Mensaje de fuera de la oficina: 15 plantillas que suenan a persona real

Un buen mensaje de fuera de la oficina dice cuándo vuelves y qué pasa con lo urgente hasta entonces. Nombra a quién escribir en tu lugar, o di claramente que nadie te cubre y da una forma de contactarte si de verdad no puede esperar. Todo lo demás (adónde fuiste, cuánta falta te hacía el descanso, una disculpa por las molestias) es relleno, y el relleno es justo lo que la gente se salta buscando la fecha.

Abajo hay 15 plantillas que puedes copiar, ordenadas por el motivo de tu ausencia. Luego los pasos exactos para Gmail y Outlook, y por qué yo nunca enviaría el mismo mensaje a todo el mundo.

¿Qué debo decir en un mensaje de fuera de la oficina?

Tres cosas, normalmente en tres líneas.

El día que vuelves, escrito como día y fecha. «Lunes 10 de noviembre» funciona. «La semana que viene» no dice nada a quien lo lee un viernes. Luego, a quién contactar en tu lugar, con su correo completo, no «mi compañero». Luego di si vas a leer el correo o no, para que nadie se quede esperando una respuesta que no va a llegar.

Sáltate el motivo salvo que ayude a quien lo lee. «En una conferencia» le dice a un cliente que quizá respondas por la noche. «Asuntos personales» no dice nada y le hace preguntarse.

Y no prometas contestar todos los correos el día que vuelvas. No lo harás, y el cliente que te creyó lo notará.

¿Cuál es un ejemplo de un buen mensaje de fuera de la oficina?

Aquí tienes quince. Cambia lo que va entre corchetes. Son cortos a propósito, porque nadie lee una respuesta automática hasta el final.

Vacaciones

Hola, estoy de vacaciones hasta el [lunes 10 de noviembre] y no reviso el correo. Si no puede esperar, [Sam] en [sam@empresa.com] puede ayudarte. Si no, te respondo cuando vuelva. [Tu nombre]

Gracias por tu correo. Estoy de viaje con señal intermitente hasta el [fecha], así que no veré esto antes de entonces. Para cualquier cosa sobre [proyecto], escribe a [nombre] a [correo]. Todo lo demás tendrá respuesta la semana que vuelva.

Hola, me estoy tomando un descanso de verdad hasta el [fecha]. Nadie me cubre, así que si algo es realmente urgente, escríbeme un mensaje al [número] y lo veré una vez al día. Todo lo demás espera a que vuelva.

Conferencia o viaje de trabajo

Estoy en [evento] en [ciudad] hasta el [fecha], así que las respuestas serán lentas y sobre todo por la noche. Si necesitas algo hoy, [nombre] ([correo]) tiene los detalles.

Estoy en [evento] esta semana. Si tú también, respóndeme con una hora y tomamos un café. Si no, estoy de vuelta en mi mesa el [fecha].

Permiso parental

Estoy de permiso parental hasta [mes]. No voy a leer el correo en absoluto. [Nombre] se ocupa de mi trabajo y de mis clientes mientras estoy fuera: [correo]. Si necesitas contactarme a mí personalmente, escribe de nuevo después de [mes] y lo veré.

Baja por enfermedad

De baja hoy, vuelvo mañana si todo va bien. Para algo urgente, escribe a [nombre] a [correo].

Fines de semana y fuera de horario, para autónomos

Gracias por tu mensaje. Trabajo de lunes a viernes, de 9 a 18 [zona horaria], y te respondo el lunes por la mañana. Si una web en producción o un lanzamiento se ha roto, llama al [número].

Me escribes fuera de horario. Vuelvo a abrir el correo a las 9 [zona horaria] y respondo primero a los clientes. No hace falta que lo envíes dos veces.

Periodo de preaviso, y después de haberte ido

Termino en [empresa] el [fecha] y le paso mi trabajo a [nombre]. Para que no se pierda nada, a partir de ahora copia a [correo] en cualquier cosa nueva.

He dejado [empresa]. Nadie lee este correo y tu mensaje no se ha reenviado. Escribe a [nombre] a [correo], que se ha hecho cargo de mis cuentas. Fue un gusto trabajar contigo.

Uno corto para clientes

Fuera hasta el [fecha]. [Nombre] tiene tu proyecto y puede responder cualquier cosa: [correo].

Uno interno, para tu equipo

Fuera de la oficina hasta el [fecha]. Preguntas de diseño a [nombre], de facturación a [nombre]. Las notas de todo lo que está en marcha están en [carpeta]. No me esperéis para las aprobaciones; [nombre] puede firmarlas.

Dos graciosos

Lo gracioso solo funciona con quien ya te conoce. No envíes ninguno de estos a un cliente nuevo.

