Shopify অর্ডার নোটিফিকেশন: আপনার যা আছে তা ঠিক করুন, তারপর গুরুত্বপূর্ণ অর্ডারের জন্য একটা কল নিন

দুটো জিনিস চালু করুন আর প্রতিটা Shopify অর্ডার আপনার কাছে পৌঁছাবে: Shopify মোবাইল অ্যাপের পুশ নোটিফিকেশন, আর স্টাফ অর্ডার ইমেইল, যা আপনি অ্যাডমিনে Settings, Notifications, Staff notifications-এ সেট করেন। কোনোটাই ফোন কলের মতো বাজে না, আর Shopify-র এমন কোনো সেটিং নেই যা বাজে, তাই এই পোস্টের দ্বিতীয় অর্ধেক সেই কয়েকটা অর্ডারের জন্য একটা কল পাওয়া নিয়ে যেগুলো এটার যোগ্য।

OLL.E, আমাদের বানানো অ্যাপ, Shopify-তে কানেক্ট হয় না। কোনো Shopify লগইন নেই, Shopify App Store-এ কিছু নেই। এটা আপনার অর্ডার দেখে যেখানে সেগুলো এমনিতেই পৌঁছায়: Gmail-এর অর্ডার ইমেইল, যা iPhone আর Android-এ কিছু বাড়তি ছাড়াই কাজ করে, আর Shopify অ্যাপের পুশ নোটিফিকেশন, যা Android-এ সরাসরি আর iPhone-এ শুধু OLL.E PinG কীরিং দিয়ে কাজ করে, কারণ iOS অ্যাপগুলোকে অন্য অ্যাপের নোটিফিকেশন ব্যাকগ্রাউন্ডে পড়তে দেয় না। আগে, তাহলে, Shopify-র নিজস্ব নোটিফিকেশন। এগুলো বন্ধ থাকলে এই পোস্টের পরের কিছুই কাজ করবে না।

একটা নতুন Shopify অর্ডারের জন্য কীভাবে নোটিফাই হব?

তিনটা সুইচ আছে, আর একটা চালু করে বাকিগুলোও কভার হয়ে গেছে ধরে নেওয়া সহজ।

1. Shopify মোবাইল অ্যাপে, এর নোটিফিকেশন সেটিংস খুলে নিশ্চিত করুন অর্ডার নোটিফিকেশন চালু আছে। পুশ আসে অ্যাপ থেকে, তাই অর্ডার নিয়ে শুনতে হবে এমন প্রতিটা ফোনেই এটা করুন।
2. Shopify অ্যাডমিনে: Settings, Notifications, Staff notifications, Add recipient। অ্যাকাউন্টের মালিক ডিফল্টভাবে নতুন-অর্ডারের ইমেইল পান। যাকে দরকার তাকে আরও যোগ করুন, আর আপনার স্টোরের ইমেইল অন্য কোথাও থাকলে একটা Gmail ঠিকানা যোগ করুন।
3. ফোনেই, Shopify-কে নোটিফাই করতে দিন। iPhone-এ এটা Settings, Notifications, Shopify। Android-এ, Settings খুলে 'Notifications' সার্চ করুন, তারপর Shopify খুঁজুন। সাউন্ড আর লক স্ক্রিন অনুমতি দিন।

ইমেইলটাই মানুষ এড়িয়ে যান, আর এটাই আমি সবচেয়ে বেশি বিশ্বাস করতাম। এটা Shopify অ্যাপ আপনার ফোনে জাগ্রত থাকার উপর নির্ভর করে না, আর রিসিপিয়েন্ট হিসেবে যোগ করা প্রত্যেকে নিজের কপি পান। এটাই পরে OLL.E পড়ে, যে কারণে একটা Gmail ঠিকানা সেই লিস্টে থাকা উচিত।

অর্ডারের আলাদা একটা সাউন্ড চান? আগে Shopify অ্যাপের নোটিফিকেশন সেটিংসে দেখুন। Android-এ Shopify-র জন্য ফোনটা যে সাউন্ড বাজায় তাও বদলাতে পারেন: Settings খুলে 'Notifications' সার্চ করে Shopify বেছে নিন।

আমি কেন Shopify অর্ডার নোটিফিকেশন পাচ্ছি না?

