Outlook-Benachrichtigungen funktionieren nicht? So beheben Sie sie auf iPhone, Android und Computer

Outlooks Handy-App benachrichtigt standardmäßig nur bei neuer Post im relevanten Posteingang, außer Sie stellen das um, alles, was sie in Sonstige einsortiert, kommt also ohne Ton an. Diese eine Grundeinstellung erklärt die meisten Beschwerden über „manche E-Mails benachrichtigen, andere nicht“. Öffnen Sie Outlook, gehen Sie zu Einstellungen, dann Benachrichtigungen, und stellen Sie Mail für jedes Konto auf Alle.

Benachrichtigt überhaupt nichts, sitzt die Blockade meist tiefer, im eigenen Nicht-stören-Modus von Outlook oder in der Berechtigung des Handys für die App. Die Lösungen unten sind nach Gerät sortiert. Ich arbeite an OLL.E, einer App, die eine Outlook-Benachrichtigung in einen Anruf verwandeln kann, und auf dem iPhone geht das nur mit unserem PinG-Schlüsselanhänger, weil iOS die Benachrichtigungen einer App vor jeder anderen App versteckt. Auf Android liest es sie direkt.

Eine neue E-Mail muss vier Filter passieren, bevor Ihr Handy einen Ton macht. Zuerst die Benachrichtigungsstufe des Kontos innerhalb von Outlook (Alle, Relevanter Posteingang, Bevorzugte Personen oder Keine). Dann Outlooks eigener Nicht-stören-Modus. Dann der eigene Schalter des Handys für die Outlook-App. Und auf dem iPhone zum Schluss, welcher Fokus gerade läuft. Jeder Einzelne davon kann den Alarm fallen lassen, und keiner sagt Ihnen, dass er es getan hat. Prüfen Sie sie also in dieser Reihenfolge, und hören Sie bei dem ersten auf, der falsch steht.

Warum bekomme ich auf meinem iPhone keine Outlook-Benachrichtigungen?

Fangen Sie in Outlook an, nicht in den iPhone-Einstellungen. Meist tut das Handy genau das, worum Outlook es gebeten hat.

Öffnen Sie in Outlook das Menü oben links, tippen Sie unten auf Einstellungen, dann Benachrichtigungen & Sounds. Schauen Sie unter Mail auf die Stufe für jedes Konto. Relevanter Posteingang ist die Voreinstellung. Wählen Sie Alle, wenn jede E-Mail benachrichtigen soll.

Suchen Sie im Menü zurück nach dem Glockensymbol. Das ist Outlooks Nicht-stören-Modus, und ist er an, haben Sie das Problem gefunden.

Als Nächstes das iPhone selbst. Öffnen Sie Einstellungen, dann Mitteilungen, scrollen Sie zu Outlook und stellen Sie sicher, dass Mitteilungen erlauben an ist. Ist das in Ordnung und Outlook trotzdem still, öffnen Sie Einstellungen, dann Fokus, wählen Sie den Fokus, den Sie nutzen, und prüfen Sie, ob Outlook unter Apps erlaubt ist. Auch die Geplante Zusammenfassung kann Alarme zurückhalten; sie liegt unter Einstellungen, dann Mitteilungen, dann Geplante Zusammenfassung.

Geschäftskonten haben eine zusätzliche Falle. Geschäftskonten auf Microsoft-365-Enterprise-Plänen können einen Ruhezeit-Zeitplan (Bestimmte Stunden oder Ganztägig) tragen, der Teams- und Outlook-Handy-Benachrichtigungen zusammen stummschaltet, Kalendererinnerungen kommen aber trotzdem durch. Haben Sie einmal Ruhezeiten in Teams eingestellt und es vergessen, wird auch Outlook still. Sie finden es unter Benachrichtigungen & Sounds, dann der Nicht-stören-Option dieses Kontos, dann Während der Ruhezeit.

Der Benachrichtigungston auf dem iPhone liegt auf demselben Bildschirm. Tippen Sie unter Mail auf Sound und wählen Sie einen, oder wählen Sie Aus. Kalender hat daneben eine eigene Sound-Einstellung, wo Outlook-Kalendererinnerungen ihren Ton bekommen.

Outlook-Benachrichtigungen funktionieren nicht auf Android

Android nutzt dieselben Menüs innerhalb von Outlook, mit einer geänderten Bezeichnung. Der Bildschirm heißt Benachrichtigungen, nicht Benachrichtigungen & Sounds. Stellen Sie Mail für jedes Konto auf Alle, prüfen Sie die Glocke für den Nicht-stören-Modus, und wählen Sie unter Mail, dann Sound einen Ton.

Dann das Handy. Microsofts eigene Hilfe sagt, dass Sie womöglich auch Outlooks Einstellung in den Benachrichtigungseinstellungen von Android ändern müssen, und genau dort bleiben Leute hängen, weil Android eine App insgesamt erlauben lässt, während eine ihrer Kategorien ausgeschaltet ist. Öffnen Sie die Einstellungen, suchen Sie nach Benachrichtigungen, finden Sie Outlook in der App-Liste und öffnen Sie es. Jede Kategorie für Mail sollte an sein.

Outlook-Benachrichtigungen erscheinen nicht auf dem Computer

Auf einem PC gibt es inzwischen zwei Outlooks, dazu die Web-Version, und jedes hat seinen eigenen Schalter. Windows sitzt über allen davon.