Estoy fuera hasta el [fecha] sin portátil, una decisión de la que me arrepentiré el martes. Si esto es urgente, [nombre] en [correo] te ayudará. Si es una reunión que podría haber sido un correo, buena noticia: ya lo es.

Tu correo se ha unido a una cola de varios cientos, ordenados con cariño según cuántas veces dicen «pregunta rápida». Vuelvo el [fecha]. [Nombre] en [correo] está menos quemado por el sol que yo y puede ayudarte antes.

¿Cómo activo el mensaje de fuera de la oficina en Gmail?

Gmail lo llama respuesta automática de vacaciones. En un ordenador:

1. Abre Gmail, haz clic en Configuración arriba a la derecha, y luego en Ver toda la configuración.
2. En la pestaña General, baja hasta la sección Respuesta automática de vacaciones y elige Respuesta automática de vacaciones activada.
3. Rellena el rango de fechas, el asunto y el mensaje.
4. Si solo quieres que la reciban tus contactos, marca la casilla debajo del mensaje.
5. Haz clic en Guardar cambios al final de la página.

Empieza a las 00:00 del día de inicio y termina a las 23:59 del día de fin, salvo que la detengas antes. Mientras está activa, aparece un aviso arriba de tu bandeja de entrada con un enlace para Finalizar ahora.

Hay varios detalles que suelen pillar a la gente. En la mayoría de los casos Gmail envía la respuesta solo la primera vez que alguien te escribe, y otra vez si esa persona escribe después de cuatro días con la respuesta aún activa, o después de que cambies el mensaje. El correo que cae en spam, o que viene de una lista de correo a la que estás suscrito, no recibe respuesta alguna. La app de Gmail en Android y en iPhone tiene su propia versión de este ajuste, y Google detalla esos pasos en la misma página de ayuda.

¿Cómo activo las respuestas automáticas en Outlook?

En el nuevo Outlook para Windows, ve a la pestaña Ver, luego Configuración de vista, luego Cuentas, luego Respuestas automáticas. En Outlook en la web es Configuración, luego Cuenta, luego Respuestas automáticas. Activa el interruptor, marca Enviar respuestas solo durante un periodo de tiempo e indica una hora de inicio y de fin. Deja el periodo sin marcar y las respuestas seguirán hasta que tú mismo las apagues, que es como acaban algunos con una respuesta automática todavía activa en marzo.

Hay una opción de Enviar respuestas solo a mis contactos para los remitentes externos, y en una cuenta de trabajo o estudio eliges si las personas fuera de tu organización reciben alguna respuesta. Outlook envía una sola respuesta por ausencia a cada persona, por muchas veces que escriba.

¿Debería recibir todo el mundo la misma respuesta de fuera de la oficina?

Un mensaje de fuera de la oficina que responde igual a todo el mundo es una pequeña mentira a tus mejores clientes.

Piensa en quién lo activa en realidad. El cliente que espera el archivo que le prometiste para el jueves. Un boletín. El recibo de una herramienta que pagas. Una propuesta en frío de alguien que nunca ha oído hablar de ti. Los cuatro reciben el mismo párrafo educado, que le dice a tu cliente, con tu propia voz, que está al mismo nivel que el recibo. También le dice a cada propuesta en frío que el correo está vivo y que nadie lo vigila. La persona que más merecía una respuesta real recibe la menos útil, porque el mensaje tenía que ser suficientemente vago como para enviarlo a desconocidos.

La casilla de solo contactos en Gmail y Outlook ayuda un poco. Pero tu lista de contactos no es tu lista de clientes. Tiene a tu dentista, la tienda que te vendió un sofá, y un cliente de hace tres años que nunca pagó. Y ninguna de las dos herramientas puede distinguir un correo urgente de uno rutinario, así que el cliente cuya web está caída recibe «vuelvo el día 10» y no pasa nada hasta que vuelves.

¿Cómo respondo solo a clientes mientras estoy fuera?

Necesitas algo que lea el correo, no solo la dirección. Así se comparan las tres opciones.

Creamos OLL.E para esto. De momento solo funciona con Gmail, no con Outlook. Describes a los clientes en la vigilancia (una lista de nombres, o cualquiera que escriba sobre un proyecto activo) y lee lo que dice cada correo: los clientes reciben una respuesta automática con tu fecha de vuelta, el resto no recibe nada, y un correo que dice que es urgente te llama al teléfono. Las respuestas por correo funcionan igual en iPhone y Android, y no se guarda el contenido del correo. Más en respuesta automática de correo solo para clientes y llamadas para correos concretos. El plan gratis tiene 4 vigilancias y 10 acciones al mes, sin tarjeta; Pro cuesta 19,99 US$ al mes con 7 días de prueba.