যে ক্যান্ডিডেট এক ঘণ্টা আগে উত্তর দিয়েছেন তিনি এরই মধ্যে অন্য কারো সাথে কথা বলছেন: একজন রিক্রুটারের ফোনের জন্য তিনটা পর্যবেক্ষণ

ইন্টারভিউ ইমেইলের উত্তর দেওয়া একজন শর্টলিস্টেড ক্যান্ডিডেট যিনি পরদিন পর্যন্ত কিছুই শোনেন না তিনি আপনার নীরবতাকে এমনিতেই একটা “হয়তো” হিসেবে পড়ে ফেলেছেন, আর একটা “হয়তো” হেরে যায় যে কেউ লুফে নিয়েছে তার কাছে। আপনার ফোনে তিনটা পর্যবেক্ষণ এই ফাঁকের বেশিরভাগটা বন্ধ করে দেয়। iPhone-এ, Gmail আর ক্যালেন্ডার পর্যবেক্ষণ পুরোপুরি কাজ করে, কিন্তু LinkedIn আর WhatsApp-এরটার জন্য OLL.E PinG লাগে, একটা ব্লুটুথ কীরিং, কারণ iOS কোনো অ্যাপকে অন্য অ্যাপের নোটিফিকেশন পড়তে দেয় না। Android এটা বাড়তি কিছু ছাড়াই করে।

ক্যান্ডিডেটরা কেন চুপ হয়ে যান?

সাধারণত কারণ অন্য কেউ আগেই পৌঁছে গেছেন। ভালোরা একসাথে তিনজন রিক্রুটারের সাথে কথা বলছেন, আর যাকে একটা লাইভ কথোপকথনের মতো মনে হয় সেই জেতেন। চার ঘণ্টা দেরি মানে ব্যস্ত। পরদিন সকাল মানে অনিশ্চিত, আর তারা অন্য কলটা নিয়ে নেন।

দ্বিতীয় কারণটা হলো চ্যানেল। আপনি ইমেইল করেছিলেন আর তারা LinkedIn-এ উত্তর দিয়েছিলেন, বা আপনি LinkedIn-এ মেসেজ করেছিলেন আর তারা রাত ৯টায় একটা WhatsApp পাঠিয়েছিলেন কারণ তখন তাদের ফোন সেখানেই ছিল। পরদিন বিকেলে এটা দেখলেন লিড লিস্ট বিক্রি করা মানুষদের কানেকশন রিকোয়েস্টের একটা স্তূপের নিচে।

তারা উত্তর দিয়েছিলেন। চুপ হয়ে গিয়েছিলেন আপনি, একটা দিনের জন্য।

রিক্রুটাররা বেতনের চেয়ে গতির কারণে ক্যান্ডিডেট হারান অনেক বেশি। বেতনটাই মানুষ পরে কারণ হিসেবে বলে কারণ এটা একটা পরিষ্কার কারণ, কিন্তু আসল মুহূর্তটা আগেই এসেছিল, যখন ক্যান্ডিডেট আপনার অপেক্ষায় ছিলেন আর অন্য কেউ কল করলেন। আপনার ATS-এ এমনিতেই একটা unread-replies ট্যাব আছে, আর এটা কখনো বাজেনি। কোনো শক্তিশালী ক্যান্ডিডেট একটা উষ্ণ রিপ্লাইয়ের পরদিনই সরে গেলে, আগে তাদের মেসেজ আর আপনার রিপ্লাইয়ের মাঝের ফাঁকটা দেখুন।

একজন রিক্রুটারের একজন ক্যান্ডিডেটকে কত দ্রুত উত্তর দেওয়া উচিত?

