Messages automatisés Airbnb : cinq modèles à programmer, et les messages à ne pas automatiser

La propre automatisation d'Airbnb vit dans l'onglet Messages : touchez l'icône de réglages, ouvrez Gérer les réponses rapides, et toute réponse rapide que vous y enregistrez peut être programmée pour s'envoyer elle-même avant ou après un événement du séjour, comme une nouvelle réservation ou un départ.

Ça gère bien le mot de bienvenue, le code de porte et le rappel de départ. Ça ne peut pas remarquer qu'un invité vient d'écrire « il n'y a pas d'eau chaude » à 2 h du matin, et rien dans Airbnb ne fera sonner votre cellulaire à ce sujet. Obtenir un appel pour ça nécessite une autre appli ; sur iPhone, surveiller l'appli Airbnb demande du matériel supplémentaire, bien que les courriels d'Airbnb dans Gmail n'en demandent pas.

Comment configurer les messages automatisés sur Airbnb ?

Un message programmé sur Airbnb est une réponse rapide à laquelle un déclencheur est attaché. Les réponses rapides ne sont pas programmées par défaut ; vous ajoutez la synchronisation vous-même.

1. Dans l'appli Airbnb, ouvrez l'onglet Messages et touchez l'icône de réglages en haut de l'écran. Sur ordinateur, c'est Messages > Réglages.
2. Touchez Gérer les réponses rapides, puis Créer.
3. Écrivez le message et insérez les détails où va l'information de l'invité : prénom de l'invité, date d'arrivée, adresse, nom du wifi, mot de passe du wifi, règles de la maison, code de confirmation. Airbnb les remplit pour chaque réservation.
4. Programmez-le : choisissez le déclencheur (une nouvelle réservation, l'arrivée, le départ) et le délai avant ou après celui-ci pour l'envoi du message.
5. Avant d'enregistrer, décidez du commutateur Envoyer pour les réservations de dernière minute et les courts séjours.

Ce commutateur compte plus qu'il n'en a l'air.

Pour les réservations de dernière minute et les courts séjours, Airbnb saute certains messages par défaut. Activez-le et un message programmé avant l'arrivée est envoyé au moment de la réservation si son créneau est déjà passé. Activez-le au moins pour votre message d'arrivée. Quelqu'un qui réserve à 16 h pour ce soir a besoin du code de porte plus que n'importe quel autre invité que vous aurez.

Chaque réservation reçoit une chronologie de ce qui a été envoyé et de ce qui s'en vient. De là, vous pouvez sauter un message, l'envoyer maintenant ou le modifier pour cet invité-là seulement, et le modèle reste tel qu'il était. Soyez prudent en supprimant un modèle, cependant : ça retire toutes les futures réponses rapides programmées non envoyées pour chaque annonce.

Les simples réponses rapides, le genre non programmé, sont pour les questions auxquelles vous répondez chaque semaine. Dans une discussion, touchez le signe plus près de Écrire un message, choisissez Envoyer une réponse rapide et choisissez-en une. Le stationnement, l'arrivée hâtive, où sont les serviettes supplémentaires. Vous devez encore voir le message en premier.

Modèles de message Airbnb qui sonnent comme s'ils venaient d'une personne

Le centre de ressources d'Airbnb suggère cinq moments : quand la réservation est confirmée, 24 à 48 heures avant l'arrivée, après la première nuit, la veille du départ, et 24 à 48 heures après le départ de l'invité. En voici un pour chacun. Les crochets veulent dire d'insérer le détail ; tout le reste est à vous de changer. Gardez-les courts, parce que les invités lisent ça sur un cellulaire à l'arrière d'un taxi.

Confirmation de réservation (le message de bienvenue)

Bonjour [prénom de l'invité], merci d'avoir réservé ! Tout est prêt pour le [date d'arrivée]. Je vous envoie les directions et le code de porte deux jours avant votre arrivée. Pour toute question avant ça, écrivez-moi ici.

Arrivée, deux jours avant

Bonjour [prénom de l'invité], on se voit le [date d'arrivée]. L'adresse est [adresse]. Le wifi est [nom du wifi], mot de passe [mot de passe du wifi]. Garez-vous dans la place avec le 4 peint sur elle. Si la serrure vous donne du trouble, appelez-moi au lieu d'écrire. Je répondrai.

Milieu du séjour, après la première nuit

Bon matin [prénom de l'invité] ! Je vérifie juste que tout fonctionne bien. La douche prend une minute à chauffer, c'est normal. S'il manque quelque chose, dites-le-moi et je vais m'en occuper aujourd'hui.

C'est celui que les hôtes sautent, et celui qui capte les problèmes pendant que vous pouvez encore les régler, plutôt que dans l'évaluation.

Départ, la veille au soir

Bonjour [prénom de l'invité], j'espère que le séjour a été bon. Le départ est à 11 h demain. Pas besoin de défaire les lits. La vaisselle dans le lave-vaisselle et la clé de retour dans le coffret suffisent amplement. Bon voyage.

Demande d'évaluation, un jour ou deux après

Merci d'avoir pris soin du logement, [prénom de l'invité]. Si vous avez une minute, une évaluation aide vraiment un petit hôte. Je vous en laisserai une aussi. Et si quelque chose n'allait pas, je préférerais l'entendre de vous pour pouvoir le corriger avant le prochain invité.

Comment le taux de réponse d'Airbnb est-il calculé ?

