Respuesta automática de correo que contesta a tus clientes, no a todo el mundo

OLL.E lee cada correo nuevo de Gmail por lo que significa y responde automáticamente solo a los correos que describa tu vigilancia, como «clientes que piden una novedad del estado» o «cualquiera que pida un presupuesto». Todos los demás no reciben nada, y la respuesta es texto que aprobaste o una contestación breve escrita para ese correo.

Funciona igual en iPhone y Android, sin el llavero PinG, porque las vigilancias de Gmail no dependen de las notificaciones del teléfono. Un límite primero: hoy solo funciona con Gmail. Outlook y otros proveedores no están admitidos.

El contestador de vacaciones de Gmail responde a cualquiera que escriba durante tus fechas, con un único mensaje fijo, así que tu mejor cliente y una oferta de ventas fría reciben el mismo «estoy fuera hasta el lunes». Para quien vende su tiempo, creemos que esa es la respuesta equivocada para enviarle a un cliente. Un cliente que pregunta por un plazo quiere oír que el trabajo avanza, no dónde estás tú.

Cómo configurar una respuesta automática de correo en OLL.E

1. Instala OLL.E en Android, iPhone o la web y conecta Gmail con tu cuenta de Google, en Conectores.
2. Toca Monitor Now y describe los correos en palabras simples: «Responder automáticamente a clientes que escriban pidiendo una novedad del estado». Añade a quién dejar fuera si quieres («no boletines», «no mi contador»).
3. Elige la acción Respuesta automática, y luego pega el texto que quieras enviar o deja que OLL.E escriba una respuesta breve para cada correo. Añade más acciones si quieres: reenviar, etiquetar, llamarme.

A partir de ahí, cada correo nuevo se compara con esa frase. Si coincide, recibe la respuesta. Un boletín que mencione de paso una novedad del estado no debería coincidir, y lo mismo con el spam.

La respuesta automática rara vez es lo único que hace una vigilancia. Junto a ella, OLL.E puede reenviar el correo a cualquiera, ponerle una etiqueta, resumir una conversación larga y enviarte un informe, crear un evento de Google Calendar (reservando el hueco que propuso un cliente, por ejemplo), o llamarte si el correo es urgente.

Quién la usa

Una consultora que se va de vacaciones diez días sigue queriendo que respondan a sus clientes, pero no a los cuarenta correos fríos a la semana que llegan con una dirección pública. Su vigilancia responde solo a sus clientes (los nombra en la frase), dice que vuelve el 14, y le dice a quien tenga algo urgente que el correo llegó. Y llega, porque la misma vigilancia la llama si un cliente escribe la palabra «urgente» o quiere decir eso.

En una agencia pequeña, la bandeja compartida recibe solicitudes de presupuesto mezcladas con facturas, postulaciones de trabajo y ofertas de proveedores. Las solicitudes de presupuesto se enfrían rápido. Aquí la vigilancia envía una respuesta provisional a quien pida un precio, reenvía el correo a quien hace los presupuestos y lo etiqueta como «Presupuesto», así que nada queda sin leer bajo una pila de recibos.

Un freelancer quiere que los correos de novedad de estado se respondan con «En ello, novedad el viernes». Eso es todo. Él mismo escribe la novedad real, el viernes; la respuesta automática solo evita que el cliente se pregunte si el correo llegó.

Una fundadora que está levantando capital recibe correos de inversores entre preguntas de producto y tickets de soporte. La vigilancia para inversores no hace ninguna respuesta automática: resume la conversación, le envía el informe y la llama.

Tres plantillas de respuesta automática para empezar

Para clientes que preguntan cómo van las cosas:

Gracias, recibido. El trabajo va según lo previsto y tendrás una novedad completa de mi parte el viernes.

Para una solicitud de presupuesto que llega cuando no hay nadie en el escritorio:

Gracias por escribirnos. Alguien del equipo te enviará un precio dentro del día laboral. Si tienes un plazo, responde con la fecha y nos organizamos según eso.

Para una respuesta de ausencia que solo ven los clientes:

Estoy fuera hasta el día 14 y reviso el correo una vez al día. Tu mensaje me llegó, y si no puede esperar, responde con «urgente» en el asunto.

Limítala a dos datos: que lo viste, y cuándo sabrán más.

Cómo configurar una respuesta automática en Gmail sin OLL.E

Si un solo mensaje para todos te sirve, usa el contestador de vacaciones de Gmail. En una computadora: Ajustes, Ver toda la configuración, la pestaña General, activa el Contestador automático, luego el rango de fechas, el asunto y el mensaje, y Guardar cambios. En la app de Android es Menú, Ajustes, tu cuenta, Contestador automático. En iPhone es Menú, Ajustes, y luego Contestador automático en Redactar y responder.

Google dice que la respuesta suele llegarle a una persona solo la primera vez que escribe, y otra vez si escribe cuatro días después y el contestador sigue activo, o después de que edites el mensaje. Hay una casilla para enviarla solo a tus contactos. El correo que cae en spam, o que llega por una lista de correo a la que estás suscrito, no recibe respuesta.

Para una respuesta automática de Gmail a un remitente específico, la solución gratuita es una plantilla más un filtro. Activa las plantillas en Ajustes, Avanzado, guarda tu respuesta como plantilla, luego crea un filtro (pon la dirección en De) y marca «Enviar plantilla». Funciona sin fechas. Eso sí, solo coincide con las palabras y direcciones que escribas, y Google dice que las plantillas solo se pueden configurar y usar desde Gmail en una computadora.

¿Cuándo es mejor Gmail? Cuando de verdad quieres que todos reciban el mismo mensaje, siendo el caso típico unas vacaciones de dos semanas sin clientes esperando por ti. El contestador de vacaciones no cuesta nada y toma un minuto. Para un puñado de direcciones conocidas y una respuesta fija, el filtro con plantilla también sirve.

Lo que no puede hacer

Solo vigila Gmail. Si tu correo de trabajo está en Outlook u otro proveedor, OLL.E no puede responderlo hoy.

Responde a lo que describe la vigilancia, así que una frase vaga da resultados vagos. «Correos importantes» es una suposición; «clientes que preguntan cuándo estarán listos los archivos del logo» es una regla que OLL.E puede seguir. En el plan gratis también tienes 10 acciones al mes, y cada respuesta automática usa una, así que una bandeja muy activa necesita Pro. Y si prefieres que no se envíe nada sin que lo veas antes, deja la respuesta como un borrador que lees primero.