একটা ইন্টারভিউ বা অফার ইমেইলের উত্তর দিলে এক ঘণ্টার মধ্যে, আর বাকি সবকিছুর জন্য সেই দিনই। রিক্রুটার রেসপন্স টাইম নিয়ে আমি কোনো পরিসংখ্যান আপনাকে শোনাব না; আমি যত সংখ্যা দেখেছি সবই এমন কোনো বিক্রেতার কাছ থেকে যার কিছু বিক্রি করার আছে, আর আমারও তাই। আমাদের অভিজ্ঞতায়, এক ঘণ্টাটাই গোনায় ধরে। এর পরে আপনার রিপ্লাই তাদের মাঝখানে থাকা একটা কথোপকথনের বদলে তালিকার একটা কাজ হয়ে যায়।

ইমেইল বেশি বেশি চেক করলে এক ঘণ্টায় পৌঁছান না, আর আপনি এমনিতেই যথেষ্ট চেক করেন। যা কাজ করে তা হলো যে দুই বা তিন ধরনের মেসেজ গুরুত্বপূর্ণ সেগুলোকে বাকিটার চেয়ে আলাদা শোনানো, আর বাকিটা পরে রাখা। সেলসের মানুষদেরও লিড নিয়ে একই সমস্যা, আর সমাধানটাও একই।

কোন রিক্রুটিং ইমেইলগুলো আমাকে থামানো উচিত?

একটাই ধরনের: শর্টলিস্টেড একজন ক্যান্ডিডেট ইন্টারভিউ বা অফার ইমেইলের উত্তর দিলে। এটা লিখুন “এই ক্যান্ডিডেটদের কেউ ইন্টারভিউ বা অফার ইমেইলের উত্তর দিলে আমাকে কল করুন”, তারপর আপনার শর্টলিস্ট থেকে নামগুলো বসিয়ে দিন। Google সাইন-ইন দিয়ে Gmail কানেক্ট থাকলে, OLL.E প্রতিটা নতুন ইমেইল একটা কিওয়ার্ডের বদলে এর অর্থ বুঝে পড়ে, তাই “বৃহস্পতিবার ঠিক আছে, তবে ২টার বদলে ৩টায় করা যায়?” আপনার ফোন বাজায় আর সাবজেক্টে “interview” থাকা একটা জব-বোর্ড ডাইজেস্ট বাজায় না। ফোন বাজার সময়ই, OLL.E আপনার টোনে একটা রিপ্লাই লিখে রাখে আর তারা যে সময়ের কথা বলেছেন তার জন্য একটা ক্যালেন্ডার সময় ধরে রাখে, তাই ফোন ধরার সময়ই আপনার জন্য রিপ্লাই অপেক্ষা করছে। ক্যান্ডিডেটদের থেকে বাকি সবকিছু যায় শর্টলিস্টে, যা নীরব থাকে, দুপুরের খাওয়ার সময় একসাথে পড়ার জন্য।

ইমেইল, LinkedIn আর WhatsApp জুড়ে রিপ্লাইয়ের সাথে কীভাবে তাল মেলাব?

অ্যাপগুলোর বদলে ফোনের নোটিফিকেশন পর্যবেক্ষণ করুন। “কোনো শর্টলিস্টেড ক্যান্ডিডেট LinkedIn বা WhatsApp-এ মেসেজ করলে অ্যালার্ম বাজান” আপনাকে একটা কলের বদলে একটা অ্যালার্ম দেয়, যা পরের দশ মিনিটের মধ্যে উত্তর দেওয়া উচিত এমন একটা মেসেজের জন্য প্রায় ঠিকই আছে। OLL.E যা দেখে তা হলো প্রতিটা অ্যাপ আপনার ফোনে যে নোটিফিকেশন বসায়, লক স্ক্রিনে যে একই টেক্সট দেখা যায়; এটা LinkedIn বা WhatsApp-এ লগ ইন করে না আর কথোপকথনের বাকিটা কখনো দেখে না। ক্যান্ডিডেটদের নাম দিন আর এটা শুধু তাদের জন্যই বাজবে, আর কারো জন্য নয়, আপনার পাঠানো InMail-এর রিপ্লাইসহ। অ্যাকশনটা হলো লেখা একটা প্রথম রিপ্লাই, “Got it, replying properly in a few minutes”-এর মতো কিছু। Android-এ এটা শব্দগুলো অনুমোদন করার পরে নোটিফিকেশনের রিপ্লাই বক্স দিয়ে পাঠাতে পারে; iPhone-এ এটা একটা খসড়া থেকে যায় যা আপনি ট্যাপ করে পাঠান, আর পর্যবেক্ষণটার জন্য PinG কীরিং লাগে, যা নোটিফিকেশনটা রিলে করে আর নিজের স্পিকার থেকে অ্যালার্ম বাজায়।