Airbnb le définit comme le pourcentage de nouvelles demandes et de demandes de réservation auxquelles vous avez répondu dans les 24 heures au cours des 30 derniers jours. Accepter, préapprouver, refuser, envoyer un message et envoyer une offre spéciale comptent tous comme une réponse. Laisser une demande de réservation expirer compte comme aucune réponse et fait baisser le taux. Les messages de suivi dans un fil n'y changent rien, donc vous n'avez pas besoin du dernier mot. Le temps de réponse est un chiffre séparé : le temps moyen que ça vous a pris à répondre à tous les nouveaux messages au cours des 30 derniers jours. Une réponse après 24 heures est en retard et nuit aux deux.

Le statut Superhost compte différemment. L'exigence est de répondre à 90 % des nouveaux messages, et d'accepter ou de refuser les nouvelles demandes de réservation, dans les 24 heures. À cette fin, Airbnb regarde votre première réponse à chaque nouveau fil de messages au cours des 12 derniers mois, et l'évalue chaque trois mois (1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre).

La programmation ne protège pas beaucoup ce chiffre. Les réponses rapides programmées se déclenchent selon des événements de réservation, tandis qu'une grande partie de ce qui compte pour le taux de réponse vient de gens qui n'ont pas encore réservé : une question sur les animaux, une demande pour réserver le mois prochain. La page d'aide d'Airbnb ne dit pas si un message automatisé compte comme une réponse, donc ne planifiez pas en vous basant sur ça. Ce qui garde le taux élevé, c'est de voir les nouvelles demandes la même journée, et ça se résume aux notifications.

Pourquoi ne reçois-je pas les notifications d'Airbnb ?

Airbnb arrête de vous texter au sujet des messages une fois que la notification fonctionne. Sa page d'aide dit que si vos notifications sont activées et fonctionnent, les notifications sur l'acceptation de réservation et les messages sautent le SMS. Ça explique beaucoup de plaintes « mes textos ont arrêté ». Donc une fois l'appli installée et autorisée à vous aviser, la bannière de l'appli est l'alerte. Si cette bannière est cachée sur votre cellulaire, vous attendez le courriel. Dans Airbnb lui-même, sur le site Web allez à Menu > Paramètres du compte > Notifications. La section Compte couvre l'activité, les rappels et les messages ; Offres et actualités couvre les conseils de voyage et les nouvelles d'Airbnb, que vous pouvez désactiver. Airbnb peut vous rejoindre par appel téléphonique, texto, notification ou courriel.

Puis le cellulaire. Airbnb vous renvoie aux réglages d'appli de votre appareil pour les notifications, donc ouvrez les Paramètres, cherchez « Notifications », trouvez Airbnb et assurez-vous qu'elle est autorisée, avec le son. Sur iPhone, vérifiez aussi Réglages > Concentration > votre Concentration > Apps, parce qu'une Concentration Sommeil qui ne liste pas Airbnb la mettra en sourdine pendant la nuit. Sur les Android récents, la même chose se trouve sous Paramètres > Modes > un mode > Filtres de notification, bien que le chemin varie selon le cellulaire.

Le courriel est la solution de rechange, et la plus lente. Cherchez dans votre boîte de réception « Airbnb » ou « réservation », videz Airbnb des pourriels, et ajoutez automated@airbnb.com, express@airbnb.com et response@airbnb.com à vos contacts. Airbnb avertit que ses courriels peuvent prendre plusieurs heures à arriver selon votre fournisseur. Contre une horloge de 24 heures, c'est une grosse tranche.

Obtenir un appel quand un message d'invité ne peut pas attendre

Automatisez les messages routiniers et n'automatisez jamais les urgents. Un invité enfermé à l'extérieur à 23 h ne veut pas un modèle, il veut une personne qui répond. OLL.E surveille les notifications de l'appli Airbnb sur Android (sur iPhone par PinG, un porte-clés Bluetooth qui relaie vos notifications et sonne sur son propre haut-parleur) et les courriels d'Airbnb s'ils vont vers Gmail, ce qui fonctionne de la même façon sur iPhone. Vous tapez la surveillance comme une phrase. Quand un message d'invité semble urgent, « enfermé à l'extérieur », « pas d'eau chaude », une fuite sous l'évier, ou qu'une demande de réservation arrive, elle vous appelle et envoie un résumé de ce que l'invité a écrit.

Elle ne répond pas à l'intérieur d'Airbnb. Vous ouvrez le fil et répondez là, tandis que les messages programmés et les réponses rapides continuent de gérer les routiniers. Les messages qui ne correspondent pas vont à la Présélection, qui reste tranquille. Si ce que vous voulez, ce sont des réponses automatiques aux clients de WhatsApp, c'est une autre configuration, sur notre page de réponse automatique.

Si les messages de votre annonce sont surtout routiniers, le programmateur d'Airbnb suffit et ne coûte rien. Si vous êtes celui qui se déplace quand la serrure échoue, réglez une surveillance OLL.E pour les messages qui ne peuvent pas attendre. Sur Android, elle surveille la notification d'Airbnb ; sur iPhone, pointez-la vers les courriels d'Airbnb dans Gmail, ou ajoutez PinG pour l'appli elle-même. Elle vous appelle, envoie le résumé, et vous laisse la réponse, dans Airbnb. Une surveillance urgente tient dans le forfait gratuit, sans carte nécessaire.