Microsoft Teams নোটিফিকেশন কাজ করছে না? আপনি যা দেখেন তা অনুযায়ী ঠিক করুন

Teams-এর কাছে আপনার মনোযোগ না পেলে একটা ব্যাকআপ আছে। একবার আপনি এর থেকে দূরে থাকলে, অ্যাক্টিভিটি একটা missed activity ইমেইলে ঘুরিয়ে দেওয়া হয়, আর ডিফল্টভাবে Teams ঘণ্টায় একটা করে পাঠায়, তাই একজন ক্লায়েন্টের দুপুর ২:০৫-এর প্রশ্ন প্রথমে আপনার কাছে ৩টার ঠিক আগে Outlook-এ একটা ইমেইল হয়ে পৌঁছাতে পারে। সেই ইমেইলটাই যদি আপনার পাওয়া একমাত্র চিহ্ন হয়, পুশ নোটিফিকেশন Teams আর আপনার স্ক্রিনের মাঝে কোথাও আটকে যাচ্ছে। কোন সেটিং এটা করছে তা নির্ভর করে আপনি কী দেখেন তার উপর: কোনো ব্যানার না, একটা সাউন্ড ছাড়া ব্যানার, একটা দেরিতে আসা ব্যানার, বা শুধু ইমেইল।

নিচের প্রতিটা সমাধান একটা Teams বা ফোন সেটিং আর এতে কিছু খরচ হয় না। যে কয়েকজনের মেসেজে ব্যানারের চেয়ে বেশি কিছু দরকার, তাদের জন্য আমাদের অ্যাপ OLL.E আপনার ফোনের Teams নোটিফিকেশনকে একটা অ্যালার্মে পরিণত করতে পারে। iPhone-এ, Teams-এর অ্যালার্ট Teams-এর ভেতরেই থাকে যদি না PinG কীরিং এগুলো রিলে করে।

কোনো ব্যানারই নেই: Teams নোটিফিকেশন কাজ করছে না

ফোনটা যদি চুপচাপ থাকে, Teams অ্যাপ খুলে উপরে বাম দিকে প্রোফাইল ছবিতে ট্যাপ করুন আর Notifications-এ ট্যাপ করুন। Android-এ, উপরের Show notifications টগলটা চালু থাকতে হবে। iPhone-এ, Teams যদি নোটিফিকেশন বন্ধ বলে, Open settings-এ ট্যাপ করুন; এটা Settings > Notifications > Teams-এ নিয়ে যায়, যেখানে Allow Notifications চালু করতে হয়। iPhone-এর নোটিফিকেশন সেটিংসে Teams আদৌ লিস্টে না থাকলে, Microsoft-এর সমাধান হলো এটা আনইনস্টল করে আবার ইনস্টল করা।

চ্যাট আসছে কিন্তু মেনশন না? কেউ সেই স্ক্রিনে লিস্টটা এডিট করেছেন। iPhone-এ, All activity এক ট্যাপে সবকিছু ফিরিয়ে দেয়। Android-এ প্রতিটা আইটেম আলাদাভাবে ট্যাপ করতে হয়।

সেই স্ক্রিনে থাকতে থাকতে, Block notifications-এর নিচে Block during quiet hours দেখুন। এটা একটা শিডিউলে (Certain hours, বা বেছে নেওয়া দিনে All Day) সাউন্ড আর পুশ নিঃশব্দ করে, আর মেসেজগুলো শুধু অ্যাপ খুললেই দেখা যায়। এটা এমন একটা জিনিস যা একটা ছুটির জন্য চালু করেন আর মার্চ মাসে আবার খুঁজে পান। এর Set on Teams and Outlook টগল ফোনে Outlook-এর সাথে শিডিউলটা শেয়ার করে, যা আমাদের Outlook নোটিফিকেশন গাইডে আছে।

একটা কম্পিউটারে, Settings and more (প্রোফাইল ছবির পাশের ডট)-এ ক্লিক করে Settings > Notifications and activity। Chats and channels-এর নিচে প্রতিটা নোটিফিকেশন ধরনের একটা ড্রপডাউন আছে, আর Off মানে বন্ধ। একটা একক চ্যানেলকেও শুধু Activity feed-এ অ্যালার্ট দেখাতে সেট করা যায়, যা আপনার জায়গা থেকে “কোনো নোটিফিকেশন নেই”-এর মতো দেখায়। চ্যানেলটার উপর হোভার করে, More options > Channel notifications বেছে Activity feed and banner বেছে নিন। Windows-এ General-এর নিচে আরও একটা সুইচ আছে: Mute all notifications (except for calls and meetings)। তারপর আপনার স্ট্যাটাস চেক করুন। Microsoft-এর নিজস্ব Do not disturb-এর সংজ্ঞা হলো আপনি কোনো নোটিফিকেশন পান না, আর স্ক্রিন শেয়ার করলে Teams আপনাকে এটায় বদলে দিতে পারে। প্রায়ই প্রেজেন্ট করলে, Settings > Privacy > Set my status to Do not disturb when I'm sharing my screen-এর টিক তুলে দিন।