আমার ফোন কি ইন্টারভিউয়ের আগে আমাকে মনে করাতে পারে?

হ্যাঁ, ক্যালেন্ডারের চেয়ে জোরে। তৃতীয় পর্যবেক্ষণটা হলো “আমার ক্যালেন্ডারের যেকোনো ইন্টারভিউয়ের ১০ মিনিট আগে আমাকে কল করে থ্রেডটা সারাংশ করুন”, Gmail কানেক্ট থাকা অবস্থায় Google Calendar পড়ে। সময়ের দশ মিনিট আগে আপনার ফোন বাজে, আর OLL.E একটা ছোট্ট সারাংশ পাঠায়: ক্যান্ডিডেটটা কে, আমন্ত্রণে কী লেখা, আর আপনার শেষ কয়েকটা ইমেইলে কী ছিল, তাই আপনি মনে করে ঢোকেন তারা রিমোট কাজ নিয়ে জিজ্ঞেস করেছিলেন আর আপনি বলেছিলেন দেখবেন। ক্যান্ডিডেট সময় বদলালে বা বাতিল করলেও এটা আপনাকে জানায়।

এবার সীমাগুলো।

OLL.E আপনার ATS পড়ে না। কোনো ক্যান্ডিডেট Greenhouse, Lever, Workable বা যাই চালান তার ভেতরে উত্তর দিলে, OLL.E তা জানে শুধু তখনই যখন সেই সিস্টেম আপনাকে ইমেইল করে। LinkedIn এর কাছে পৌঁছায় শুধু একটা ফোন নোটিফিকেশন হিসেবে, তাই LinkedIn নোটিফিকেশন বন্ধ থাকলে এটা কিছুই দেখে না, আর WhatsApp-এর ক্ষেত্রেও একই কথা। LinkedIn Recruiter ব্যবহার করলে, এর মেসেজও যেন আপনার ফোনে জানায় তা নিশ্চিত করুন। একটা ব্যস্ত হায়ারিং সপ্তাহে তিনটা পর্যবেক্ষণ বাজলে ফ্রি প্ল্যানের মাসে ১০টা অ্যালার্টও দ্রুত ফুরিয়ে যায়।

আমাদের বানানো অ্যাপ OLL.E-তেই তিনটা পর্যবেক্ষণ চলে। সহজ কথায় লিখে দিন কী আপনাকে থামানো উচিত, আর কোনো ক্যান্ডিডেটের রিপ্লাই, মেসেজ বা ইন্টারভিউ মিললে এটা আপনাকে ফোন করে বা অ্যালার্ম বাজায়, সাথে একটা রিপ্লাই লেখা অথবা থ্রেডটা সারাংশ করা থাকে। এটা আপনার ATS-এর বদল নয় আর LinkedIn-এও লগ ইন করে না। ফ্রি প্ল্যানে এই তিনটা পর্যবেক্ষণ চলে, যদিও মাসে মাত্র ১০টা অ্যালার্ট; একটা হায়ারিং পুশের জন্য Pro লাগবে, মাসে $19.99, ৭ দিনের ট্রায়ালসহ। iPhone-এ Gmail আর Calendar পর্যবেক্ষণ পুরোপুরি কাজ করে; LinkedIn আর WhatsApp পর্যবেক্ষণের জন্য আলাদা করে কেনা PinG লাগে।