Telefonunuzdan bir ajans yönetmek: bir müşteriyi sessizce ayrılmadan yakalayan beş izleme

Sahibin telefonunda bir kez kurulan beş izleme: adlandırılmış bir müşteri WhatsApp’ta ya da Slack’te yazdığında bir alarm, bir müşteri e-postası iptal ya da duraklatmadan bahsettiğinde bir arama, bir potansiyel müşteri fiyat sorduğunda bir arama, site çöktüğünde bir arama, ve bugünün takvimine düşen herhangi bir müşteri toplantısından önce bir arama. Ajansın telefonunuza fırlattığı geri kalan her şey sessiz kalır.

Devam etmeden önce bir sınır. iPhone’da Gmail ve Takvim izlemeleri, aramalar dahil, tamamen çalışır, WhatsApp ve Slack olanlarsa OLL.E PinG anahtarlığını gerektirir, çünkü iOS bir uygulamanın diğer uygulamaların bildirimlerini arka planda okumasına izin vermez.

Müşteriyi kaybettiren mesaj asla kızgın olan değildir. Kızgın olana bir saat içinde yanıt verilir. Müşteriyi kaybettiren, kibar olandır. “Acelesi yok, sadece ana sayfayla nerede olduğumuzu merak ettim.” Bir salı öğleden sonrası gelir, gayet normal görünür, ve bir yığın Slack pinginin ve takvim davetinin altında iki gün bekler. Perşembeye gelindiğinde müşteri sizin için ne kadar önemli olduğu hakkında bir sonuca varmıştır. Kimse bunu söylemez. Yenileme sadece bir hafta geç gelir.

Ajanslar müşterileri fark etmeden nasıl kaybeder?

Yavaşça, ve kibarca. Bizim deneyimimizde hesap nadiren bir şikayetle biter. Her zamankinden daha kısa bir yanıtla başlar, sonra ertelenen bir toplantıyla, sonra “Birinci çeyrek için duralım ve tekrar bakalım” diyen bir e-postayla biter. Her biri tek başına hiçbir şey gibi görünür. Birlikte hepsi hikayenin tamamıdır, ve kimse onları tek bir şey olarak okumuyordu. Ekibiniz projeyi görür, ilişkiyi izlemek size kalır.

Fark ederdiniz, herkesten daha fazla bildirimin altında kalmasaydı.

Hangi müşteri mesajları sahibi uyandırmalı?

Kaybetmekten nefret edeceğiniz müşteri, ve sitenin bozuk olduğu anlamına gelen her şey. Yeni işi hâlâ kendiniz kapatıyorsanız, fiyat isteyen potansiyel müşteriyi de ekleyin.

Adlandırılmış bir müşteri WhatsApp’ta ya da Slack’te yazıyor

Müşterinin WhatsApp mesajı, aile grubuyla ve spordan tanıdığınız adamla aynı sesi çıkarır. Slack daha kötü. Onların paylaşılan kanalı otuzdan biridir, ve siz martta yarısını susturdunuz. Ekipten biri mesajı görür, sizin de gördüğünüzü varsayar, ve müşteri “merhaba?” yazana kadar kimse yanıt vermez.

Bu izleme, kendi telefonunuzdaki WhatsApp ve Slack bildirimlerini okur, ki bu Android’de OLL.E’ye bildirim erişimi vermek, iPhone’da ise PinG eşlemek demektir. “[Müşteri adı] ya da [müşteri şirketi]’nden biri WhatsApp’ta ya da Slack’te bana mesaj atarsa alarm çal” yazın, bir sonraki mesajları bir alarmı tetikler, kontrol etmeniz için önceden hazırlanmış bir ilk yanıtla birlikte. İki ya da üç müşteri adlandırın, yirmi değil. Faturasını fark edeceğinizleri seçin.

“Site çöktü” ya da bir P1, geliştirme ve SEO ajansları için

“Site çöktü” e-postası gece geç saatte müşterinin pazarlama çalışanından gelir, o da bunu bir müşteriden duymuştur. Barındırma faturasının yanında gelen kutunuzda bekler. Bir mesaj da müşterinin Slack kanalına düşer. Fark eden bir sonraki kişi yine müşteridir, sabah yedide, bir ekran görüntüsüyle.

Şimdi “Gelen kutuma ya da Slack’ime ‘site çöktü’, ‘ödeme ekranı bozuk’ ya da bir P1 düşerse beni ara” yazın. OLL.E, laptopu bulmadan önce ne bozulduğunu bilmeniz için konuşmayı özetler, ve uyarının kendisi bir telefon aramasıdır. Gmail doğrudan izlenir ve iPhone’da ekstra bir şey gerekmeden çalışır; Slack kendi telefon bildirimleri üzerinden gelir, bu yüzden iPhone’da o yarısı PinG gerektirir. Geceleri başka biri devralıyorsa, çağrı aracınızı tutun.

Bir potansiyel müşteri fiyat ya da teklif hakkında e-posta atıyor

Bir potansiyel müşteri pazartesi sabahı bir fiyat teklifi istiyor. Siz onu pazartesi akşamı görüyor, salı bir şeyler taslak hazırlıyor, perşembe için bir görüşme öneriyorsunuz. Üç ajansa e-posta attılar, ve diğer ikisinden biri aynı sabah yanıtladı.