আমাদের অভিজ্ঞতায় এটা পাঁচটা জিনিসের একটা, আর Shopify-র একটা বাগ হওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে কম।

1. এই ফোনে Shopify অ্যাপে অর্ডার নোটিফিকেশন বন্ধ। একটা নতুন ফোন, একটা রিইনস্টল বা দ্বিতীয় একটা স্টোর সাধারণত এভাবেই ঘটে। অ্যাপের নোটিফিকেশন সেটিংস খুলে চেক করুন, পুরনো সেটিং চলে এসেছে ধরে নেবেন না।
2. ফোনটা Shopify ব্লক করছে। iPhone-এ, Settings, Notifications, Shopify চেক করুন। Android-এ, Settings খুলে 'Notifications' সার্চ করে লিস্টে Shopify খুঁজুন।
3. আপনার ফোন Shopify-কে ঘুম পাড়িয়ে দিয়েছে। Android-এর ব্যাটারি অপটিমাইজেশন চুপচাপ এমন অ্যাপ বন্ধ করে দেয় যা মনে করে আপনি ব্যবহার করেন না; Settings খুলে 'battery optimisation' সার্চ করে Shopify-কে লিস্ট থেকে বাদ দিন। iPhone-এ, একটা Focus বা Scheduled Summary ব্যানারটা পরে না দেখা পর্যন্ত আটকে রাখতে পারে, তাই Settings, Focus, তারপর Settings, Notifications, Scheduled Summary চেক করুন। Gmail নোটিফিকেশন কাজ না করা নিয়ে আমরা একই সমাধান লিখেছি, আর এগুলো Shopify-তেও অপরিবর্তিতভাবে প্রযোজ্য।
4. ইমেইলটা এমন কোথাও পড়ে যেখানে আপনি দেখেন না। স্টোরের কন্টাক্ট ঠিকানা বদলে গেছে, বা Gmail মেসেজটা Updates বা Promotions-এ ফাইল করেছে। সব মেইল, স্প্যামসহ, আপনার স্টোরের নামে সার্চ করুন।
5. আপনি লিস্টে নেই। ডিফল্টভাবে শুধু অ্যাকাউন্টের মালিকই নতুন-অর্ডারের ইমেইল পান; কেউ তাদের রিসিপিয়েন্ট হিসেবে যোগ না করা পর্যন্ত স্টাফ কিছুই পায় না।

তিন নম্বরটাই Shopify-র উপর দোষ পড়ে। অ্যাপ খুললে সব অর্ডার থাকলেও একটাও শব্দ না করলে, সেগুলো Shopify-তে ঠিকমতো পৌঁছেছে। ফোনটা দেখুন।

একটা অর্ডার এলে কি Shopify আমাকে কল করতে পারে?

না। স্টাফ নোটিফিকেশন শুধু ইমেইল, টেক্সট মেসেজ অপশন নেই, আর পুশ আসে Shopify মোবাইল অ্যাপ থেকে। সকাল ৬টায় একটা পুশ লক স্ক্রিনে বাকি সব পুশের মতোই দেখায়।

সাধারণ পরামর্শ হলো সবকিছু চালু করা। করবেন না। একজন শপ মালিকের বড় অর্ডার আর ভুল হতে চলা অর্ডারগুলো নিয়ে জোরে শুনতে পাওয়া উচিত, আর বাকি কিছু নিয়ে না। বাকি প্রতিটা অর্ডার চুপচাপ জমা হয়ে একবারে পড়া যায়। প্রতিটা বিক্রিতে একটা অর্ডার সাউন্ড শুরুতে ভালোই লাগে। তারপর এটা শোনা বন্ধ করে দেন, আর ভুল সাইজ পাওয়া একজন গ্রাহকের ইমেইল একগাদা অর্ডার ব্যানারের নিচে পড়ে থাকে যতক্ষণ না আপনি এটা খুঁজতে যান। অনেক শপ মালিক সেই ইমেইলটা তখনই খুঁজে পান যখন গ্রাহক দ্বিতীয়, আরও রাগী একটা লেখেন।

অর্ডারের পরে গ্রাহকরা যা লেখেন তা না পুশ, না স্টাফ ইমেইল কোনোটাই পড়ে না, আর সেখানেই সমস্যাগুলো দেখা যায়।

শুধু বড় বা সমস্যার অর্ডারের জন্য কীভাবে অ্যালার্ট পাব?

