Outlook নোটিফিকেশন কাজ করছে না? iPhone, Android আর কম্পিউটারে ঠিক করুন

আপনি আলাদা করে না বললে Outlook-এর ফোন অ্যাপ শুধু Focused Inbox-এ আসা নতুন মেইলের জন্যই নোটিফাই করে, তাই যা কিছু এটা Other-এ বাছাই করে দেয় তা কোনো শব্দ ছাড়াই আসে। এই একটা ডিফল্টই বেশিরভাগ “কিছু ইমেইল নোটিফাই করে, কিছু করে না” অভিযোগ ব্যাখ্যা করে দেয়। Outlook খুলে Settings, তারপর Notifications-এ গিয়ে প্রতিটা অ্যাকাউন্টের জন্য Mail-কে All-এ সেট করুন।

কিছুই নোটিফাই না করলে, বাধাটা সাধারণত আরও নিচে থাকে, Outlook-এর নিজস্ব Do Not Disturb-এ অথবা ফোনের নিজস্ব অনুমতিতে। নিচের সমাধানগুলো ডিভাইস অনুযায়ী ভাগ করা। আমি OLL.E-তে কাজ করি, এমন একটা অ্যাপ যা একটা Outlook নোটিফিকেশনকে একটা ফোন কলে বদলে দিতে পারে, আর iPhone-এ এটা শুধু আমাদের PinG কীরিং দিয়েই করতে পারে, কারণ iOS একটা অ্যাপের নোটিফিকেশন অন্য সব অ্যাপের কাছ থেকে লুকিয়ে রাখে। Android-এ এটা সরাসরি পড়ে।

আপনার ফোন শব্দ করার আগে একটা নতুন ইমেইলকে চারটা ফিল্টার পেরোতে হয়। প্রথমে Outlook-এর ভেতরের অ্যাকাউন্টের নোটিফিকেশন লেভেল (All, Focused Inbox, Favorite People বা None)। তারপর Outlook-এর নিজস্ব Do Not Disturb। তারপর Outlook অ্যাপের জন্য ফোনের নিজস্ব সুইচ। আর iPhone-এ, শেষে, যেকোনো চলমান Focus। এদের যেকোনোটাই অ্যালার্ট বাদ দিতে পারে, আর কোনোটাই আপনাকে বলে না যে করেছে। তাই এই ক্রমেই দেখুন, আর যেটা ভুল সেখানেই থামুন।

আমার iPhone-এ Outlook নোটিফিকেশন কেন আসছে না?

iPhone-এর Settings-এ নয়, Outlook-এর ভেতর থেকে শুরু করুন। বেশিরভাগ সময় ফোন ঠিক সেটাই করছে যা Outlook তাকে করতে বলেছে।

Outlook-এ, উপরে বাঁ দিকের মেনু খুলে নিচে Settings-এ ট্যাপ করুন, তারপর Notifications & Sounds। Mail-এর নিচে, প্রতিটা অ্যাকাউন্টের লেভেল দেখুন। Focused ডিফল্ট। প্রতিটা ইমেইলের জন্য নোটিফাই চাইলে All বেছে নিন।

মেনুতে ফিরে, বেল আইকনটা খুঁজুন। এটাই Outlook-এর Do Not Disturb, আর এটা চালু থাকলে, সমস্যাটা পেয়ে গেছেন।

এরপর, iPhone নিজেই। Settings খুলে Notifications-এ গিয়ে Outlook পর্যন্ত স্ক্রল করে নিশ্চিত করুন Allow Notifications চালু আছে। সেটা ঠিক থাকলে আর Outlook তবু নীরব থাকলে, Settings খুলে Focus-এ গিয়ে আপনার ব্যবহার করা Focus বেছে Apps-এর নিচে Outlook অনুমোদিত কিনা দেখুন। Scheduled Summary-ও অ্যালার্ট আটকে রাখতে পারে; এটা আছে Settings, তারপর Notifications, তারপর Scheduled Summary-র নিচে।

ওয়ার্ক অ্যাকাউন্টের একটা বাড়তি ফাঁদ আছে। Microsoft 365 এন্টারপ্রাইজ প্ল্যানের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্টে একটা Quiet Time শিডিউল (Certain Hours বা All Day) থাকতে পারে যা Teams আর Outlook মোবাইল নোটিফিকেশন একসাথে মিউট করে দেয়, যদিও ক্যালেন্ডার রিমাইন্ডার তবু আসে। Teams-এ একবার quiet hours সেট করে ভুলে গেলে, Outlook-ও নীরব হয়ে যায়। এটা পাবেন Notifications & Sounds, তারপর সেই অ্যাকাউন্টের Do Not Disturb অপশন, তারপর During Quiet Time-এর নিচে।

iPhone-এ নোটিফিকেশন সাউন্ড একই স্ক্রিনে থাকে। Mail-এর নিচে, Sound-এ ট্যাপ করে একটা বেছে নিন, বা Off বেছে নিন। Calendar-এর নিজস্ব একটা Sound সেটিং আছে এর পাশেই, যেখানে Outlook ক্যালেন্ডার অ্যালার্ট তাদের সুর পায়।