একটা Mac-এ, চ্যাট, চ্যানেল আর মেনশন macOS-এর মধ্য দিয়ে যায়, তাই System Settings > Notifications > Microsoft Teams > Allow notifications চালু থাকতে হবে, আর ব্যবহার করা প্রতিটা Focus-এ Teams-কে Allowed Apps-এ লাগবে। কল আর মিটিং-শুরুর অ্যালার্ট Focus উপেক্ষা করে, যে কারণে কলটা বাজে কিন্তু চ্যাটটা বাজে না। Notifications and activity > Display-এর নিচে Test notification বাটন দেখায় একটা ব্যানার আদৌ পার হতে পারে কিনা।

একটা ব্যানার কিন্তু সাউন্ড নেই

আগে Notifications and activity > General দেখুন। Play sounds with notifications প্রতিটা নোটিফিকেশনে একটা সাউন্ড দেয়। Play sound with incoming calls, requests to join, and meeting start notifications শুধু সেই তিনটার জন্য সাউন্ড রাখে আর চ্যাটকে নিঃশব্দে আসতে দেয়। প্রথমটা বেছে নিন।

Teams নোটিফিকেশন সাউন্ড কীভাবে বদলাব?

Settings > Notifications and activity > Sound-এ যান, প্রতিটা নোটিফিকেশন ধরনের পাশের ড্রপডাউন থেকে একটা সাউন্ড বেছে Play চেপে শুনুন। কাস্টম সাউন্ড আপাতত শুধু Windows আর ওয়েবের জন্য Teams-এ আছে।

একটা Mac-এ Use Teams sound for notifications instead of the macOS alert sound নামে একটা বক্স আছে, আর macOS-এর নিজস্ব Play sound for notification সুইচ আছে Notifications > Microsoft Teams-এর নিচে। দুটোই চালু থাকলেও তবুও নিঃশব্দ হলে, System Settings > Sound খুলে Alert volume স্লাইডার আর “Play sound effects through” কোন ডিভাইসে বসানো আছে দেখুন। ড্রয়ারে রাখা হেডফোন খুশিমনে প্রতিটা চাইম বাজায় যা আপনি কখনো শুনবেন না।

একটা iPhone-এ, সাউন্ড সুইচটা থাকে Settings > Notifications > Teams-এ। Android-এ, Teams-এর Notifications স্ক্রিনে একটা নোটিফিকেশন ধরনে ট্যাপ করে কীভাবে নোটিফাই হবে বেছে নিন। আর ফোনটা শুধু সাইলেন্টে নেই তাও চেক করুন, কারণ Teams এটা পার করে কথা বলতে পারে না।

Teams নোটিফিকেশন দেরিতে আসে

মেসেজের দশ মিনিট পরে আসা একটা ফোন অ্যালার্ট প্রায়ই একটা সেটিং এর কাজ করা।

ফোনে Block notifications-এর নিচে, When active on other devices আপনি কম্পিউটারে বা ওয়েবে Teams ব্যবহার করা অবস্থায় মোবাইল নোটিফিকেশন আটকে রাখে। Teams সেখানে আপনাকে কয়েক মিনিট নিষ্ক্রিয় ভাবলেই এগুলো আবার শুরু হয়। ল্যাপটপটা ডেস্কে খোলা রাখুন, রান্নাঘরে হাঁটুন, আর ফোনটা Teams খেয়াল করার জন্য অপেক্ষা করে। কল ব্যতিক্রম আর তবুও ফোনে পৌঁছায়। দুটো ডিভাইসই বাজাতে চাইলে টগলটা বন্ধ করুন। When in meetings, এর পাশেই, মিটিংয়ের সময়েও একই করে, তাই কলের মাঝে পাঠানো একটা চ্যাট পরে আপনার ফোনে পড়ে।

Android-এ, Microsoft Teams নোটিফিকেশন নিয়ে সমস্যা হওয়ার জন্য পরিচিত ফোন মডেলের একটা তালিকাও রাখে, Huawei, OnePlus, OPPO, Samsung, Xiaomi, Lenovo আর Asus সহ। বেশিরভাগ সমাধানই auto-start বা protected-app সুইচ যা Teams-কে ব্যাকগ্রাউন্ডে চলতে দেয়। ধাপগুলো মডেলভেদে বদলায়, তাই Microsoft-এর মোবাইল ট্রাবলশুটিং পেজে দেওয়াগুলো অনুসরণ করুন।