Bir izleme kurulunca, pazartesi sabahı bir telefon aramasına dönüşür. Gmail’den geldiği için iPhone’da tamamen çalışır, ve çalarken OLL.E bir yanıt taslağı hazırlar ve Google Calendar’ınızda bir yer tutar (bu kısmı istiyorsanız Takvimi de bağlayın), böylece bir taslaktan başlarsınız. Cümle, “Bir potansiyel müşteri fiyat, teklif ya da bir fiyat teklifi hakkında e-posta atarsa beni ara”dır. E-postayı anahtar kelimeye göre değil anlamına göre okur: konusunda “fiyat” geçen bir bülten sessiz kalır, ve bir sonraki aşama hakkında soran mevcut bir müşteri, siz bunun sayıldığını söylerseniz çalar.

Bir müşterinin söylemeden önce memnun olmadığını nasıl anlarım?

Çoğu zaman anlayamazsınız, ama çoğu müşteri gitmeden önce ipucu verir. OLL.E bir müşterinin ruh halini sizin için değerlendirmeyecek. Mesajın ne dediğini okur, ve ayrılma yolundaki bir müşteri genelde adlandırabileceğiniz bir şey yazar: duraklatma, iptal, kapsamı kısma, “tam konuştuğumuz gibi değil”. Burada iki izleme var, biri e-posta için, biri de e-postada söylenenin yüksek sesle söylendiği toplantı için.

İptal ya da duraklatmadan bahseden bir müşteri e-postası

E-posta kısadır. “Teşekkürler. Cuma kapsam hakkında konuşabilir miyiz? Birkaç şey tam konuştuğumuz gibi değil.” Ünlem işareti yok. Müşteri temsilcisi bunu “müşteri cuma bir görüşme istiyor” olarak kaydeder ve devam eder. Bunu cuma görüşmesinde, hazırlıksız, duyarsınız, ve müşterinin dört günü olmuştur provasını yapmaya.

Kaynak burada Gmail’dir, bu yüzden bu izleme iPhone’da tamamen çalışır. Bir telefon araması olarak çalar. “Bir müşteri e-postası iptal, duraklatma, kapsamı kısma ya da anlaştığımız bir şeyin olmadığından bahsederse beni ara” yazarsınız, ve OLL.E hiçbir şey gönderilmeden önce okuyacağınız taslak bir yanıtla birlikte konuşmanın bir özetini gönderir. Başta çok hevesli olmasını bekleyin. Yalnızca bir sayfayı kısaltmak isteyen bir müşteri için çalabilir; “bir taslağa olağan geri bildirim değil” ekleyin ve sakinleşir. Gerçek olanı kaçırmaktansa iki yanlış aramayı tercih ederiz.

Bugünün takvimine eklenen bir müşteri toplantısı

Müşterinin proje yöneticisi saat onda takviminize saat 15:00’te bir “hızlı senkron” bırakır. Üçe on kala on dakikalık bir bildirim alır ve kaydırırsınız, çünkü başka bir aramadasınızdır. Arabadan dört dakika geç katılırsınız, konunun ne olduğu hakkında hiçbir fikriniz yokken. Konu faturadır.

İzlemeyi kurarsanız bilgilendirmeyi iki saat önceden alırsınız: kimin geldiği, davetin ne dediği, bununla ilgili son e-posta. Cümle “Bugünün takvimine eklenen herhangi bir müşteri toplantısından 2 saat önce beni ara”dır, uyarı bir telefon aramasıdır, ve kaynaklar Google Calendar artı e-posta bağlamı için Gmail’dir, ikisi de iPhone’da tamamen çalışır. İki saat, konuşmayı okuyup müşteri temsilcisini aramaya yeter. Öğleden sonralarınız art arda toplantılarla doluysa dört saat yapın.

Ekip neyi görmeli, sahip neyi görmeli?

Ekibiniz her şeyi görmeli, çünkü bu onların işi.

Siz yukarıdaki beş şey için aranırsınız, ve geri kalanı akşama kadar bekleyebilir. Yaşadığı uygulamalarda okuyun. Pro’ya geçip harcayacak izlemeniz kaldığında, daha az acil türleri de hiç çalmayan ya da titremeyen ve yalnızca bir izlemenin koyduğunu tutan sessiz OLL.E listesi Kısa Liste’ye gönderebilirsiniz. Sonra ajanslar için başka herkesten daha önemli olan bir sınır var. OLL.E sahibin telefonunu ve sahibin hesaplarını izler: bağladığınız Gmail ve Google Calendar, ve kendi telefonunuza ulaşan bildirimler. Müşteri temsilcinizin gelen kutusunu ya da proje yöneticinizin Slack DM’lerini izlemez. Bir yardım masası, bir Microsoft 365 posta kutusu ya da Outlook bugün bir kaynak değildir. Bu, sahip üzerinde bir izleme, ajans için bir izleme sistemi değil. Müşteri temsilciniz aynı beşini isterse, OLL.E’yi kendi telefonuna kurar ve kendi hesapları için yazar.

Bir ajans sahibi için OLL.E, yapay zeka bekçi uygulamamız, yazılan beş cümleyi telefonunuzu çaldıran tek beş sebebe dönüştürür, ve geri kalanını olduğu yerde bırakır. Yalnızca her izlemenin ihtiyacı olanı okur, hiçbir mesaj ya da e-posta içeriği saklamaz, ve hiçbir şey yapay zeka modellerini eğitmek için kullanılmaz. Telefonunuzu ve hesaplarınızı izler, ekibinizinkini değil. Ücretsiz plan dört izleme ve ayda on uyarıdır, kart gerekmez. Pro, 25 izleme ve 300 uyarı için ayda 19,99 $’dır, 7 günlük bir deneme ile. iPhone’da WhatsApp ve Slack izlemeleri, ayrı satılan PinG anahtarlığını gerektirir.