Android-এ Outlook নোটিফিকেশন কাজ করছে না

Android-ও Outlook-এর ভেতরে একই মেনু ব্যবহার করে, শুধু একটা লেবেল বদলানো। স্ক্রিনটার নাম Notifications, Notifications & Sounds নয়। প্রতিটা অ্যাকাউন্টের জন্য Mail-কে All-এ সেট করুন, Do Not Disturb-এর জন্য বেলটা দেখুন, আর Mail-এর নিচে Sound থেকে একটা বেছে নিন।

তারপর ফোনটা। Microsoft-এর নিজস্ব হেল্প বলে Android-এর নোটিফিকেশন সেটিংসেও Outlook-এর সেটিং বদলাতে হতে পারে, আর এখানেই মানুষ আটকে যায়, কারণ Android একটা অ্যাপকে সামগ্রিকভাবে অনুমোদন দেওয়ার সময় তার একটা ক্যাটাগরি বন্ধ রাখতে দেয়। Settings খুলে Notifications সার্চ করে, অ্যাপ তালিকায় Outlook খুঁজে সেটা খুলুন। মেইলের প্রতিটা ক্যাটাগরি চালু থাকা উচিত।

আপনার কম্পিউটারে Outlook নোটিফিকেশন পপ-আপ হচ্ছে না

একটা PC-তে এখন দুটো Outlook আছে, সাথে ওয়েব ভার্সন, আর প্রতিটার নিজস্ব সুইচ। Windows এদের সবকটার উপরে বসে আছে।

Classic Outlook: File-এ যান, তারপর Options, তারপর Mail। Message arrival-এর নিচে, Display a Desktop Alert-এ টিক দিন। একই অংশে একটা Play a sound বক্স আছে। সাউন্ডটা বদলাতে, Outlook বন্ধ করে Control Panel খুলে Sound সার্চ করুন। Sounds ট্যাবে, Program Events-এর নিচে, New Mail Notification বেছে Browse-এ ক্লিক করুন। এটা শুধু .wav ফাইল নেয়, তাই একটা .mp3 কাজ করবে না।

New Outlook: View-এ যান, তারপর View Settings, তারপর General, তারপর Notifications, আর Mail ও Calendar চালু করুন। Mail-এর নিচে Play Sound থেকে একটা কাস্টম সাউন্ড বেছে নিন।

ওয়েবের Outlook: Settings, তারপর General, তারপর Notifications। অ্যালার্ট কীভাবে দেখাবে আর সাউন্ড বাজবে কিনা বেছে নিতে Mail বা Calendar বিস্তৃত করুন।

এসব চালু থাকলেও কিছু পপ-আপ না হলে, Windows দেখুন। Settings খুলে System, তারপর Notifications-এ গিয়ে নিশ্চিত করুন নোটিফিকেশন চালু আছে আর অ্যাপের তালিকায় Outlook অনুমোদিত। Microsoft-এর দুটো বিস্তারিত অদ্ভুত ঘটনাগুলো ব্যাখ্যা করে। একটা অ্যাকাউন্ট প্রথমবার সিঙ্ক হওয়ার সময় বা একটা ম্যানুয়াল Send/Receive-এর সময় ডেস্কটপ অ্যালার্ট দেখায় না। আর ইনবক্স থেকে মেইল সরিয়ে নেওয়া একটা নিয়ম সেই মেইলের জন্য অ্যালার্ট থামিয়ে দিতে পারে, যা ক্লায়েন্টদের ফোল্ডারে ফিল্টার করা মানুষদের ধরে ফেলে।