শুধু ইমেইলটাই আসে

সেই ইমেইলটা হলো Teams-এর missed activity ইমেইল, Outlook-এ পাঠানো। ফ্রিকোয়েন্সিটা Settings > Notifications and activity > Missed activity emails-এ একটা ড্রপডাউন। এটা ঘণ্টায় একটা দিয়ে শুরু হয়, আর সেই মেনুই এটা বন্ধ করে দিতে পারে, যা Teams ইমেইল নোটিফিকেশন বন্ধ করার উপায়।

পুশ আবার কাজ করা পর্যন্ত এটা চালু রাখুন। এটাই আপনার জাল।

Teams কি শুধু নির্দিষ্ট কিছু মানুষের জন্য আমাকে নোটিফাই করতে পারে?

আংশিকভাবে, priority access-এর মাধ্যমে। Do not disturb আপনার নোটিফিকেশন বন্ধ করে দেয়, আর ফোকাস টাইমে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ মিস না করার জন্য Microsoft-এর পরামর্শ হলো priority contact সেট করা। Teams Settings-এ, Privacy খুলে priority access খুঁজুন, যেখানে নাম দিয়ে মানুষ যোগ করেন। General-এও Play sounds with urgent and priority contact notifications আছে, যা তাদের অ্যালার্ট, আর Urgent চিহ্নিত মেসেজকে, বাকি সবার থেকে আলাদা করে।

একটা ক্লায়েন্ট চ্যানেলের জন্য, সেই চ্যানেলের নিজস্ব সেটিংস ব্যবহার করুন (More options > Channel notifications) আর বেশি সাউন্ড করা চ্যানেলগুলোকে শুধু Activity feed-এ সেট করুন। এর সাথে Notifications and activity-এর Presence গুলিয়ে ফেলবেন না, যেখানে Manage notifications বলে কারো স্ট্যাটাস বদলালে, আপনাকে লেখা হলে না।

এটা তবুও যথেষ্ট না। Teams প্রতিটা চ্যাটকে একইভাবে ট্রিট করে, আর আপনার সবচেয়ে বড় ক্লায়েন্টের থেকে আসা একটাই নিজের সাউন্ড পাওয়ার যোগ্য। Priority access Do not disturb-এর সাথে জোড়া, আর Microsoft-এর হেল্পে ফোন অ্যাপে একজনকে আলাদা সাউন্ড দেওয়ার কোনো বর্ণনা নেই।

আপনার ম্যানেজারের Teams মেসেজ বাজানো

ধরুন আপনার ম্যানেজার সন্ধ্যা ৬:৪০-এ কালকের ডেকটা নিয়ে পিং করেন। তাকে নাম দেওয়া একটা পর্যবেক্ষণ সেই Teams ব্যানারটাকে একটা অ্যালার্মে, বা আপনি চাইলে একটা কলে পরিণত করে, আর OLL.E বলে দেয় তিনি কী লিখেছেন। গুরুত্বপূর্ণদের একটা বাক্যে লিখে এটা সেট আপ করেন: তাকে, Acme চ্যানেলকে, সকাল পর্যন্ত অপেক্ষা করতে না পারা যেকাউকে। এটা কাজ করে আপনার ফোনের Teams নোটিফিকেশন থেকে, Android-এ নিজে থেকে আর iPhone-এ PinG দিয়ে, আর এটা শুধু আপনার লক স্ক্রিনে যা থাকে তাই পড়ে।

এটা আপনার কম্পিউটারে Teams পর্যবেক্ষণ করে না। তাই When active on other devices আপনার ফোনের নোটিফিকেশন আটকে রাখলে, OLL.E-ও সেই মেসেজগুলো দেখে না।

আগে Teams-কে আপনার ফোনে নোটিফাই করতে দিন; উপরের ধাপগুলোর কোনোটাতেই আরেকটা অ্যাপ লাগে না। কয়েকজনের মেসেজ তবুও বাকি সবার মধ্যে ডুবে গেলে, OLL.E সেগুলো জোরে করে বাকিগুলো সাধারণ ব্যানার হয়ে থাকতে দেয়। Android-এ কিছু বাড়তি লাগে না। iPhone-এ PinG কীরিং লাগে। ফ্রি প্ল্যান কয়েকটা পর্যবেক্ষণ কভার করে, আর প্রথমটা সেই ক্লায়েন্টের, যার দুপুর ২:০৫-এর প্রশ্ন ৩টার ঠিক আগে একটা ইমেইল হয়ে পৌঁছানো উচিত না।