একটা পর্যবেক্ষণ সেই ইনবক্সের দিকে বসান যেখানে এই ইমেইলগুলো এমনিতেই পড়ে। এর জন্যই আমরা OLL.E বানিয়েছি (বলা হয় “অলি”)। পর্যবেক্ষণটা একটা সাধারণ বাক্যে লিখুন, এটা প্রতিটা নতুন Gmail মেসেজকে এর সাথে মিলিয়ে দেখে, কোনো কনটেন্ট সংরক্ষণ না করেই, আর মিল পেলেই জোরে হয়ে ওঠে। এই তিনটা আমি সেট আপ করব।

১. বড় অর্ডার: একটা অ্যালার্ম

“$200-এর বেশি একটা Shopify অর্ডার এলে আমাকে অ্যালার্ম দাও।” আপনার শপে বড় অর্ডার মানে যা তা দিয়ে $200 বদলে নিন। পর্যবেক্ষণটা Gmail পড়ে, বিশেষভাবে স্টাফ অর্ডার ইমেইল, তাই এটা iPhone-এ কোনো PinG ছাড়াই পুরোপুরি কাজ করে। অ্যাকশন হিসেবে একটা সারাংশ যোগ করুন আর অ্যালার্মের সাথে অর্ডারের একটা সংক্ষিপ্ত নোট আসে, উঠবেন কিনা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য যথেষ্ট। নির্ভর করার আগে, আপনার একটা অর্ডার ইমেইল খুলে চেক করুন টোটালটা এতে আছে কিনা। পর্যবেক্ষণটা শুধু ইমেইল যা দেখায় তাই ব্যবহার করতে পারে।

২. একজন সমস্যায় পড়া গ্রাহক: একটা ফোন কল

এটা গ্রাহক আসলে যা লিখেছেন তাই পড়ে। লিখুন “ভুল আইটেম, রিফান্ড বা চার্জব্যাক নিয়ে কোনো গ্রাহক ইমেইল করলে আমাকে কল করো”, আর একটা সাপ্লায়ার নিউজলেটার যা এর রিফান্ড পলিসি উল্লেখ করে তা চুপ থাকে, যখন “আমি লাল টা অর্ডার করেছিলাম আর নীল পেয়েছি” বাজে, যদিও এতে আপনার বাক্যের একটা শব্দও নেই। অ্যালার্টটা একটা ফোন কল করুন আর অ্যাকশন হিসেবে একটা ড্রাফট করা রিপ্লাই যোগ করুন, তাই ফোন ধরলে একটা ড্রাফট থেকেই শুরু করবেন। এটা Gmail-এই আপনার স্টোর ঠিকানায় পৌঁছানো গ্রাহকের ইমেইল পর্যবেক্ষণ করে, যার মানে আপনার ঠিকানাটা একটা Gmail ইনবক্স হতে হবে বা একটাতে ফরওয়ার্ড হতে হবে। iPhone-এ কিছু বাড়তি লাগে না।

৩. সাধারণ অর্ডার: একটা আলাদা, নিঃশব্দ পর্যবেক্ষণ

এটা নিঃশব্দ অর্ধেক, আর যেটা বানাতে মানুষ ভুলে যান। এটা নিজের একটা আলাদা পর্যবেক্ষণ, নিজের বাক্যসহ: “$200-এর নিচে প্রতিটা Shopify অর্ডার ইমেইল আমার শর্টলিস্টে রাখো।” শর্টলিস্ট নিঃশব্দ। এটা কখনো বাজে না, কখনো গুনগুন করে না, তাই রাতের সাধারণ অর্ডারগুলো সেখানে জমা হয় আর আপনি যখন বেছে নেন তখন পড়েন। সোর্স হলো Gmail, বাকি দুটোর মতোই।

প্রতিটা এন্ট্রিতে একটা সারাংশ যোগ করতে পারেন, কিন্তু প্রতিটা সারাংশ একটা অ্যাকশন, আর Free প্ল্যানে মাসে ১০টা অ্যাকশন আছে। Free-তে, এটা বন্ধ রাখুন।

Etsy বা WooCommerce-এর বেলায় কী হবে?