Focused Inbox কেন কিছু ইমেইল কখনো নোটিফাই করে না

Focused Inbox মানুষের সবচেয়ে বেশি দরকারি ইমেইলগুলোই লুকিয়ে ফেলে, আর বেশিরভাগ ব্যবহারকারী কখনো বোঝেন না কেন। Microsoft বলে এটা আপনি কাদের সাথে মেলামেশা করেন তা দেখে আর স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি বা বাল্ক ইমেইলের মতো হট্টগোলপূর্ণ সোর্স বাদ দেয়। একজন কর্মরত মানুষ আসলে কিসের জন্য অপেক্ষা করেন তার তালিকা করলে এটা আর যুক্তিসঙ্গত শোনায় না। একটা বিলিং সিস্টেম থেকে আসা একটা ইনভয়েস স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি, আর একটা সাইনিং সার্ভিসের মাধ্যমে পাঠানো একটা চুক্তিও তাই। এই ধরনের মেইলকেই ফিল্টারটা Other-এ ঠেলে দিতে থাকে। একজন নতুন ক্লায়েন্টের প্রথম ইমেইলেও একই সমস্যা, উল্টোদিক থেকে: এটা আসে এমন কারো কাছ থেকে যাকে আপনি আগে কখনো লেখেননি।

ফোনে, Other মানে ডিফল্টভাবে কোনো নোটিফিকেশন নেই। iOS-এ ব্যাজ সংখ্যাও Focused অনুসরণ করে। তাই ইমেইলটা হারিয়ে যায় না, শুধু নীরব থাকে, আর হঠাৎ Other ট্যাবে ট্যাপ করলেই শুধু এটা খুঁজে পান।

সবচেয়ে দ্রুত সমাধানটা হলো Mail নোটিফিকেশনকে All-এ সেট করা, যা বাছাই করাটা অক্ষুণ্ণ রাখে আর শুধু কী নোটিফাই করবে তাই বদলায়। বাছাইটা পছন্দ হলে, একে শেখান: Other-এ পড়া একটা মেসেজ খুলে, তিনটা ডট-এ ট্যাপ করে, Move to Focused Inbox, তারপর Always Move-এ ট্যাপ করুন, আর সেই প্রেরকের ভবিষ্যৎ মেইল Focused-এ যাবে। অথবা বাছাইটা বন্ধ করে দিন। ফোনে এটা Settings, তারপর Mail, তারপর Focused Inbox টগল। New Outlook-এ এটা View, তারপর View Settings, তারপর Mail, তারপর Message List, যেখানে Sort messages into Focused and Other-এর টিক তুলে দেন। Classic Outlook-এ View ট্যাবে Show Focused Inbox আছে।

গুরুত্বপূর্ণ Outlook ইমেইলের জন্য একটা ফোন কল

Mail All-এ সেট থাকলেও, একটা Outlook নোটিফিকেশন একটা ব্যানার মাত্র যা পরের কুড়িটার নিচে হারিয়ে যায়। OLL.E আপনার Outlook অ্যাকাউন্টের সাথে কানেক্ট হয় না; এর একমাত্র ইমেইল কানেকশন হলো Gmail। এটা যা করতে পারে তা হলো আপনার ফোনে Outlook অ্যাপ যে নোটিফিকেশন দেখায় তা পড়া, সরাসরি Android-এ আর PinG কীরিং দিয়ে iPhone-এ। আপনি একটা পর্যবেক্ষণ বাক্য হিসেবে লেখেন, একজন ক্লায়েন্ট বা আপনার গুরুত্বপূর্ণ সাবজেক্টের নাম দিয়ে, যেমন “invoice” বা “contract”, আর একটা নোটিফিকেশন মিললে, এটা আপনাকে কল করে বা একটা অ্যালার্ম বাজায় আর একটা সারাংশ পাঠায়। যেহেতু এটা নোটিফিকেশন থেকে কাজ করে, Outlook-কে প্রথমে নোটিফাই করতে হবে, তাই নির্ভর করার আগে Mail-কে All-এ সেট করুন।

এটা আপনার হয়ে Outlook ইমেইলের উত্তর দেবে না। অটো-রিপ্লাই শুধু Gmail-এর সাথেই কাজ করে।

আপনার Outlook সমস্যাটা একটা সেটিং হলে, উপরের ধাপগুলো কিছু ইনস্টল না করেই এটা ঠিক করে দেয়, আর এই গাইডের Gmail ভার্সন আছে Gmail notifications not working-এ। সমস্যাটা যদি একটা ব্যানার মিস করা এত সহজ হওয়া, OLL.E আপনার নাম বলা Outlook ইমেইলগুলোকে একটা কলে বদলে দেয়। Android-এ অতিরিক্ত কিছু লাগে না। iPhone-এ PinG লাগে, কীরিংটা, যা আলাদাভাবে কিনতে হয়। Pro-এর ($19.99/মাস) ৭ দিনের একটা ট্রায়াল আছে, আর তারপর একটা ফ্রি প্ল্যান।