Réponse automatique aux textos, WhatsApp et Telegram, seulement pour les gens qui comptent

Dites à OLL.E qui doit recevoir une réponse, et sur Android il répond à leurs textos, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack et Fiverr, et à personne d'autre. Vous les décrivez, ou le genre de message, en une phrase. Il lit ce que le message veut dire, donc « un client qui demande quand les fichiers seront prêts » obtient votre réponse et le groupe familial n'obtient rien.

L'iPhone d'abord, parce que ça change ce que vous obtenez. iOS ne laisse aucune appli répondre à l'intérieur d'une autre appli, donc sur iPhone nos réponses arrivent comme des brouillons que vous envoyez d'un toucher, et surveiller les messages d'autres applis a besoin du porte-clés OLL.E PinG. Sur Android, la réponse part pour vous.

Comment fonctionne la réponse automatique ?

Vous rédigez une surveillance. Une surveillance est une phrase sur ce que vous attendez, et la réponse automatique est une action que vous y attachez.

1. Installez OLL.E. Sur Android, donnez-lui l'accès aux notifications ; sur iPhone, jumelez le porte-clés PinG, qui relaie vos notifications à OLL.E.
2. Touchez Monitor Now et tapez qui doit recevoir une réponse : « les clients sur WhatsApp après 19 h », « mon associé Dan sur Telegram », « n'importe qui qui texte pour demander si un article est en stock ».
3. Attachez la réponse. Collez un texte que vous approuvez une fois, ou laissez OLL.E rédiger une courte réponse qui convient à chaque message. Ajoutez un appel téléphonique ou une alarme pour celles qui ne peuvent pas attendre.

Sur Android, la réponse est envoyée par l'action de réponse de la notification elle-même, la même boîte que vous utilisez depuis l'écran verrouillé, donc elle apparaît dans la discussion comme si vous l'aviez tapée vous-même. Vous n'avez besoin ni de WhatsApp Business ni d'un deuxième numéro.

Le choix du genre de réponse dépend du contrôle que vous voulez garder sur les mots. Un texte approuvé est le choix sûr : vous l'écrivez une fois, vous savez exactement ce que chaque client va lire, et il ne dit jamais rien que vous ne vouliez pas dire. Une réponse rédigée pour convenir au message est plus chaleureuse. Si un client demande « est-ce que les fichiers de la bannière sont prêts ? », elle peut répondre à propos des fichiers de la bannière et dire quand vous serez de retour, au lieu d'une ligne qui ignore la question. Vous pouvez mélanger les deux selon les surveillances : un texte approuvé pour les nouveaux clients potentiels, et des réponses sur mesure pour les clients que vous connaissez déjà.

La plupart des applis de réponse automatique aux textos reposent sur le même truc de notification, puis font correspondre un mot-clé. Une règle sur le mot « prix » se déclenche pour un texto publicitaire sur les prix et passe à côté de « combien pour le logo ? ». OLL.E fait correspondre le sens, donc les deux cas sont traités correctement.

Qui met en place une réponse automatique aux textos sur Android, et pourquoi

Une designer autonome a six clients sur WhatsApp et un cellulaire qui porte aussi sa sœur, son propriétaire et deux groupes d'école. Sa surveillance dit : quand un client demande une échéance ou les fichiers, répondre qu'elle s'en occupe et qu'elle enverra une mise à jour avant 17 h. Personne d'autre n'entend parler du robot. Quand un client écrit « urgent » ou « le lancement c'est demain », la même surveillance déclenche une alarme, parce qu'une réponse d'attente ne suffit pas pour celle-là.

Telegram est plus bruyant. Un négociateur est dans quatre groupes de signaux qui publient à toutes les quelques minutes, et son associé lui écrit en plein milieu de ce bruit. Il veut que l'associé sache qu'il a vu le message, sans répondre à une seule publication de groupe. Alors la surveillance répond « Vu, donne-moi dix minutes » à l'associé seulement, et l'appelle si l'associé dit de fermer une position.

Un commerçant reçoit des textos à 23 h demandant si un manteau existe en taille M.

OLL.E ne connaît pas son inventaire, et nous n'allons pas prétendre le contraire. Ce qu'il peut faire, c'est répondre à la question posée : « Merci de demander pour le manteau. Nous sommes fermés en ce moment, je vais vérifier les tailles à l'ouverture à 9 h et je vous reviens par texto. » Les clients qui demandent des retours obtiennent une réponse différente. Son fournisseur n'obtient rien, juste une note dans la présélection silencieuse pour le matin.

Une agence à Dhaka a des clients à New York et à Berlin qui écrivent sur Slack et Telegram pendant que l'équipe dort. Leur surveillance envoie une réponse d'attente avec l'heure de retour de l'équipe, appelle le responsable de compte si un client signale que quelque chose est brisé, et, quand un client propose une heure de réunion, réserve la plage dans Google Calendar pour que personne ne réserve par-dessus.

Modèles de messages de réponse automatique à copier

Court, qui sonne comme une personne, et qui donne une heure. Tout ce qui dépasse deux lignes ressemble à un robot-réponse.

• Bien reçu ton message. Je suis avec un autre client jusqu'à 16 h et je te réponds comme il faut après.
• Vu, merci. Il est tard ici, donc je m'en occupe dès demain matin, vers 9 h chez moi.
• Je m'en occupe. Tu auras une mise à jour de ma part avant la fin de la journée, et si ça ne peut pas attendre, appelle-moi.

Choisissez-en un et changez les mots jusqu'à ce qu'il vous ressemble.

Mettez la vraie heure. « Je te reviens bientôt » ne dit rien au client, et il va vous réécrire dans une heure pour savoir ce que « bientôt » veut dire.

Options de réponse automatique WhatsApp comparées

Une réponse qui part à tout le monde répond d'abord aux mauvaises personnes : votre mère, le clavardage de groupe, l'inconnu qui sait maintenant que votre numéro est actif. Le client qui a posé une vraie question reçoit le même « je suis absent » et s'en rend compte.

Les solutions existantes sont parfois le meilleur choix. Si vous gérez déjà votre numéro sur WhatsApp Business et voulez le même message d'absence pour chaque client, l'appli Business est gratuite et officielle, et c'est l'outil même de WhatsApp. Si vous n'avez jamais besoin que de « au volant, de retour bientôt », votre cellulaire le fait peut-être déjà. Une appli à mot-clé convient quand le déclencheur est vraiment un seul mot, comme un client qui texte « MENU ».

Ce que la réponse automatique d'OLL.E ne peut pas faire

Elle répond aux messages qui arrivent comme notification avec une option de réponse, et c'est tout. Elle ne répond pas aux appels manqués par texto, ne transfère pas vos textos, ne programme pas de messages pour plus tard et n'envoie pas de messages en masse à une liste, et elle ne répond pas aux messages privés Instagram. Ce n'est pas non plus un outil d'API WhatsApp Business. Si une discussion est mise en sourdine au point qu'aucune notification n'apparaît, ou si les notifications d'une appli sont désactivées, OLL.E ne les voit jamais.

Sur iPhone, rien n'est envoyé sans votre toucher. C'est la règle d'Apple pour chaque appli, pas un réglage que nous pouvons changer.

Vous pouvez commencer sur le plan gratuit, sans carte. Pro coûte 19,99 $ par mois pour 25 surveillances, avec un essai gratuit de 7 jours. PinG est vendu séparément, et vous en avez besoin seulement sur iPhone.