Klassisches Outlook: Gehen Sie zu Datei, dann Optionen, dann E-Mail. Setzen Sie unter Nachrichteneingang ein Häkchen bei Desktopbenachrichtigung anzeigen. Im selben Abschnitt liegt ein Kästchen Sound abspielen. Um den Ton selbst zu ändern, beenden Sie Outlook, öffnen Sie die Systemsteuerung und suchen Sie nach Sound. Wählen Sie auf dem Reiter Sounds unter Programmereignisse Neue Nachrichtenbenachrichtigung aus und klicken Sie auf Durchsuchen. Es akzeptiert nur .wav-Dateien, eine .mp3 funktioniert also nicht.

Neues Outlook: Gehen Sie zu Ansicht, dann Ansichtseinstellungen, dann Allgemein, dann Benachrichtigungen, und schalten Sie Mail und Kalender ein. Wählen Sie unter Mail, dann Sound abspielen einen eigenen Ton.

Outlook im Web: Einstellungen, dann Allgemein, dann Benachrichtigungen. Klappen Sie Mail oder Kalender auf, um zu wählen, wie Alarme angezeigt werden und ob ein Ton abgespielt wird.

Ist all das an, und trotzdem erscheint nichts, prüfen Sie Windows. Öffnen Sie Einstellungen, dann System, dann Benachrichtigungen, stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungen an sind und Outlook in der App-Liste erlaubt ist. Zwei Details von Microsoft erklären die seltsamen Fälle. Desktopbenachrichtigungen erscheinen nicht, während ein Konto zum ersten Mal synchronisiert oder während eines manuellen Senden/Empfangen. Und eine Regel, die Post aus dem Posteingang verschiebt, kann die Benachrichtigung für diese Post stoppen, was Leute trifft, die Kunden in Ordner filtern.

Der relevante Posteingang ist, warum manche E-Mails nie benachrichtigen

Der relevante Posteingang versteckt die E-Mails, die Menschen am dringendsten sehen müssen, und die meisten merken nie, warum. Microsoft sagt, er schaut auf die Personen, mit denen Sie zu tun haben, und filtert laute Quellen wie automatisch erzeugte oder Massen-E-Mails heraus. Das klingt vernünftig, bis man auflistet, worauf eine arbeitende Person tatsächlich wartet. Eine Rechnung aus einem Abrechnungssystem ist automatisch erzeugt, und dasselbe gilt für einen über einen Signaturdienst verschickten Vertrag. Genau solche Post schiebt der Filter gern nach Sonstige. Eine erste E-Mail von einem neuen Kunden hat dasselbe Problem von der anderen Seite: Sie kommt von jemandem, dem Sie noch nie geschrieben haben.

Auf dem Handy bedeutet Sonstige standardmäßig keine Benachrichtigung. Auf iOS folgt auch die Badge-Zahl dem relevanten Posteingang. Die E-Mail ist also nicht verloren, nur still, und Sie finden sie erst, wenn Sie zufällig auf den Reiter Sonstige tippen.

Die schnellste Lösung ist, die Mail-Benachrichtigungen auf Alle zu stellen, das lässt die Sortierung unangetastet und ändert nur, was benachrichtigt. Mögen Sie die Sortierung, trainieren Sie sie: Öffnen Sie eine Nachricht, die in Sonstige gelandet ist, tippen Sie auf die drei Punkte, tippen Sie auf In relevanten Posteingang verschieben, dann Immer verschieben, und künftige Post von diesem Absender geht in den relevanten Posteingang. Oder schalten Sie die Sortierung ganz ab. Auf dem Handy ist das Einstellungen, dann Mail, dann der Schalter für den relevanten Posteingang. Im neuen Outlook ist es Ansicht, dann Ansichtseinstellungen, dann Mail, dann Nachrichtenliste, wo Sie Nachrichten nach relevant und sonstige sortieren abhaken. Klassisches Outlook hat Relevanten Posteingang anzeigen auf dem Reiter Ansicht.

Ein Anruf für die Outlook-E-Mails, die zählen

Auch mit Mail auf Alle gestellt, ist eine Outlook-Benachrichtigung ein Banner, das unter den nächsten zwanzig verschwindet. OLL.E verbindet sich nicht mit Ihrem Outlook-Konto; seine einzige E-Mail-Verbindung ist Gmail. Was es kann, ist die Benachrichtigungen lesen, die die Outlook-App auf Ihrem Handy zeigt, direkt auf Android und über den PinG-Schlüsselanhänger auf dem iPhone. Sie tippen eine Überwachung als Satz, nennen einen Kunden oder den Betreff, der Ihnen wichtig ist, etwa „Rechnung“ oder „Vertrag“, und passt eine Benachrichtigung dazu, ruft es Sie an oder lässt einen Alarm ertönen und schickt eine Zusammenfassung. Da es von Benachrichtigungen ausgeht, muss Outlook überhaupt erst benachrichtigen, stellen Sie Mail also vorher auf Alle.

Es antwortet nicht für Sie auf Outlook-E-Mails. Automatische Antworten auf E-Mails funktionieren nur mit Gmail.

Liegt Ihr Outlook-Problem an einer Einstellung, beheben die Schritte oben es ohne Installation, und die Gmail-Version dieser Anleitung steht unter Gmail-Benachrichtigungen funktionieren nicht. Liegt das Problem daran, dass ein Banner zu leicht zu übersehen ist, macht OLL.E aus den von Ihnen genannten Outlook-E-Mails einen Anruf. Auf Android braucht es nichts extra. Auf dem iPhone braucht es PinG, den Schlüsselanhänger, ein separater Kauf. Es gibt eine 7-tägige Testphase von Pro (19,99 US$ im Monat), und danach einen kostenlosen Plan.