous confirmez.