আপনার প্ল্যাটফর্ম প্রতিটা অর্ডারের জন্য ইমেইল করলে আর সেই ইমেইল Gmail-এ পড়লে, উপরের পর্যবেক্ষণগুলো অপরিবর্তিত থাকবে, কারণ এগুলো ইমেইল পড়ে, প্ল্যাটফর্ম নয়। একটা পর্যবেক্ষণ একাধিক শপ কভার করতে পারে: “Shopify বা Etsy থেকে $200-এর বেশি কোনো অর্ডারের জন্য আমাকে অ্যালার্ম দাও।” অঙ্কের উপর নির্ভর করার আগে প্রতিটা প্ল্যাটফর্মের অর্ডার ইমেইলে কী থাকে দেখে নিন। আপনার অর্ডার ইমেইল Outlook বা Gmail নয় এমন অন্য ইনবক্সে গেলে, ইমেইল রুটটা আজ বন্ধ, তবে অ্যাপ-পুশ রুট এখনও Android-এ কাজ করে, আর iPhone-এ PinG দিয়ে।

এটা কী করতে পারে না

এটা এমন একটা অর্ডার দেখতে পারে না যা কখনো আপনার ইমেইল বা ফোনে পৌঁছায় না। স্টাফ ইমেইল বন্ধ করে দিন আর Gmail পর্যবেক্ষণ অন্ধ হয়ে যায়। এটা অর্ডারটাও স্পর্শ করতে পারে না: কোনো রিফান্ড, বাতিল, ট্যাগ, বা ফুলফিলমেন্টে হোল্ড নেই, কারণ কোনো Shopify কানেকশন নেই। এর অ্যাকশনগুলো ইমেইলের দিকে থাকে। এটা একটা রিপ্লাই ড্রাফট করতে বা পাঠাতে পারে, যে প্যাক করেন তার কাছে অর্ডারটা ফরওয়ার্ড করতে পারে, লেবেল দিতে পারে, সারাংশ করতে পারে, বা আপনার ক্যালেন্ডারে একটা পিকআপ বসাতে পারে। কলটাও Shopify-র ইমেইলের উপর চলে, তাই এটা সেই ইমেইলের চেয়ে দ্রুত হতে পারে না, কখনো তাৎক্ষণিক না। একটা অর্ডার স্থাপিত হওয়ার সেকেন্ডেই জানতে চাইলে, আপনার দরকার Shopify-র উপরেই বানানো কিছু, আর OLL.E তা না।

সপ্তাহে শুধু কয়েকটা অর্ডারই যদি আপনাকে দরকার হয়, এটাই যথেষ্ট।

OLL.E কখনো আপনার স্টোরে লগ ইন করে না; এটা আপনার Gmail-এ আসা অর্ডার আর গ্রাহকের ইমেইল থেকে কাজ করে। আপনি গুরুত্বপূর্ণ অর্ডার আর মেসেজ বর্ণনা করেন, আর এটা একটা কল বা অ্যালার্ম দিয়ে সেগুলোর জন্য আপনাকে বাজায়, আর দ্বিতীয় একটা পর্যবেক্ষণ বাকিগুলো একটা শর্টলিস্টে ফাইল করে। Gmail পর্যবেক্ষণ iPhone-এ পুরোপুরি কাজ করে; Shopify অ্যাপের পুশ iPhone-এ পর্যবেক্ষণ করতে PinG কীরিং লাগে। একটা শান্ত শপের জন্য একটা ফ্রি প্ল্যান আছে, আর Pro মাসে $19.99, সাথে ৭ দিনের ট্রায়াল। দেখুন ইমেইল পর্যবেক্ষণের উদাহরণ।